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So gelingt der Digital Workplace!

Lernen Sie, wie Sie mithilfe des Digital Workplace einfach. besser. arbeiten.

So gelingt der Digital Workplace!

Lernen Sie, wie Sie mithilfe des Digital Workplace einfach. besser. arbeiten.

Wie viel Zeit verlieren Sie mit der Suche nach Informationen und Ansprechpartner:innen? Wie viele Systeme müssen Sie bedienen, um eine Aufgabe bearbeiten zu können? Warum kann man Informationen nicht dort nutzen, wo man sie gerade braucht?

Haben Sie schon etwas vom Digital Workplace gehört?

Dieser bündelt Informationen – das bedeutet, Daten, Dokumente, Analysen und Akten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und direkt nutzbar zu machen. Mit dem Digital Workplace können Unternehmen die Herkulesaufgabe des digitalen Wandels meistern. Wie dieser gelingt, erfahren Sie hier!
 

Dieser Artikel beantwortet diese Fragen: 


Was ist der Digital Workplace? Eine Definition

Der Digital Workplace ist die zentrale Arbeitsumgebung für den/die Mitarbeiter:in. Alle Informationen und Funktionen, welche Anwender:innen für die Bearbeitung seiner Aufgaben benötigt, werden hier zusammengeführt. Der Fokus des digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft liegt auf der bedarfsgerechten Bereitstellung, um so alle Inhalte direkt im richtigen Kontext nutzen zu können.

Die Verbindung von Informationen und Prozessen ermöglicht die flexible Bearbeitung. Die Systeme werden so ausgestaltet, dass übergreifende digitale Prozesse und verschiedene Arbeitsweisen unterstützt werden.

Damit erlaubt der digitale Arbeitsplatz neue Formen des Prozessmanagements und der Zusammenarbeit. Homeoffice und Collaboration werden durch Zusammenführung der relevanten Inhalte und die direkte Bearbeitungsmöglichkeit unterstützt. Digitale Akten bündeln Informationen und bieten einen kompakten Überblick über die relevanten Sachverhalte. Workflows verbinden Informationen, Aufgaben und verschiedene Anwender:innen – über System- und Abteilungsgrenzen hinweg.
 

Was ist der Digital Workplace?
Abbildung 1: Der Digital Workplace als Informations- und Prozessportal


In der erweiterten Definition ist der Digital Workplace daher nicht nur eine Anforderung an Software, sondern an die Ausgestaltung der Prozesse und der gesamten Organisation.

Der Digital Workplace ist ein neues Paradigma der Planung und Ausgestaltung von Arbeitsinhalten, Abläufen und Leistungen. Er verbindet Technologie, Informationen, Prozesse und Menschen.

Daher sind die organisatorischen Aspekte von großer Bedeutung. Eine klare Strategie und ein gutes Change-Management sind Voraussetzungen für den Erfolg. Neue Arbeitsweisen müssen einer Vision folgen und klare Mehrwerte liefern.

Gute Kommunikation und das Aufzeigen der Vorteile sind erforderlich, ebenso wie die ehrliche Nennung des erforderlichen Aufwands für die Umsetzung.

Gute Prozesse unterstützen übrigens auch dabei, Kund:innen und Partnern gerecht zu werden. Wie? Das lesen Sie in unserer Research Note "Digital Workplace und Customer Experience: Verbindung von Customer Excellence und Employer Excellence". 
 

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Welche Vorteile bietet der Digital Workplace?

  1. Der digitale Arbeitsplatz erlaubt es, einfacher, besser und schneller zu arbeiten. Über digitale Prozesse und E-Akten werden relevante Informationen gebündelt. Man greift auf aktuelle Informationen direkt im Bearbeitungskontext zu.

    Regelwerke und Automatismen vereinfachen die Erfassung, Einordnung und Weiterleitung, beispielsweise durch eine KI-basierte Klassifikation (KI: Künstliche Intelligenz), Workflow-Mechanismen oder ein Fristenmanagement. 
     
