Erläuterung Enterprise Content Management
Erläuterung der Kategorien ECM
Im ECM-Markt können die Systeme nach Nutzergruppe und Anwendungsgebiet unterschieden werden. Wesentliche Werkzeugkategorien sind hierbei:
Scanning
Scanning dient der Digitalisierung von Papierdokumenten, als Massenerfassung oder mit dezentralen Erfassungsstationen. Scan-Clients bieten Möglichkeiten der Bildbereinigung und der Dokumententrennung.
Textanalyse
Textanalyse umfasst die Techniken zur Texterkennung, Klassifikation und Extraktion relevanten Informationen. und Aufbereitung der erkannten Inhalte.
Aktenmanagement
Aktenmanagement dient der Strukturierung der Inhalte. Akten sind dabei mehr als nur eine reine Klammer über Dokumente, sie können eigene Metadaten führen und so für Recherchen, Aufgaben und Fristen genutzt werden.
Workflow/Prozessmanagement
Mittels einer Workflowkomponente werden (zumeist grafisch) Aufgabenketten und Abhängigkeiten (Entscheidungen, Parallelitäten) definiert. Die Anwender erhalten in einem Eingangskorb die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, bearbeiten diese und können über Suchen und Reports den Bearbeitungsstatus nachvollziehen.
Archivierung
Die Archivierung bezeichnet die (revisionssichere) unveränderbare Langzeitspeicherung von Inhalten auf besonderen elektronischen Medien. Hierzu sind auch Funktionen zur Formatumwandlung (langzeitsicher hinsichtlich der Anzeige) und Fristverwaltung erforderlich.
Output Management
Mit Output Management werden die Dokumentenerzeugung und die Dokumentenverteilung bezeichnet. Dies reicht von einfachen Lösungen zum Formularmanagement und der Aufbereitung von Datensätzen bis hin zu umfassenden komplexen Anwendungen zur Erzeugung großer Dokumentenmengen und sowie der Drucksteuerung.
E-Mail-Management
Das E-Mail-Management umfasst die Archivierung und die Nutzung von E-Mails. E-Mails können in einen Geschäftskontext gebracht werden. So ist es möglich, E-Mails einfach in Akten abzulegen oder in Prozesse einzubinden.
Input Management
Input Management bezeichnet die Verbindung von Technologien zur Erfassung, Analyse, Extraktion, Klassifikation und Weiterleitung von Inhalten (auf Papierform oder elektronisch). Bekannte Anwendungsgebiete sind die Rechnungs- und die Posteingangsbearbeitung.
DMS/ECM-Suite
Als DMS/ECM-Suite wird eine Lösung bezeichnet, welche umfassende Funktionen zur Erfassung, Verwaltung,
Recherche, Bearbeitung, Verteilung und Aufbewahrung von Dokumenten besitzt.
Information Management
Das Information Management bezeichnet den breiten Ansatz der Erfassung, Verwaltung und Nutzbarmachung von digitalen Informationen jeder Art.