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Junior Event Manager:in / Event Assistenz (m/w/d) in Würzburg

Vollzeit in Würzburg, hybrid möglich

Junior Event Manager:in / Event Assistenz (m/w/d) in Würzburg

Vollzeit in Würzburg, hybrid möglich

Du gehst gerne auf Menschen zu und bist für dein Organisationstalent, deine Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit bekannt? Die innovative IT-Branche macht dir Spaß und du willst hier durchstarten? Dann suchen wir dich! Zur Verstärkung unseres Teams im Bereich Events suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Junior Event Manager:in  / Event Assistenz (m/w/d) für die begleitende Organisation, Durchführung und Nachbereitung unserer vor-Ort-Events, Seminare und virtuellen Events. Begeistere dich für unsere Themen rund um Data & Analytics, Digital Workplace etc. und organisiere gemeinsam mit deinem Team spannende und vielfältige Events.

Unsere Events, Webinare und Seminare bieten die Möglichkeit für Networking, einen umfassenden und strukturierten Marktüberblick, aktuelle Trends und zeigen Best Practices rund um die Themen im Bereich Business Software.

Deine Tätigkeiten

  • Du unterstützt die Event Manager:innen bei der ganzheitlichen Organisation unserer verschiedenen Eventformate im B2B-Umfeld. Dies reicht von der Planung, Bewerbung, Durchführung bis hin zur Nachbereitung.
  • Du führst Recherchen durch und empfiehlst kreative Locations und Veranstaltungsformate.
  • Du koordinierst die Location und weitere Dienstleister.
  • Sowohl vor, während und nach der Veranstaltung betreust du unsere Teilnehmer:innen, Speaker und Sponsoren und kümmerst dich serviceorientiert um jedes Anliegen.
  • Auf der Veranstaltung hast Du einen Blick für anfallende Aufgaben und sorgst für einen reibungslosen Verlauf.
  • Du betreust unser Tagungspostfach und bist Erstkontakt am Telefon.

Dein Profil

  • Ausbildung (z. B. Veranstaltungskauffrau/-mann oder andere kaufmännische Ausbildung idealerweise bei einer Messegesellschaft, einem Dienstleister oder in der Hotellerie) oder Studium (z. B. Betriebswirtschaftslehre, Eventmanagement)
  • Erste praktische Erfahrung im Bereich Organisation von Messen und Events, im Marketing oder einer Werbeagentur sind von Vorteil
  • Selbstständiges, strukturiertes, proaktives Arbeiten
  • Teamplayer:in mit hoher Serviceorientierung und freundlichem Auftreten
  • Technologieaffinität und Interesse, sich Skills in Event Management Software anzueignen
  • Kenntnisse in der Nutzung von CRM-Systemen z. B. HubSpot sind von Vorteil
  • Kenntnisse in WordPress und Eventmanagementtools sind von Vorteil
  • Gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
  • Bereitschaft und Flexibilität für die Teilnahme an mehrtägigen Veranstaltungen, auch außerhalb Würzburgs

Das bieten wir

  • Es findet für dich ein strukturiertes, individuelles Onboarding und Mentoring statt.
  • Wir bieten unseren Mitarbeiter:innen ein kollegiales Arbeitsumfeld mit modernen Arbeitsplätzen in unserem historischen Bürogebäude auf 500m² in Top-Innenstadt-Nähe in Würzburg.
  • Kostenfreie Getränke sowie kostenfreie Parkplätze sind verfügbar.
  • Flexible Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
  • Regelmäßige Teamevents, jährliche Sommer- und Weihnachtsfeste.
  • Dich erwartet ein sympathisches, leidenschaftliches Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
  • Die Möglichkeit, dich in neue Aufgaben zu vertiefen und mit unseren Tools für die nötige Struktur zu sorgen.
  • Es erwartet dich ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit einer Probezeit von sechs Monaten und leistungsgerechter Vergütung.

So könnte dein Arbeitstag als Junior Event Manager:in / Event Assistenz bei BARC aussehen

  • Du startest deinen Arbeitstag zu der von dir ausgewählten Uhrzeit im (Home)Office. Mit einem Kaffee an deinem Laptop checkst du deine und die allgemeinen E-Mails, sowie den Kalender für anstehende Termine.
  • Um 9 Uhr nimmst du am Event Team Call teil und besprichst mit deinen Kolleg:innen deine aktuellen Aufgaben und Fragen.
  • Du stellst im Anschluss eine Anfrage an unsere Grafikerin für Werbebanner zu einem anstehenden Event. Währenddessen fragt dich ein Kollege über Teams nach Details zum Programm des Events, die du direkt beantworten kannst, indem du ihm einen Link zu einem Referenzdokument im Sharepoint schickst.
  • Danach setzt du dich an das Sichten von verschiedenen Catering-Angeboten für ein vor-Ort Event in zehn Monaten. Du telefonierst mit den Dienstleistern und besprichst offene Punkte. Die Angebote sowie Gesprächsnotizen bereitest du für die Projektleitung des Events strukturiert auf.
  • Gegen 12 Uhr machst du Mittagspause, entweder zuhause mit einem Snack, oder du gehst mit einigen Kolleg:innen in eines der nahegelegenen Restaurants, wenn du im Büro arbeitest.
  • Nach der Mittagspause steht ein Termin zur Abstimmung des Projektplans eines Events an. Du führst aufmerksam Protokoll und stellst deine Recherche-Ergebnisse für das Abendprogramm vor.
  • Die nächsten Stunden nutzt du, um ein Teilnehmerinfopaket zu erstellen. Dabei beantwortest du alle relevanten Fragen der Gäst:innen in einer durch dich gestalteten Präsentation. Nach Abstimmung mit der Projektleitung verknüpfst du dieses als PDF-Dokument im Bestätigungsmailing.
  • Gegen 17 Uhr wirfst du einen Blick in deinen Kalender und deine Outlook-Aufgaben und bereitest dich auf den nächsten Tag vor. Danach verabschiedest du dich kurz von deinem Team und gehst in den wohlverdienten Feierabend.

Über BARC

BARC (Business Application Research Center) ist ein europaweit führendes Analystenhaus für Unternehmenssoftware mit Fokus auf die Bereiche Data, Business Intelligence (BI) und Analytics, Enterprise Content Management (ECM), Customer Relationship Management (CRM) sowie Enterprise Resource Planning (ERP). Das Unternehmen wurde 1999 als Spin-off des Lehrstuhls Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik an der Julius-Maximilians-Universität in Würzburg gegründet. Heute verbindet es empirische und theoretische Forschung, Fachexpertise und Praxiserfahrung inklusive des Austausches mit allen Marktteilnehmern.

Deine Ansprechpartnerin ist Melanie. Die Bewerbungen bitte ausschließlich online an untenstehende E-Mail-Adresse unter Angabe von Gehaltsvorstellung und frühestmöglichen Eintrittstermins.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Kontakt

BARC GmbH
Melanie Mack
Berliner Platz 7
97080 Würzburg
personal@barc.de