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Verträge verwalten, finden und nutzen – moderne Systeme für das clevere Vertragsmanagement

Verträge verwalten, finden und nutzen – moderne Systeme für das clevere Vertragsmanagement

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03.05.2018

Verträge verwalten, finden und nutzen – moderne Systeme für das clevere Vertragsmanagement
Häufig sind die Prozesse der Vertragserstellung und der Vertragsverwaltung sehr individuell und unterscheiden sich von Abteilung zu Abteilung. Die dezentrale Verwaltung der Verträge hat zur Folge, dass der Gesamtüberblick fehlt und sich Geschäftsbeziehungen zu externen Partnern nicht ganzheitlich betrachten lassen. So kann der Einkauf bei strategischen Verhandlungen mit Lieferanten beispielsweise nicht auf vollumfängliche und komplette Informationen zugreifen. Die Unternehmen können mögliche Preisvorteile nicht wahrnehmen, verhandeln falsche Volumina sowie Leistungen und haben einen wesentlich höheren Aufwand bei monetären Bewertungen.
 
Zudem ist die Suche nach den Verträgen im operativen Alltag häufig sehr mühsam. Einerseits ist unklar, wo die Verträge liegen, andererseits ist es auch nicht ersichtlich, zu welchen Themen überhaupt Verträge geschlossen wurden. Die dezentrale und manuelle Überwachung von für Verträge relevante Fristen (z. B. Kündigungsfrist, Verlängerungszeitpunk) ist zudem deutlich aufwändiger. Verpasste Fristen (z. B. Kündigung vergessen, einen notwendigen Vertrag nicht verlängert) haben fast immer negative Auswirkungen für das Unternehmen.
Moderne Lösungen für das Vertragsmanagement helfen bei der transparenten sowie zentralen Verwaltung der Verträge und unterstützen die Mitarbeiter bei ihren Aufgaben. Gute Systeme bieten für alle Phasen des Vertragslebenszyklus Werkzeuge an.

Der Vertragslebenszyklus: Erstellung, Nutzung und Bewahrung von Verträgen und Anlagen

Der Lebenszyklus von Verträgen umfasst mehrere Phasen. Beginn ist die Vertragserstellung. In dieser Phase wird das Vertragswerk ausgearbeitet, die finale Version wird zum Vertragsschluss genutzt. Vor dem eigentlichen Vertragsschluss muss dieser meist intern noch inhaltlich freigegeben werden. Im Rahmen des Vertragsschlusses wird der Vertrag signiert und tritt in Kraft. Die Aufbewahrungsfrist hängt von der Gültigkeitsdauer ab. Aktive Verträge werden durchgängig aufbewahrt. Inaktive Verträge werden noch für einen vordefinierten Zeitraum (z. B. 10 Jahre) vorgehalten. Im Rahmen der Aufbewahrungsfrist müssen die geschlossenen Verträge vor Veränderungen geschützt und den Mitarbeitern zur Nutzung angeboten werden. Die Vertragsinhalte werden häufig in führende Systeme (z. B. ERP- und CRM-Systeme) übernommen und für die Umsetzung von Prozessen verwendet.
 
Das Ende der Vertragslaufzeit hängt immer vom Vertragstyp ab. Es gibt Verträge, welche sich automatisch verlängern, wenn sie nicht innerhalb einer vordefinierten Frist gekündigt werden. Hier ist also eine Aktion notwendig um das Vertragsverhältnis zu beenden. Dagegen gibt es Verträge, welche eine feste Laufzeit haben. Nach Ablauf der Laufzeit ist das Vertragsverhältnis automatisch beendet. Wollen beide Geschäftspartner die Geschäftsbeziehung weiter aufrechterhalten, muss ein neuer Vertrag geschlossen werden. Des Weiteren gibt es auch Verträge, die einen einmaligen Kauf oder eine klar definierte Dienstleistung regeln und aus Garantie- und Gewährleistungsgründen aufzuheben sind. Hier muss für jede neue Leistung im Normalfall ein eigener Vertrag definiert werden. Nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist können die Verträge gelöscht werden.
 
Hierbei empfiehlt es sich, eine letzte inhaltliche Beurteilung durch einen fachlichen Verantwortlichen vorzunehmen. Inaktive Verträge können z. B. als inhaltliche Vorlagen für die Erstellung neuer Verträge dienen.
 
