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Die Digitalisierung in Controlling und Finanzabteilung

Herausforderungen, Technologien und Maßnahmen

Die Digitalisierung in Controlling und Finanzabteilung

Herausforderungen, Technologien und Maßnahmen

Effizienz steigern, Kosten senken und Kundenzufriedenheit erhöhen. Dies verspricht die digitale Transformation Unternehmen, die in volatilen Märkten unter enormen Wettbewerbsdruck stehen.

Die Kunst besteht darin, die Wirtschaftlichkeit zu steigern und gleichzeitig die Qualität von Produkten und Leistungen zu verbessern.

Eine wichtige Rolle für die durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen spielt dabei der Finanz- und Controlling-Bereich von Unternehmen. Als Business Partner und wichtigster Informationslieferant des Managements nimmt dieser Bereich eine bedeutsame Position ein.

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Herausforderungen der Digitalisierung im Finanzbereich – bieten auch Chancen!

Der Erfolg einer digitalen Finanzabteilung hängt maßgeblich von der Effizienz der Finanzprozesse und der Qualität der zugrundeliegenden Daten ab.

Um dies sicherzustellen bedarf es verschiedener Maßnahmen, die einer klaren Strategie folgen. Dazu gehören nicht nur die Verbesserung der Informationsqualität und die Optimierung und Automatisierung von geeigneten Tätigkeiten. Auch die Modernisierung der Infrastruktur und die Auswahl geeigneter Werkzeuge und Technologien sind von Bedeutung.

Nicht selten fühlen sich Unternehmen mit dieser Aufgabe überfordert. Viele Verantwortliche stellen sich derzeit Fragen wie:

  • Wie kann ich meine Prozesse verbessern?
  • Wie bringe ich Business Intelligence und Planung zusammen?
  • Wie kann ich Robotic Process Automation sinnvoll einsetzen?
  • Welche Rolle spielt KI wirklich für den Controller?


Gleichzeitig mit dem Wettbewerbsdruck wächst auch der Druck durch das Management, das erste Ergebnisse der Digitalisierungsinitiativen sehen will. Doch bei der Umsetzung stoßen Unternehmen auf zahlreiche Herausforderungen. Dazu zählen

  • das Schritthalten mit der Volatilität und Schnelllebigkeit des Geschäftes
  • die Umsetzung regulatorischer Änderungen und steigender Compliance-Anforderungen
  • ein zu geringes Budget und unzureichende Ressourcen
  • fehlendes Know-how für die Auswahl und den Einsatz digitaler Technologien
  • mangelnde Datenqualität
  • heterogene Systemlandschaften, die häufig historisch gewachsen sind
  • verteilte Datensilos
  • die Beherrschung verschiedenartiger und steigender Datenmengen (Big Data)


Wir, das Business Application Research Center, sind die Technologie- und Lösungs-Experten für Digital Finance und Controlling. Unser BARC Guide Digital Finance und Controlling 2020 unterstützt Sie wegweisend bei Technologie- und Lösungs-Entscheidungen.

BARC Guide Digital Finance & Controlling downloaden


Einsatzbereiche neuer Technologien: Software für Entscheidungen und bessere Abläufe

Moderne Systeme haben längst sämtliche Tätigkeitsbereiche der Finanzorganisation in Unternehmen durchdrungen. Einen Überblick der Softwarelösungen für die Digitalisierung des Finanzbereichs bietet Ihnen unsere Digital Finance Solution Map. 

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 Digital Finance Solution Map (Stand Mai 2020)

Die Möglichkeiten reichen von der Prozessautomatisierung bis hin zur umfassenden Unterstützung von Datenanalysen und der Datennutzung durch digitale Plattformen.

Sowohl einfache Routinetätigkeiten als auch komplexe Entscheidungen profitieren von innovativer Technologie. Mitarbeiter werden bei operativen Aufgaben unterstützt und die Informationsbasis für strategische Entscheidungen gestärkt.

