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Robotic Process Automation sinnvoll einsetzen

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11.05.2020

Robotic Process Automation sinnvoll einsetzen

In vielen Unternehmen führt die starke Auslastung der Mitarbeiter mit vergleichsweise einfachen, manuellen und sich wiederholenden Tätigkeiten zu Kapazitätsengpässen. Aufwandstreiber wie z. B. die Kontenabstimmung, Datenübernahmen oder der Abgleich von Transaktionen halten Mitarbeiter mit Expertenwissen davon ab, sich auf geschäftsrelevante Fragestellungen zu fokussieren. Robotic Process Automation (RPA) kann an dieser Stelle unterstützen und Mitarbeiter von wenig wertschöpfenden aber notwendigen Tätigkeiten entlasten.

RPA-Software stellt Softwareroboter bereit, um geeignete (Teil-)Prozesse zu automatisieren

Im Bereich der Prozessunterstützung und Prozessautomatisierung gibt es unterschiedliche Systemgattungen. RPA-Software verfolgt den Ansatz der robotergestützten Automatisierung von einfachen regelbasierten Tätigkeiten. Die Technologie zeichnet sich im Vergleich zu Werkzeugen anderer Gattungen wie Business Process Management oder Inputmanagement durch die direkte Interaktion über die Oberflächen der zu berücksichtigten Systeme aus.

RPA-Werkzeuge können also ohne explizite Schnittstelle mit Drittsystemen kommunizieren und benötigen weder eine Integration auf Funktions- noch auf Datenebene.

RPA-Software stellt Softwareroboter bereit, die die Ausführung von geeigneten Prozessen bzw. Teilprozessen vollständig übernehmen können. Im Allgemeinen wird zwischen geführten Robotern und ungeführten Robotern unterschieden:

Merkmale geführter und ungeführter Roboter im RPA-Umfeld
Abbildung 1: Merkmale geführter und ungeführter Roboter im RPA-Umfeld

Damit die Bots wissen was zu tun ist, muss der Prozess in strukturierter Form beschrieben werden. Diese Ablaufsequenzen werden über die integrierten Modellierungsumgebungen oder sogenannte Recorder erstellt. In den Modellierungsumgebungen werden der gewünschte Ablauf sowie die notwendigen Daten beschrieben.

Recorder protokollieren die Arbeitsabläufe aus Mausbewegungen sowie Tastenschlägen und generieren parallel zur manuellen Durchführung einen ausführbaren Code. Dieser kann im Anschluss wiederum in der Modellierungsumgebung editiert werden. Die Systeme arbeiten grundsätzlich unabhängig von der Oberfläche – allerdings werden für verschiedene Oberflächentechnologien (z. B. Web, Desktop, Citrix) häufig unterschiedliche Roboterarten eingesetzt.

Immer häufiger bieten RPA-Hersteller zusätzlich eigene Marktplätze, in denen diese vorkonfigurierte Ablaufsequenzen für bestimmte standardisierte Aufgaben bereitstellen. Neben Bots, die z. B. auf den Export von Daten aus bestimmten Vorsystemen und Masken spezialisiert sind, können Anwender dort auch zunehmend auf AI-gestützte Roboter zugreifen. Diese können dort, wo starr konfigurierte Roboter an ihre Grenzen stoßen – beispielsweise bei der Erkennung und Verarbeitung unstrukturierter Daten – unterstützen.

RPA-Software zeichnet sich weiterhin durch intuitive Konfigurationsmöglichkeiten der Ablaufsequenzen aus. Die Hersteller legen großen Wert auf grafische Oberflächen. So soll die Erstellung und Modellierung von Robotern auch Fachanwendern ermöglicht werden. Eine entsprechende Schulung sowie ausreichende fachliche Kompetenzen und ein fundiertes Verständnis für Prozesse sowie die involvierten Daten sind dennoch unabdingbar.

Ebenso notwendig ist die Einbindung der IT in RPA-Projekte. Auch die Roboter benötigen – wie der menschliche Mitarbeiter – einen Zugang zu den verwendeten Systemen. Deshalb bekommen die Bots meist eigene Benutzer-IDs, Passwörter und spezielle Zugriffsrechte. Die Integration in die vorhandene Architektur sowie Verantwortlichkeiten, Rollen und Rechte sollten deshalb entsprechend festgelegt werden.

Zudem ist es wichtig, dass der organisatorische Rahmen für den Einsatz von Robotern vorgegeben wird: Wer darf welche Roboter für welche Einsatzzwecke erstellen? Wie wird dies dokumentiert? Diese Fragen müssen eindeutig geklärt sein, damit der Rahmen für einen strukturierten und transparenten Einsatz geschaffen wird.

