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Digital Workplace Solution Map

Der Digital Workplace als Informations- und Prozessportal in Unternehmen verbindet optimal Inhalte, Menschen und Werkzeuge. Daten, Dokumente, Analysen, Prozesse bis hin zu digitalen Akten werden miteinander verbunden und idealerweise den Mitarbeiter:innen im entsprechenden Kontext zur Erleichterung deren alltäglichen Aufgaben zur Verfügung gestellt.

Die Aufbereitung kann für bestimmte Teams oder nur auf der Ebene eines/r Mitarbeiter:in erfolgen. Weiterhin bietet ein idealer digitaler Arbeitsplatz nicht nur Zugriff auf die benötigten Informationen, sondern auch Funktionen mit denen Arbeitsgruppen unternehmensintern und auch mit externen Partner:innen (Kund:innen, Geschäftspartner:innen etc.) unkompliziert bspw. über einen speziellen Chat oder in Online-Meetings zusammenarbeiten können.

Funktional ist der systemseitigen Unterstützung von Mitarbeiter:innen mit dem Ziel von prozess- und ergebnisorientiertem Arbeiten mit Hilfe eines Digital Workplace Ansatzes keine Grenzen gesetzt. Verschiedene Softwarekategorien, die zu einer Digital Workplace Lösung miteinander verbunden sind, decken unterschiedliche Aspekte ab.

In der aktuellen Ausgabe der Digital Workplace Solution Map und der Guide-Liste wurden die Lösungen aufgenommen, die aktuell am häufigsten in Unternehmen zu diesem Zweck sinnvoll miteinander kombiniert zum Einsatz kommen. Mit diesen ist es generell möglich einen Digital Workplace im Unternehmen mit einem durchgängigen Prozess- und Informationsfluss zukunftsfähig gemäß den eigenen Anforderungen umzusetzen.


Diese Map wird laufend aktualisiert (Änderungen vorbehalten) und erhebt keine Ansprüche auf Vollständigkeit.

Enterprise Content Management & Dokumentenmanagement

Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) bzw. Dokumentenmanagement (DM) dienen zur strukturierten Verwaltung und strukturierten, oft gemeinsamen Arbeit mit Informationen (z. B. Dokumente, E-Mails) und den damit verbundenen Prozessen. Administrative Aufgaben (Sicherung, Datenschutz etc.) werden systemseitig unterstützt. Andere Unternehmen nutzen auch die Abkürzung EIM (Enterprise Information Management).

Klassische Systeme in diesem Umfeld können den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten in einem Unternehmen abdecken und Mitarbeiter:innen (automatisiert) bei der (gemeinsamen) Bearbeitung und Dokumentation von informationsbezogenen Aufgaben unterstützen. Wichtige Funktionen hierbei sind: Aktenmanagement, Prozessmanagement/Workflow und Archivierung.

Nachdem häufig in Unternehmen zur manuell organisierten Ablage und Verwaltung von Dokumenten und Akten Cloud File Systeme genutzt werden oder andere Cloud-Lösungen, die funktional einem ECM-System nahekommen, wurden diese „einfachsten Lösungen in der Map im Bereich „ECMS, DMS“ mit aufgenommen.

Customer Relationship Management & Customer Experience Management

Lösungen für Customer Relationship Management (CRM) stellen Funktionen zur Bewältigung aller Aufgaben, Aktionen und Prozesse rund um die Pflege und Verwaltung von Kunden-Beziehungen und -Daten im Unternehmen in den Fokus. Mit Hilfe des Systems wird die B2B-, B2C- oder/und B2B2C-Kommunikation dokumentiert, analysiert und Informationen, soweit möglich, für den Unternehmenserfolg sinnvoll (auch abteilungsübergreifend) aufbereitet und genutzt. Die komplette Customer Journey des/der Kund:in kann idealerweise durch die Lösung unterstützt werden. Werden Bedürfnisse und Erfahrungen von Kund:innen zur Steigerung des Unternehmenserfolgs und zum Aufbau langjähriger Kundenbeziehungen mit einbezogen in Aktionen und Entscheidungen, ist das Marketing des Unternehmens im Sinne von Customer Experience Management (CXM) ausgerichtet.

Die unterschiedlichsten Abteilungen werden im Idealfall durch eine CRM- bzw. CXM-Lösung unterstützt. So stehen dem Marketing beispielsweise über Marketingautomation-Bestandteile Funktionen zur Unterstützung des Kampagnenmanagements zur Verfügung. Der Vertrieb kann über das CRM-System seine Deal Pipeline managen und qualifizierte Leads vom Marketing direkt über das System weiter bearbeiten. Mit Hilfe von Funktionen für After-Sales-Services oder Beschwerdemanagement wird die Service-Abteilung bei deren täglichen Arbeit unterstützt. In diesem Fall ist der Kundenservice in der Regel effizienter, da Marketing, Sales und Service ineinander greifen und in einem zentralen System Informationen entsprechend bereit stehen (Kontakthistorie etc.).