  2. Damit werden die Prozesse beschleunigt und qualitativ verbessert. Die Zeit für Suchen und Rückfragen wird reduziert, ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten beispielsweise im Homeoffice ermöglicht.

    Durch Aufgabenmanagement, Erinnerungen, automatische Prüfungen und nicht zuletzt besser strukturierte Prozesse steigt die Qualität. Diese Zeit- und Qualitätsvorteile wirken sich positiv auf die Kosten, das Kunden- und Partnermanagement sowie nicht zuletzt auf die Motivation der Mitarbeiter:innen aus. 
     
  3. Informationen können schneller und flexibler verarbeitet werden. Bei Bearbeitungsschritten ohne Entscheidungs- bzw. Beurteilungsspielraum kann eine stärkere Automatisierung erfolgen.

    Gleichzeitig können komplexere Sachverhalte besser beurteilt werden. Die Verknüpfung von Informationen sowie die Möglichkeiten der Protokollierung und Analyse von Arbeitsergebnissen helfen bei der Erfüllung von Nachweispflichten und dienen gleichzeitig dem Wissensmanagement.

Der Arbeitsplatz der Zukunft ruft – #DigitalWorkplace22! 

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Welche Herausforderungen gibt es bei der Umsetzung des Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft ist nicht ein einzelnes Softwarewerkzeug, sondern eine Verbindung unterschiedlicher Systeme und Datenquellen. Die relevanten Inhalte und Funktionen werden in einer zentralen Oberfläche zusammengeführt. Für Detailaufgaben kann aber aus diesem zentralen Portal in andere Systeme abgesprungen werden. 

Damit müssen sowohl auf der Daten- als auch auf der Prozessebene klare Schnittstellen geschaffen werden. Dies betrifft die Technologie als auch insbesondere die klare Abgrenzung der Daten- und Funktionshoheit.

Verschiedene Technologietrends  der vergangenen Jahre unterstützen hier: Big Data bietet Möglichkeiten der Zusammenführung, Analyse und Bereitstellung der im jeweiligen Kontext relevanten Daten.

Machine Learning unterstützt diese Analyse. Workflow-Systeme ermöglichen die Verknüpfung von Inhalten mit Aufgaben sowie den Rückgriff auf Daten in Drittsystemen. Künstliche Intelligenz schafft neue Möglichkeiten bei der Gestaltung von Prozessen und bei der Interaktion zwischen Menschen und Softwaresystemen.

Die richtige Wahl des Werkzeugs oder der Werkzeuge ist entscheidend für den Projekterfolg. Ein zu geringer Unterstützungsgrad führt zu Frustration, es können kaum Verbesserungen erzielt werden.

Zu komplexe Werkzeuge sind teuer in der Einrichtung und werden oft aufgrund mangelnder Akzeptanz kaum genutzt. Die Systeme sollten klar voneinander abgegrenzt werden, sonst führt dies zu unklaren Arbeitsweisen und zu teuren Softwarelandschaften aufgrund von funktionalen Dopplungen.

Sowohl bei der fachlichen Ausgestaltung als auch bei der technischen Architektur muss jeweils klar sein, warum man etwas genau so tut. 

Zudem ist der Digitale Arbeitsplatz mit einer anderen Art des Arbeitens verbunden. Die einzelnen Mitarbeiter:innen ebenso wie das Management müssen umdenken. Bestehende Grenzen müssen hinterfragt werden. Die organisatorischen Herausforderungen sind im Folgenden beschrieben.

Governance und organisatorische Rahmenbedingungen: Was ist beim Digital Workplace zu beachten

Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes ist die entsprechende Ausgestaltung der Organisation. „Anders arbeiten können“ ist nicht nur eine Frage der Werkzeuge, sondern auch der Rahmenbedingungen und Einstellungen. 

Ausgangspunkt muss eine klare, übergreifende Strategie sein. Diese umfasst die internen Ziele und Abläufe, beispielsweise durch die Ausrichtung an (übergreifenden) Prozessen und die Förderung von Initiative und Innovation.