Einsatzmöglichkeiten von Softwarerobotern

Generell können RPA-Lösungen in sämtlichen Unternehmensbereichen gewinnbringende Ergebnisse liefern. Durch die verringerte Komplexität in der Implementierungsphase, in der im Vergleich zu anderen Automatisierungslösungen keine technischen Schnittstellen geschaffen werden müssen, lassen sich die Systeme flexibel einsetzen und sind in kurzer Zeit einsatzbereit.

RPA-Lösungen können so kleinere Aufgaben, die bestimmte Kriterien erfüllen, vollständig übernehmen oder Teil eines übergreifenden Arbeitsworkflows sein. Abbildung 2 verdeutlicht die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.

Anwendungsbeispiele von RPA-Softwarerobotern
Abbildung 2: Anwendungsbeispiele von RPA-Softwarerobotern

Automatisierung von Geschäftsprozessen mittels RPA-Technologie

Der erste Schritt zum erfolgreichen Einsatz von RPA-Software ist die Auswahl eines automatisierbaren Prozesses.

Dabei ist zu beachten, dass nicht jeder Prozess für RPA-Roboter geeignet ist. Komplexe, personenübergreifende Prozesse sind zum Beispiel nur schwer umzusetzen. Prozesse sollten also bestimmte Kriterien erfüllen. Abbildung 3 zeigt, auf welche Merkmale in welcher Ausprägung einen geeigneten Prozess beschreiben.

Eigenschaften von Prozessen
Abbildung 3: Eigenschaften von Prozessen, die sich für die Automatisierung mittels RPA-Lösungen eignen

RPA-Lösungen können eine sinnvolle Unterstützung bei der Automatisierung von repetitiven, standardisierten (Teil)-Prozessen und Routineaufgaben mit hoher Stabilität bieten. Die Abbildung ganzer „Ende-zu-Ende-Prozesse“ ist hingegen nicht zu empfehlen.

Der praktische Einsatz der robotergestützten Prozessautomatisierung beschränkt sich bislang vor allem auf die komplett regelbasierte Automatisierung. Generell gilt: Die Anwendungsfälle müssen sorgfältig ausgewählt und auf ihre Eignung für RPA-Software geprüft werden.

Nach der Auswahl eines passenden Prozesses muss dieser, falls nicht bereits im Vorfeld erfolgt, dokumentiert und in einer Ablaufsequenz beschrieben werden. Nur so wird er für die Softwareroboter ausführbar.

Wie bereits beschrieben ist dafür dennoch Schulung und Training notwendig. Ebenso wird eine entsprechende organisatorische Regelung benötigt, damit ein klarer Rahmen für die Erstellung und Nutzung von Robotern vorgegeben wird.   

Eine umfassende Strategie kann bei der Einführung und dem Einsatz von RPA-Software unterstützen. Wildwuchsgefahr und das Risiko von fehlerbehafteten und ineffizient modellierten Prozessen kann durch entsprechende Regelungen, Verantwortlichkeiten und Training gemindert werden.

Die organisatorische Einbettung von RPA-Initiativen ist insbesondere dann unerlässlich, wenn der Einsatz von Softwarerobotern einzelne Bereiche übersteigt und auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden soll. 

RPA ist:

  • keine Lösung, um End-to-End Prozesse vollständig abzubilden
  • keine "One-Size-Fits-All-Technologie": Geeignete Anwendungsfälle müssen sorgfältig geprüft werden
  • kein Allheilmittel: ineffiziente oder fehlerhafte Prozesse bleiben auch mit Automatisierung ineffizient und fehlerhaft
  • keine geeignete Lösung für Prozesse, die komplexe Entscheidungen erfordern und eine hohe Variantenzahl aufweisen

Weitere Vorteile der Prozessautomatisierung durch RPA

Die allgemeinen Vorteile von Prozessautomatisierung liegen auf der Hand. Zu Kosten- und Zeitersparnis reihen sich verbesserte Compliance sowie die Steigerung von Prozessqualität und Sicherheit. Personalressourcen werden entlastet und können verstärkt für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden. Zusätzlich werden Produktivität und Datenqualität verbessert, da menschliche Fehler vermieden werden.

Neben den beschriebenen Benefits haben speziell RPA-Lösungen außerdem den Vorteil der schnittstellenlosen Einbindung von diversen Fachanwendungen.