Zur Auswertung gesammelter Daten kommen Analytische CRM Komponenten zum Einsatz. Fest definierte Dashboards und Berichte werden häufig auf Basis der Bedürfnisse der einzelnen Usergruppen erstellt. Individuelle Berichte können vom System-User oft selbst erstellt werden, soweit er oder sie die entsprechenden Berechtigungen hat. Die meisten Lösungen bieten auch Funktionen zur Überwachung der Datenqualität an. In einfachster Form bedeutet dies, dass Dubletten im System erkannt und idealerweise bereinigt werden können.

Input Management

Input Management (IM) dient der systemgestützten digitalen Erfassung von Dokumenten (z. B. Rechnungen, Belege, Anschreiben, E-Mails). Im Anschluss erfolgt eine Klassifikation (Definition der Informationen, die vom System gesucht werden sollen) und eine oft größtenteils automatische Extraktion von Daten der jeweiligen Dokumente. Viele Lösungen bieten zudem eine Prozessunterstützungskomponente an mit der die weitere Bearbeitung und Verteilung der Informationen im Unternehmen automatisiert erfolgen kann.

Viele Unternehmen sprechen im Rahmen von Input Management häufig auch von Lösungen für die Post- und Rechnungseingangsbearbeitung.

Enterprise Resource Planning

Mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning Systemen) kann im Kern die Warenwirtschaft eines Unternehmens systemgestützt organisiert werden. Im Fokus stehen vor allem Funktionen zur bedarfsgerechten Planung, Verwaltung und Steuerung der betrieblichen Ressourcen (Kapital, Betriebsmittel, Material etc.).

Unter anderem bieten ERP-Systeme, die in dieser Map und der Guide-Liste aufgeführt sind, teilweise oder komplett Funktionen für die Finanzbuchhaltung, Logistik, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Asset Management sowie das Product-Lifecycle-Management (PLM) bzw. Produktdatenmanagement.

Human Resources

Systeme zur Unterstützung der Personalabteilung, sogenannte Human-Resources- (HR) oder Personalinformations-Systeme, bieten viele Funktionen zur Erfassung, Verwaltung, Analyse, Archivierung bis hin zur Löschung von personenbezogenen Informationen der Mitarbeiter:innen an. Diese umfassen bspw. die Qualifikation, Vergütung, Abwesenheiten und Mitarbeiterentwicklung. Vollumfängliche Lösungen bieten zudem Funktionen für das Bewerbermanagement (Recruiting) oder auch die Umsetzung von Mitarbeiterportalen inklusive Employee Self-Service Lösungen an. Nicht selten können Bewerber:innen und auch Mitarbeiter:innen bei solchen Lösungen ihre Daten selbst einsehen und bearbeiten.

Die in der Map und Guide-Liste aufgeführten Systeme zu HR haben sich teilweise auf Bereiche spezialisiert. Nicht immer können alle Lösungen alle Aufgabenbereiche der Personalbeschaffung und Personalverwaltung abdecken.

Prozessmanagement & Process Mining

Beim Prozessmanagement werden Arbeitsabläufe definiert, dokumentiert, gesteuert sowie automatisiert, ausgewertet und idealerweise stetig weiterentwickelt und optimiert. Alle relevanten Prozesse im Unternehmen stehen dabei im Fokus der Betrachtung. Häufig verwendete Begriffe sind Business Process Management (BPM) oder Geschäftsprozessmodellierung (GPM) (für das entsprechende Teilsegment).

Die meisten (BPM-, GPM-)Lösungen bieten Funktionen zur Prozessmodellierung und Auswertung von Prozessen an. Hier werden die wesentlichen Schritte / Aufgaben, Entscheidungen, Ausführende und weitere Eigenschaften hinterlegt, um Abläufe zu dokumentieren und zu analysieren. Um Prozesse systemseitig ausführen zu können sind Workflow-Funktionen integriert, mit denen (Teil-)Aufgaben automatisiert werden. Zur Unterstützung von einfachen Prozessen mit stetig wiederkehrenden Aufgaben bietet sich der Einsatz von RPA-Lösungen (Robotic Process Automation) an.

Lösungen für Process Mining unterstützen die intelligente Analyse der Prozesse (auch über verschiedene Systemgrenzen hinweg). Unternehmensprozesse werden dabei vom System realitätsgetreu rekonstruiert, um Erkenntnisse mit Hilfe von speziellen Analysewerkzeuge aus den Ergebnissen zu ziehen (bspw. problemhafte Prozessvarianten, mögliche Engpässe, Showstopper), wichtige Zusammenhänge zu erkennen, nach Ursachen zu forschen und die Prozesse mit Hilfe der gewonnen Informationen optimal auszurichten. Teilweise werden auch Simulationskomponenten zur Bewertung von Veränderungen / Alternativen angeboten.

Process Mining Lösungen (bzw. Partnerlösungen) sind in der Map in einem gesonderten Bereich aufgeführt. Einige kleine, eigenständige Spezial-Anbieter konnten in der Vergangenheit am Markt weltweit schnell wachsen. Andere gehen mittlerweile sehr enge Partnerschaften mit großen internationalen Softwarekonzernen ein und sind in deren Lösungsportfolio voll integriert.