Neben den eigentlichen Verträgen sind auch die Vertragsanlagen von Bedeutung. Vertragsanlagen können sowohl ergänzendes Vertragswerk (z. B. technische Spezifikationen, Wartungsbedingungen, AGBs), Korrespondenz (z. B. Kommunikation mit dem Lieferanten, Anschreiben) oder Vertragserweiterungen (z. B. ergänzende Paragraphen, Vertragserweiterungen) sein. Zudem lassen sich auch interne Informationen (z. B. interne Controlling-Listen, Ergebnisse von Marktrecherchen, Kommentare zum Vertrag) als interne Anlagen führen.

Unterstützungsmöglichkeiten moderner Systeme

Entsprechende Fachsysteme stellen für alle Phasen des Vertragslebenszyklus Werkzeuge zur Verfügung und unterstützen die Anwender ganzheitlich. So existiert ein Vorlagenmanagement für die Erstellung von standardisierten Verträgen. Meist handelt es sich um intelligente Word-Templates, welche nach Regeln automatisch mit Daten gefüllt werden können. So ist es beispielsweise möglich, dass nach der Eingabe einer eindeutigen Geschäftspartnerkennung automatisch alle relevanten Stammdaten in die Vorlagen einkopiert werden. In Papierform geschlossene Verträge können mittels Scanclient erfasst werden. Digital geschlossene Verträge (z. B. als PDF mit Signatur) lassen sich direkt über eine Import-Schnittstelle in die Lösung übertragen.
 
Nach der Überführung ins System müssen die Anwender den Vertrag klassifizieren und die relevanten Metadaten vergeben. Beispiele für Vertragsklassen sind Mietverträge, Kaufverträge, Dienstleistungsverträge und Preisvereinbarungen. Beispiele für Metadaten sind die Stammdaten des Geschäftspartners, der inhaltlich verantwortliche Mitarbeiter, der Vertragsgegenstand, der Vertragsstatus und vereinbarte Laufzeiten oder Kündigungsfristen. Auf Basis der Metadaten kann dann die Vertragsverwaltung und -speicherung erfolgen. Im Standard werden alle aktiven Verträge revisionssicher aufbewahrt. Ausgelaufene bzw. inaktive Verträge werden meist noch für eine gewisse Frist aufbewahrt.
 
Pro Vertrag lässt sich zudem eine Vertragsakte anlegen. Das macht vor allem für Verträge Sinn, welche über viele Anlagen verfügen. Die Akten können verschiedene Register (z. B. Korrespondenz, ergänzende Vertragsunterlagen, Zusatzinformationen, internes Controlling) enthalten, in welche die Anlagen und der eigentliche Vertrag eingeordnet werden können. So wird sichergestellt, dass die zusammengehörigen Informationen auch gemeinsam verwaltet werden und den Mitarbeitern stets ein vollumfänglicher Informationsüberblick geliefert wird.
 
Mittels der Recherche-Werkzeuge können die Anwender nach Verträgen suchen. Grundsätzlich lassen sich die Vertragsinhalte und Metadaten durchsuchen. Auch Suchanfragen auf mehr als einem Feld (z. B. alle Verträge des Lieferanten Mustermann, die noch aktiv sind) sind möglich. Das Rollen- und Rechtemodell legt dabei genau fest, wer nach welchen Inhalten suchen und diese sehen darf. So kann man beispielsweise genau definieren, welche Anwendergruppen nach welchen Verträgen suchen und welche Bestandteile (z. B. nur ausgewählte Metadaten, Vertragsinhalte) eingesehen werden dürfen. Die der Suchanfrage entsprechenden Verträge werden in einer übersichtlichen Trefferliste angezeigt. Neben den Verträgen werden auch dort auch die zugehörigen Metadaten in Tabellenstruktur dargestellt. So ist es möglich, die Trefferliste zu sortieren, weiter zu filtern und zu durchsuchen.
 
Auf Basis der Metadaten können die Anwender auch Auswertungen definieren. Beispielsweise lassen sich Reports über das Vertragsvolumen, die Vertragslaufzeiten und die Verteilung auf die Geschäftspartner sowie Geschäftsbereiche erstellen.
 
