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Was Anwender über Excel und Planungssoftware denken

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13.11.2015

Was Anwender über Excel und Planungssoftware denken

Excel ist das am häufigsten genutzte Softwarewerkzeug für Planung Unabhängig von der Unternehmensgröße setzen nahezu alle Unternehmen die Tabellenkalkulation in irgendeiner Form für Planungszwecke ein. Ursache und Treiber dieser Entwicklung sind oft individuelle Anforderungen aus Bereichen wie Vertrieb oder Personalwesen, die eine größtmögliche Flexibilität erfordern und dazu auf Excel zurückgreifen.

Der Einsatz von Excel für Planungszwecke – ohne ergänzende Planungsfunktionen und Datenbankanbindung - bringt jedoch einige große Nachteile gegenüber speziellen Planungswerkzeugen mit sich:

  • Die fehlende konsistente Datenbasis bei teilweise unzähligen Excel-Dateien.
  • Die hohe Fehleranfälligkeit und Gefahr für Inkonsistenzen durch zahlreiche Verknüpfungen.
  • Eine mangelhafte Unterstützung des Planungsprozesses.

Im Unterschied zur Tabellenkalkulation von Microsoft trennen spezielle Planungswerkzeuge Datenhaltung, Planungsmodelle und -masken. Plan- und Ist-Daten werden über definierte Datenintegrationsprozesse aus operativen Vorsystemen übernommen und zentral in einer gemeinsamen Datenbasis abgelegt. Darüber hinaus sind spezialisierte Funktionen für die wesentlichen Aufgaben der Planung verfügbar wie beispielsweise umfangreiche Datenerfassungsmöglichkeiten, Workflow-Unterstützung des Planungsprozesses, zur Kommentierung erfasster Plan-Daten oder Simulation von Szenarien.

Die Abbildung 1 veranschaulicht die enormen Vorteile eines speziellen Planungswerkzeugs. So berichten im kürzlich erschienenen "The Planning Survey 15" des BARC, dass 41 Prozent aller Unternehmen, die ein solches einsetzen, keine Probleme im Planungsprozess haben. Von den Unternehmen, die nur auf Excel zurückgreifen, können dies lediglich 17 Prozent behaupten. Zudem klagen ausschließliche Excel-Nutzer sehr viel häufiger über:

  • Fehlende Funktionalität (Simulation/Szenarien nicht abbildbar, genutzte Softwarelösung er-füllt Anforderungen schlecht)
  • Zeitprobleme (langwierige Abstimmungsprozesse, Planung veraltet, wenn verabschiedet)
  • Qualitätsprobleme (Unzureichende Datenqualitä
  • Inflexibilität der Planung

Abbildung 1: Probleme im Planungsprozess beim alleinigen Einsatz eines Planungswerkzeugs oder Excel. Mehrfachauswahl, Quelle: BARC "Planning Survey 15", n=63

Gründe von Anwendern gegen Planungssoftware

Wie die Studienergebnisse zeigen, helfen spezielle Planungswerkzeuge entscheidend dabei, Probleme im Planungsprozess zu vermeiden und die Zufriedenheit mit dem Planungswerkzeug zu erhöhen. Dennoch verzichtet rund ein Drittel der Unternehmen immer noch auf den Einsatz einer solchen Lösung. Die Gründe illustriert Abbildung 2. Nach ihren Aussagen sind ein schlechtes Kosten-Nutzen-Verhältnis (40 Prozent) sowie eine mangelnde Unterstützung der eigenen Anforderungen durch spezielle Planungswerkzeuge (32 Prozent) die Hauptgründe. Eine tiefergehende Analyse der Ergebnisse offenbart zudem, dass insbesondere die kleinen Unternehmen spezielle Planungswerkzeuge für zu teuer und zu komplex halten. Große Unternehmen sind hingegen überproportional häufig der Meinung, dass spezielle Planungswerkzeuge ihre Anforderungen nicht erfüllen können.

Aus BARC-Sicht sind beide Begründungen nur eingeschränkt gültig:

  • Aus den Studienergebnissen geht der Nutzen von speziellen Planungswerkzeugen eindeutig hervor. Dies ist insbesondere dort der Fall, wo Unternehmen vormals ausschließlich Excel verwendet und aufgrund massiver Probleme umgesattelt haben. Bezüglich der Kritik eines schlechten Kosten-Nutzen-Verhältnisses sind vor allem die Softwareanbieter gefordert, den Mehrwert und Nutzen ihrer Lösungen transparent zu machen und zu vermitteln.
  • Darüber hinaus ist auch die Kritik, dass Planungswerkzeuge bisher nicht die Anforderungen erfüllen konnten, ein nur bedingt gültiges Argument. Der Markt für Planungswerkzeuge im deutschsprachigen Raum bietet mehr als 50 Lösungen zur Auswahl. BARC-Projekte zeigen, dass Unternehmen sehr häufig glauben, dass sie sehr individuelle Anforderungen haben, die kein Planungswerkzeug erfüllen kann. Häufig zeigt sich in der Praxis dann aber, dass die angebotenen Lösungen funktional so reich und auch flexibel sind, dass sich in der Regel fast immer ein passendes Angebot am Markt finden lässt.