Analytics

Um die richtigen Informationen zur richtigen Zeit im gewünschten Format und Form (bspw. bestimmte Auswertungen, grafische Darstellungen) in Zugriff zu haben, kommen Analytics-Lösungen zum Einsatz.

Durch Data Analytics können Informationen aufbereitet, transformiert und aggregiert werden. Entsprechende Auswertungen können als Reportings für einen bestimmten Zweck oder für einen bestimmten Empfängerkreis aufbereitet und verteilt werden. In speziell zusammengestellten Dashboards können Mitarbeiter:innen eigene Analysen durchführen (Self Service Analytics) und mit bestehenden Auswertungen (bspw. Vertiefungen) weiterarbeiten. Verschiedene Analysemethoden ermöglichen einen Einblick in das, was aktuell im Unternehmen passiert.

Wertvolle Informationen werden so zur Unterstützung von Entscheidungen gewonnen. Mit Advanced-Analytics-Funktionen erhalten Mitarbeiter:innen Prognosen und Aussagen zu Mustern zukünftiger Ereignisse. Strategische Entscheidungen die Zukunft betreffend werden so unterstützt.

Collaboration

Der Digital Workplace im Unternehmen sollte eine zentrale digitale Arbeitsumgebung sein. Alle benötigten Informationen und Funktionen werden Mitarbeiter:innen idealerweise zur Unterstützung ihrer Arbeit kontextbezogen zur Verfügung gestellt. Digitale Arbeitsplätze und ortsunabhängiges Arbeiten werden durch die Zusammenführung relevanter Inhalte und direkte Bearbeitungsmöglichkeiten unterstützt.

Software für Collaboration leistet zum Gesamtkonzept Digital Workplace einen Beitrag für eine bessere digitale Zusammenarbeit in Unternehmen. Interne und oft auch externe Kommunikation wird dabei über entsprechende digitale Arbeitsräume unterstützt. Funktionen wie bspw. Chats, Messaging, Telefonie und Video-Chat bzw. Online-Meetings werden direkt über die Lösung ermöglicht. Ergänzend sind häufig noch Funktionen zum Aufgaben- und Terminmanagement von Usern und Usergruppen integriert.

Übergreifende Anwendungen

Der Digital Workplace wird und kann nicht mit einer einzigen Softwarekategorie umgesetzt werden. Verschiedene Lösungen müssen sinnvoll miteinander verbunden und digitale Inhalte gegebenenfalls an einem zentralen Ort einheitlich zur Verfügung gestellt werden. Unternehmensvorgaben und geltende gesetzliche Bestimmungen sollten dabei immer beachtet werden.

Content Management & Content-Management-Systeme (CMS) bzw. Web-Content-Management-Systeme (WCMS) unterstützen (auch systemübergreifend) bei der Erstellung und Bearbeitung, Verwaltung und Verwendung von Inhalten (bspw. Textbausteine, Bilder) auf Webseiten, digitalen Produktkatalogen, Formularen und anderen Text- oder Multimediaformaten. Von Vorteil sind Funktionen wie beispielsweise Fristen zur systemgestützten Überwachung der Veröffentlichung von Content-Bausteinen oder Berechtigungsmodelle für die Nutzung und Bearbeitung von Inhalten, die direkt im CMS hinterlegt werden können.

Governance, Risk & Compliance

Governance-, Risk- und Compliance-Lösungen (GRC-Lösungen) unterstützen übergreifend bei der Dokumentation, Einhaltung und Überwachung interner und externer Vorgaben. Organisatorische Richtlinien, vertragliche Regelungen, Gesetze und Verordnungen werden hierbei durch die Lösung verwaltet und deren Anwendung bzw. Einhaltung unterstützt. Häufig bieten diese Lösungen auch Funktionen für Risikomanagement, Datenschutz und Datensicherheit.

Portallösungen, Middleware, ESB

Um alle Daten und Prozesse sinnvoll miteinander im Rahmen des Digital Workplace miteinander zu verknüpfen kommen nicht selten übergreifende Austausch- / Informations-Plattformen zum Einsatz. Diese fungieren als eine Art Middleware, um so gezielt den Datenaustausch zu steuern und zu überwachen. Funktionen zur Erfassung, Aufbereitung, Verknüpfung, Analyse und Bereitstellung von Daten werden hierüber gebündelt. Teilbereiche werden oft durch Analytics-Systeme (Datenaustausch, zentrale Datenbereitstellung) oder BPM-Systeme als übergreifende Prozesssteuerung bzw. Prozessmiddleware abgedeckt. Die Daten, Funktionen und Workflows der zu beteiligenden Fachsysteme werden dazu über entsprechende Zugriffe oder Aufrufe eingebunden. Übergreifende Lösungen werden als Middleware oder Enterprise Service Bus (ESB) bezeichnet.

Portale bieten in diesem Zusammenhang die Möglichkeit Informationen und Applikationen bedarfsgerecht und flexibel miteinander zu verbinden. Über kleine Apps bis hin zu großen Softwareplattformen können entsprechende Inhalte und Funktionen auf verschiedenen Ebenen (Oberfläche, Prozesse, Informationen) miteinander verbunden werden.