Zudem unterstützen die Lösungen bei der Fristenüberwachung. So können die Systeme automatisch auf Kündigungsfristen hinweisen und die Anwender auf auslaufende Verträge aufmerksam machen. Ist der verantwortliche Mitarbeiter nicht verfügbar, können auch Stellvertreter oder Vorgesetzte informiert werden. Hierdurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter relevante Fristen nicht vergessen und die richtigen Prozesse angestoßen werden. Benachrichtigungsfunktionen stellen sicher, dass intern die richtigen Mitarbeiter über neue und geänderte Verträge informiert werden. Hier lassen sich Regelwerke erstellen, welche festlegen, wer wann über welche Inhalte informiert wird.
 
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Lösungen die Verträge automatisch löschen oder diese den verantwortlichen Mitarbeitern vorlegen, welche dann entscheiden können, wie weiter mit diesen zu verfahren ist.

Integration in führende Anwendungen

Verträge enthalten häufig Informationen, welche für die Prozessbearbeitung in führenden Anwendungen wie ERP- und CRM-Systemen benötigt werden. Aus diesem Grund verfügen moderne Systeme über Schnittstellen zu diesen Programmen. Die genaue Art der Integration hängt dabei immer von den Systemen und dem jeweiligen Use-Case ab.
 
Eine Möglichkeit der Integration ist, die Verträge im System für das Vertragsmanagement abzulegen und diese mit den relevanten Datensätzen in den führenden Lösungen zu verknüpfen. Der Anwender kann dann aus dem Front-End der führenden Lösung die Verträge aufrufen, - die Lösung für das Vertragsmanagement stellt diese dann zur Verfügung. Zudem können auch Daten aus dem führenden System übertragen und für die Metadatenvergabe und Verwaltung Vertragsmanagementsystem verwendet werden.
 
Beispielsweise lassen sich so Lieferanten im ERP-System mit den mit ihnen geschlossenen Verträgen in der Lösung für Vertragsmanagement verknüpfen. Teile der Lieferantenstammdaten können zur Indexierung der Verträge genutzt werden. Zudem können auch Bestellungen, welche auf den Vertragsinhalten basieren, mit den jeweiligen Bestelldatensätzen verknüpft werden. Weitere Beispiele sind die Verknüpfung von Verträgen mit Kundendaten im CRM-System und die Verbindung von Verträgen und technischen Anlagen in Instandhaltungssoftware.
 
Durch diese Art der Integration erfolgt eine bedarfsgerechte Bereitstellung der Verträge und Verknüpfung mit den richtigen Daten sowie Prozessen. Die Mitarbeiter können aus ihren führenden Anwendungen auf die relevanten Verträge zugreifen und mit diesen arbeiten, während die eigentlichen Verträge revisionssicher in der Lösung für Vertragsmanagement aufbewahrt und verwaltet werden. Anwender, welche nicht in der führenden Anwendung arbeiten, können dann über das Front-End der Lösung für das Vertragsmanagement auf die Inhalte zugreifen.

Potentiale von Lösungen für Vertragsmanagement

Lösungen für das Vertragsmanagement bieten viele Potentiale für die Unternehmen. So helfen sie, bestehende Kosten zu reduzieren, Sicherheitsaspekte zu stärken und gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Im operativen Geschäft sind es vor allem Zeit- und Qualitätsvorteile, welche die Anwender bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und diese entlasten.
 
Abbildung 1: Potentiale von Lösungen für das Vertragsmanagement
 
Unternehmen, welche noch keine zentrale Strategie und Lösung für das Vertragsmanagement haben, sollten sich unbedingt mit diesem wichtigen Thema beschäftigen. Verträge enthalten für den Geschäftsbetrieb wertvolle Inhalte und nicht selten sind auch die monetären Werte, welche in diesen geregelt werden, sehr hoch. Fehler, welche durch das Nichtauffinden von Verträgen und zu späte Reaktionen auf Fristen entstehen, können den Unternehmenserfolg empfindlich beeinflussen. Umgekehrt können Lösungen für das Vertragsmanagement bei der Erfüllung von Pflichten, dem Einfordern von verabredeten Leistungen und dem zielgerichteten sowie erfolgreichen Abschluss neuer Verträge unterstützen.
 
Vertragsmanagement ist kein verstaubtes Thema, sondern sollte auf der Agenda eines jeden clever agierenden Unternehmens stehen.