In historisch gewachsenen Systemlandschaften steht vor allem auch die Integration unterschiedlicher Systeme bzw. verschiedener Aufgaben in einem System im Brennpunkt. Finanz- und Controlling-Bereiche müssen deshalb im Rahmen der Modernisierung und Digitalisierung mehrere Einsatzbereiche neuer Technologien betrachten:


Der Einsatz von Softwarelösungen zur Effizienzsteigerung in der Finanzabteilung

Der Einsatz professioneller Softwarelösungen ist ein entscheidender Faktor für den nachhaltigen Erfolg von Digitalisierungsmaßnahmen. Wie genau Sie diese Lösungen für sich nutzen können, lesen Sie im Folgenden.

Gezielte Analysen, gezielte Planung – Die Entwicklung des Unternehmens steuern

Moderne, gezielte Entscheidungsunterstützung baut auf datenbasierte und vorrausschauende Informationsversorgung. Die Planung ist dabei ein wichtiges Element der Unternehmenssteuerung, um das operative Geschäft an den strategischen Unternehmenszielen auszurichten.

Erfolgreiche Planungsprozesse erfordern jedoch umfassende Analyse- und Business-Intelligence-Funktionalität, idealerweise integriert in einer Plattform.

Hilfestellung bei der Abbildung und Digitalisierung der finanzorientierten Managementprozesse bieten FPM-Werkzeuge. Sie unterstützen neben klassischen BI-Aufgaben wie (Finanz-)Berichtswesen und Analyse vor allem die (integrierte) Finanzplanung und Konsolidierung als Kerndisziplinen.

In dynamischen Zeiten spielen Planung und Analytics eine wichtige Rolle. Daher liegt der Fokus unserer Digital Finance & Controlling 2020 in diesem Jahr auf dem Thema "Planung & Analytics in dynamischen Zeiten". Statt einer analogen Konferenz haben wir die Digital Finance & Controlling in diesem Jahr erstmalig digital als Online Event präsentiert. Alle Inhalte der Veranstaltung sind jetzt on demand verfügbar!

Das Beste daran: Die Registrierung hierfür ist kostenfrei!

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Gute Datenqualität und gezieltes Datenmanagement als Erfolgsfaktoren

Ein weiteres Problem von Unternehmen liegt häufig noch eine Stufe tiefer, nämlich in den Daten. Vor allem Finanzbereiche, die mehr und mehr zum zentralen Informationslieferanten der Organisation werden, stehen wachsenden Datenmengen gegenüber.

Durch die zunehmende Vernetzung von IT-Systemen und die heterogenen Strukturen von Daten internen und externen Ursprungs erlangen Themen wie Datenqualität und Datenmanagement eine immer höhere Bedeutung.

Nicht nur der richtige Ort für die Speicherung der Daten, auch das passende Konzept und Maßnahmen zur Qualitätssicherung spielen eine wichtige Rolle. Vor allem entscheidend für die effiziente Nutzung von Daten ist aber deren Zugang und Auffindbarkeit.

Neue Methoden zur Katalogisierung vorhandener Daten (Data-Cataloging-Werkzeuge) leisten hierbei Unterstützung und liefern einen umfassenden Überblick.

Dokumente gezielt nutzen durch ECM, Inputmanagement und Workflows

Um die Aufgaben effizient bewältigen zu können, müssen auch Dokumente und Prozesse einbezogen werden.

Systeme für ECM bieten Funktionen zum Erfassen, Verwalten und insbesondere Nutzen von Informationen, bspw. in Form von Lieferanten- oder Projektakten.

Input-Management-Systeme automatisieren die Erfassung und Verarbeitung eingehender Dokumente, bspw. in Form der Rechnungseingangsbearbeitung.

Durch Prozessmanagement- und Workflow-Systeme können Abläufe strukturiert, besser dokumentiert und teilweise automatisiert werden.

Finanz- und Controlling-Bereiche profitieren damit sowohl für die eigene operative Arbeit als auch beim Austausch mit anderen Unternehmensbereichen oder Partnern. Informationen sind schnell verfügbar und standardisierbare Aufgaben können automatisch durchgeführt werden.

Prozesse gezielt unterstützen und absichern durch die richtige Software

Auch im Bereich operativer Finanzaufgaben beobachten wir einen Wandel der Softwareunterstützung. Aufgrund der Vielzahl der Aufgaben, vieler gesetzlicher und vertraglicher Verpflichtungen und enormer Datenmengen müssen Mitarbeiter besser unterstützt werden.