Die Mitarbeiter:innen müssen in die Lage versetzt werden, ihre Aufgaben besser bearbeiten zu können (durch bessere, aktuelle und vollständige Informationen sowie die erforderlichen Werkzeuge) und gleichzeitig die Chance haben, neue Ideen zu entwickeln. Digital Workplace hat aber auch eine klare Außenwirkung.

Durch eine konsequente Kundenorientierung und ein gutes Partnermanagement wird die Kommunikation nach außen verbessert. Auf Anfragen kann schneller und insbesondere flexibler reagiert werden, was die Kundenbindung und das Lieferantenmanagement verbessern. 

Diese Prinzipien und Leitbilder müssen in der Unternehmenskultur verankert werden. Offenheit, Fehlertoleranz und der Wille, Neues auszuprobieren, schaffen die Grundlage für die Ausgestaltung des digitalen Arbeitsplatzes. Der Aufbau oder die Stärkung von Competence Centern ermöglicht die umfassende Betreuung und Verbesserung der Abläufe, Werkzeuge, Schulungen etc.

Durch die Sammlung und Dokumentation der Informationen und Aufgaben unterstützt der digitale Arbeitsplatz auch die Governance, also das nachweisliche Einhalten von internen und externen Vorgaben sowie den Aufbau entsprechender Steuerungs- und Kontrollsysteme.

Dies umfasst unter anderem Datenschutz, Datensicherheit, Risikomanagement sowie vertragliche und steuerliche Nachweispflichten. Die digitalen Prozesse erlauben eine genaue Steuerung und Dokumentation des Handelns.

Zur Umsetzung des Digital Workplace inklusive seiner organisatorischen Komponenten ist ein gutes Projektmanagement erforderlich. Die Vision wird in einzelne Anwendungsbereiche herunter-gebrochen, um damit die Arbeitsweisen, Prozesse und Werkzeuge so auszugestalten, wie es jeweils erforderlich ist.

Nicht jeder digitale Arbeitsplatz jedes Mitarbeiters oder jeder Mitarbeiterin wird gleich aussehen – welche Informationen, Funktionen und Aufgaben jeweils in welcher Ausprägung angezeigt werden, hängt von den individuellen Aufgaben und Präferenzen ab.

Es gilt, möglichst viele Komponenten wiederzuverwenden und durch die Kombination der Bausteine und Services die jeweiligen Anforderungen abzubilden.

Zur Verankerung des Digital Workplace und der damit verbundenen neuen Arbeitsweisen ist das Change-Management von hoher Bedeutung. Ziele und Maßnahmen müssen frühzeitig und offen kommuniziert werden, um Befürchtungen aber auch Ideen der Mitarbeiter:innen berücksichtigen zu können.

Dabei ist es wichtig, die Potenziale für die jeweiligen Anwendergruppen herauszustellen: Welche Vorteile bringt der Digital Workplace genau in diesem Einsatzszenario? Die konkreten (neuen) Prozesse müssen in auf die jeweiligen Gruppen abgestimmten Schulungen vermittelt werden. Dabei steht nicht die Software, sondern die andere Art zu arbeiten im Fokus.

Man muss die bestehenden Arbeitsweisen kritisch prüfen, insbesondere die Grenzen zwischen Abteilungen, Datenablagen und Informationssystemen. Welche Informationen sind wann für welche Personengruppe wichtig?

Für welche Aufgaben und Entscheidungen? Welche Personengruppen und weiteren Inhalte sind einzubeziehen? Daher gehen mit Digital-Workplace-Projekten auch häufig Veränderungen in den Daten- und Prozessmodellen einher. 

Welche Trends bestimmen den Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz setzt auch verschiedenen Trends der vergangenen Jahre auf. Die Digitale Transformation und der Wunsch nach einem flexibleren, digitalen Arbeiten bestimmen die Veränderung der Prozesse und Arbeitsweisen.

Wir haben 9 Trends zusammengestellt, die den Digital Workplace in diesem Jahr prägen. 