Abbildung 2: Was sind die Gründe für Ihr Unternehmen, kein spezielles Planungswerkzeug zu verwenden? Quelle: BARC "Planning Survey 15"Mehrfachauswahl, n=140

Planungsdauer mit Excel und Planungssoftware

Neben der höheren Anwenderzufriedenheit sowie generell geringeren Problemen im Planungsprozess lässt sich der Mehrwert spezieller Planungswerkzeuge am zeitlichen Aufwand nachweisen. Dieser liegt laut Umfrage im Durchschnitt bei zehn Tage für die Datenbereitstellung und jeweils fünf Tage für die Datenverarbeitung und -analyse.

Ein wichtiger Faktor, der den Zeitaufwand im Planungsprozess entscheidend bedingt, ist dabei das eingesetzte Planungswerkzeug. Auffällig ist, dass der Planungsprozess für die selektierte Teilplanung deutlich länger ist, wenn Unternehmen ausschließlich Excel nutzen. Tendenziell automatisierbare Aufgaben der Datenbereitstellung sowie der Datenverarbeitung und Zusammenfassung dauern doppelt so lang als wenn ausschließlich ein spezielles Planungswerkzeug Verwendung findet. Für die eigentliche Analyse der Plan-Daten verbleibt so relativ wenig Zeit.

Spezielle Planungswerkzeuge können hingegen das Einsammeln von Daten, die Zusammenführung der bereitgestellten Daten in einer einheitlichen Datenbasis sowie die Erzeugung von Plan-Zahlen durch automatisierte Verfahren effizient unterstützen. Einerseits beschleunigen sie generell die Abwicklung der Planungsprozesse durch unterstützende Funktionen wie Workflow-Unterstützung, Aufgabenmanagement, Planungskalender mit Deadlines oder durch die Integration mehrerer Performance-Management-Prozesse auf einer Plattform. Andererseits helfen sie effektiv bei der Datenbereitstellung für die Planung, beispielsweise durch eine einfachere Bereitstellung von Ist-Daten, durch eine integrierte Datenbasis/ein integriertes Datenmodell oder auch durch den Zugriff über einen Web-Client. Hierdurch verbleibt deutlich mehr Zeit für die inhaltliche Auseinandersetzung mit den Plan-Daten (wie Vorreiterunternehmen heute planen, hat die BARC-Studie "Planung bei Best-in-Class-Unternehmen in der DACH-Region – Von den Besten lernen" kürzlich untersucht)

 

Abbildung 3: Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer Planungslösung? Quelle: BARC "Planning Survey 15", n=849

Wird nur Excel eingesetzt, gelingt es Unternehmen offenbar nur bedingt gut,  die oben genannten Herausforderungen bei der Planung mit der Tabellenkalkulation zu meistern. Es verwundert deshalb nicht, dass Anwender spezieller Planungswerkzeuge sehr viel weniger über Probleme klagen als reine Excel-Nutzer. Vielmehr sind mehr als drei Viertel der Nutzer spezieller Planungswerkzeuge mit ihrem Produkt zufrieden, während es bei den anderen Lösungen etwas weniger als die Hälfte der Befragten sind.

Detaillierte und unabhängige Informationen zum Einsatz und Nutzen von Planungswerkzeuge und zur Zufriedenheit der Anwender mit marktgängigen Produkten bietet der  kürzlich vom BARC veröffentlichte "The Planning Survey 15":

The Planning Survey 15

Der "The Planning Survey 15" ist die größte unabhängige Umfrage zur Nutzung von Planungswerkzeugen im deutschsprachigen Raum. 899 Planungsexperten haben dafür detailliert Fragen zum Einsatz von insgesamt 13 Produkten oder Produktgruppen beantwortet. Ziel der Untersuchung ist es, den Markt für alle Akteure transparenter zu machen. Im Mittelpunkt stehen die Bewertung und Nutzung von Planungsprodukten anhand von Kriterien wie beispielsweise Business Benefits (Geschäftsnutzen), Kundenzufriedenheit, Preis-Leistung, Benutzerfreundlichkeit, Weiterempfehlung, Planungsfunktionalität, Performance sowie Support durch Anbieter und Implementierungspartner. Der Planning Survey 15 basiert nicht auf Einzelberichten oder persönlichen Meinungen, wie beim Research anderer Analystenhäuser, noch ist es eine Messung von Marktanteilen.

Folgende Anbieter und Produkte werden im Planning Survey 15 untersucht:

    arcplan

    Bissantz

    BOARD

    Corporate Planning

    Cubeware

    cubus

    evidanza

    IBM Cognos TM1

    Infor

    Jedox

    Oracle Hyperion Planning

    prevero prevero

    SAP BW Integrierte Planung