Gerade standardisierte Arbeitsabläufe mit weniger Auswahl-/ Entscheidungsmöglichkeiten können oft zumindest teilweise automatisiert werden. In komplexeren Fällen kann Software dadurch unterstützen, dass die entscheidungsrelevanten Informationen schnell und bedarfsgerecht bereitgestellt werden.

Damit werden verschiedene Ziele verfolgt:

  • ein schnellerer und flexiblerer Zugriff auf Daten und Dokumente
  • die Beschleunigung und Absicherung der Abläufe
  • eine bessere Dokumentation (Erfüllung der Nachweispflichten)
  • die Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben.

Experten für Finanzen und Controlling sind schwer zu finden. Sie sollten sich auf Tätigkeiten konzentrieren können, in denen ihr Expertenwissen gefragt ist.

Schnelle Automatisierung einfacher Tätigkeiten durch RPA

Oft sind es die vergleichsweise einfachen manuellen Tätigkeiten, die besonders aufwändig sind, bspw. die Kontenabstimmung, die Datenübernahme oder der Abgleich von Transaktionen.

Die bestehenden Systeme erlauben nicht immer eine bessere Unterstützung. Die Einrichtung von Schnittstellen oder das Ersetzen der Technologie wären jedoch zu teuer.

Hier setzt Robotic Process Automation (RPA) an. RPA-Software dient der Automatisierung regelbasierter Tätigkeiten, die durch Softwareroboter übernommen werden.

Die Technologie zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass die Daten direkt über die Benutzerschnittstelle übernommen werden können. Sie erfordert keine technische Kopplung zwischen den Systemen.

Durch die schnellere Einsatzbereitschaft der Systeme hat es RPA auf die Agenda vieler großer Unternehmen mit Digitalisierungsinitiativen geschafft. Doch auch der Einsatz von RPA-Systemen sollte wohl überlegt und klar strukturiert werden. Nur so können Unternehmen mit komplexen Strukturen von Skaleneffekten profitieren.

Künstliche Intelligenz einbinden – neue Zusammenhänge erkennen und nutzen

Wo Digitalisierung diskutiert wird, ist meist auch das Thema Künstliche Intelligenz im Gespräch. Doch worin liegt nun der Mehrwert für den Finanz- und Controlling-Bereich? Was sind die konkreten Anwendungsfälle hinter den Technologien und Marketingversprechen der Anbieter?

Tatsächlich können fortgeschrittene Analysen und Data Science zum Beispiel in Planung und Forecasting maßgebliche Erfolge erzielen.

Tiefere Einblicke in Daten und moderne Analysemöglichkeiten stellen verlässlichere Prognosen als Basis für Unternehmensplanung und Entscheidungen bereit. Risiken können besser erkannt und bewertet werden.

Auch die Anwendung dieses Wissens wird unterstützt, indem bedarfsgerecht Informationen bereitgestellt, Entscheidungen unterstützt und Prozesse gesteuert werden.

Dies alles führt zu einer höheren (Kunden-)Zufriedenheit durch die Steigerung von Qualität, Flexibilität und Transparenz der Finanz- und Controlling-Leistungen.

Die Implementierung und der erfolgreiche Einsatz solcher Maßnahmen erfordert aber nicht nur Know-how und passende Technologie. Ebenso wichtig ist die Bereitschaft der Mitarbeiter und Entscheider, den Systemen zu vertrauen und die teilweise nicht nachvollziehbaren Resultate anzunehmen.

Unternehmen stehen also nicht nur an der Schwelle zu architektonischer und technologischer Modernisierung und Erweiterung. Auch ein kultureller Wandel steht bevor.


Handeln Sie – wir begleiten Sie auf dem Weg

Viele Organisationen haben allerdings noch weiten Weg vor sich. Wichtig ist jetzt, die richtige Richtung einzuschlagen. Nur wer heute bereits die Weichen stellt, hat eine Chance, sein Unternehmen für die digitale Zukunft richtig auszurichten.

Die Finanz- und Controlling-Organisationen haben dabei eine entscheidende Rolle inne. Als zentrale Schnittstelle versorgen sie sämtliche Geschäftsbereiche mit wichtigen Informationen, um mit datengetriebenen Entscheidungen den Geschäftserfolg zu verbessern.

Die klare Message lautet also: Starten sie jetzt! Holen Sie sich Unterstützung bei der Technologie- und Lösungsauswahl:

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