1. Kreieren Sie Ihre Vision eines Digital Workplace
 

2. Remote Work professionell umsetzen
 

3. Einfach und komfortabel arbeiten
 

4. Optimierte Prozesse motivieren und performen
 

5. Zentrale Kollaboration & Kommunikation sind der Schlüssel
 

6. Wissensmanagement der Zukunft etablieren
 

7. Analytics + Digital Workplace = 2022
 

8. Moderne, benutzerfreundliche Systeme aufbauen
 

9. Sicherheit geht vor!


Was Sie unter diesen Stichworten erwarten können, lesen Sie im Artikel "Die 9 Digital Workplace Trends 2022"

Welche Lösungen gibt es zur Umsetzung des Digital Workplace?

Viele Anbieter aus unterschiedlichen Softwaremärkten werben mit dem Digital Workplace. Abhängig von den Einsatzszenarien und Anwendergruppen bieten sie Lösungen, welche die jeweiligen Prozesse bestmöglich unterstützen sollen. Die Systeme entwickeln sich weiter, um sich besser in die vorhandene Informationslandschaft einzufügen und die verschiedenen Anwendungsfälle abzubilden.

Customer Relationship Management 

CRM-Lösungen (Customer Relationship Management) und Marketing Automation unterstützen die Mitarbeiter in Vertrieb und Marketing in ihren Aufgaben. Durch entsprechende Datenmodelle und Konnektoren werden Informationen beispielsweise über die Customer Journey zusammengeführt, um so das Lead Management und die Kundenbindung zu unterstützen.

Enterprise Resource Planning

Lösungen für Enterprise Resource Planning (ERP) bieten eine umfassende Unterstützung bei kaufmännischen Sachverhalten (beispielsweise Buchhaltung) sowie – je nach Ausprägung – weiteren Einsatzszenarien wie Projektmanagement, Produktionssteuerung, Logistik oder Supply Chain Management.

Enterprise Content Management

Systeme für Enterprise Content Management (ECM) bieten Dokumentenmanagement und Prozessmanagement zur Unterstützung der Aufgaben. Informationen werden in digitalen Akten gesammelt und mit Workflows verbunden. Input Management ermöglicht die schnelle Erfassung und Klassifikation der Inhalte. Verschiedene Anwendungsfälle wie die Rechnungsbearbeitung verbinden Daten, Dokumente, Aufgaben und Analysen. Zudem können mit ECM-Lösungen viele übergreifende Prozesse und E-Akten abgebildet werden, was die Zusammenarbeit unterstützt. 


Daneben gibt es viele weitere Softwaresegmente, welche den Digital Workplace unterstützen. Anbieter für Portale bieten Möglichkeiten, verschiedene Fachsysteme zusammenzuführen. Systeme für BI (Business Intelligence) und Analytics ermöglichen die Analyse und Aufbereitung der Daten, um so die Prozesse zu unterstützen. 

Der digitale Arbeitsplatz ist nicht etwas, das man mal eben schnell installieren kann. Digital Workplace verbindet verschiedene Systeme, Informationswelten, Anwendergruppen und Prozesse. Daher ist bei der Ausgestaltung eine klare Vision erforderlich. Sowohl bei der Strategiedefinition als auch bei der Ausarbeitung der einzelnen Einsatzszenarien ist eine unabhängige Beratung hilfreich.

Und wie kann der Digital Workplace Ihnen helfen?

Kommen Ihnen die beschriebenen Herausforderungen bekannt vor? Dann prüfen Sie die Potenziale dieser anderen Art zu arbeiten. Zu viele Softwareprojekte oder Initiativen zur digitalen Transformation sind an fehlenden Visionen, falschen Werkzeugen oder unzureichenden Prozessen gescheitert. Der Digital Workplace bietet die Philosophie und Möglichkeiten, es besser zu machen.
 

Gestalten Sie den Wandel jetzt!

Kennen Sie schon das Digital Workplace Poster? 

Wir haben für Sie und Ihre Kolleg:innen die wichtigsten Zusammenhänge auf einem Poster zusammengestellt. Hier ein Sneak Peek: 

 

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