Es bedarf somit keiner Veränderung bestehender Systeme, Anwendungen oder Infrastruktur. Softwareroboter können weiterhin als direkte Unterstützung für Mitarbeiter konfiguriert werden. Dafür nutzt man die geführte Automatisierung, um die Bots direkt auf dem Desktop der Mitarbeiter zu implementieren. Auf Anweisung des Mitarbeiters übernehmen sie geeignete, zeitaufwendige Teilaufgaben und können sogar als eine Art Personal Assistent fungieren.

So können die Bots beispielsweise hilfreiche Tipps und zusätzliche Informationen liefern wie z. B. den aktuellen Wechselkurs immer dann, wenn der Mitarbeiter an einer bestimmten Stelle im Prozess angelangt ist.    

Ein Fokus der Hersteller von RPA-Software liegt außerdem auf der Usability. Die Ablaufsequenzen sollen mittels einer intuitiven, grafischen Oberfläche auch durch Fachbereichsmitarbeiter erstellt werden können. Dadurch sind die Geschäftsbereiche weniger abhängig von der IT und können eigenständig kleinere Tätigkeiten automatisieren.

Wie bereits beschrieben ist dafür dennoch Schulung und Training notwendig. Ebenso wird eine entsprechende organisatorische Regelung benötigt um einen klaren Rahmen für die Erstellung und Nutzung von Robotern vorzugeben.

Hohes Automatisierungspotential in den Finanzprozessen

Für die robotergestützte Automatisierung eignen sich besonders standardisierte, repetitive und komplett regelbasierte Prozesse mit einem hohen Anteil an einfacher und manueller Tätigkeit.

Gerade im Finanz- und Controlling-Bereich von Unternehmen sind solche Prozesse kein Einzelfall. Aufgrund der Vielzahl der Aufgaben, der vielen gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen sowie der enormen Datenmengen müssen die Mitarbeiter besser unterstützt werden.

Häufig werden Mitarbeiter mit eintönigen, manuellen Tätigkeiten stark ausgelastet und haben somit nur wenig Zeit für anspruchsvolle und höherwertige Aufgaben. Dabei sind Experten für Finanzen und Controlling nur schwer zu finden. Sie sollten sich auf die geschäftsrelevanten Fragestellungen fokussieren, in denen sie ihr Expertenwissen anwenden können.

RPA-Lösungen können hier eine enorme Entlastung schaffen. So können sich die Mitarbeiter wieder stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. In der Finanzorganisation können die Softwareroboter zum Beispiel die (Teil-)Verarbeitung von Buchungsbelegen übernehmen. Ebenso können sie den Rechnungstellungsprozess und den Monatsabschluss unterstützen.

In den Finanzprozessen liegt hohes Automatisierungspotential und die Anwendungsfälle sind vielfältig. Tätigkeiten, die starken Compliance-Regelungen unterliegen, folgen strikten Vorgaben. Somit sind sie prädestiniert für die Ausführung durch einen Softwareroboter. Zusätzlicher Benefit des Bots: Inkorrekte Eingaben werden vermieden und die Output-Qualität gesteigert.

Aktuelle Entwicklungen zeigen außerdem eine Veränderung der Rollenbilder in der Finanzorganisation. Neue Kenntnisse und Fähigkeiten werden immer wichtiger. Um diesen Erwartungen standhalten zu können, müssen Mitarbeiter von zeitintensiven aber wenig wertschöpfenden Tätigkeiten befreit werden. In systemübergreifenden Prozessen ohne Schnittstellen sind menschliche Mitarbeiter nach wie vor stark eingespannt.

In vielen Unternehmen werden Finanzprozesse außerdem noch zum Teil durch Altsysteme gespeist. In solchen Situationen können RPA-Lösungen mit ihrem einzigartigen Vorteil punkten. Über die Oberflächen können Softwareroboter auch mit Altsystemen kommunizieren und den Mitarbeitern aufwendige Datenübertragungen abnehmen.

Process Mining kann bei der Auswahl geeigneter Prozesse unterstützen

Ein wesentlicher Schritt für erfolgreiche Automatisierung mittels RPA-Technologie, ist die Auswahl von geeigneten Prozessen. Deshalb bringen viele Werkzeuge im Standard bereits sogenannte Process Discovery Module mit. Diese Module unterstützen bei der Identifizierung und Priorisierung von Prozessen, die die oben genannten Eigenschaften aufweisen.

Für die Beschreibung potentieller Prozesse gehen die Lösungen unterschiedlich vor. Eine Variante ist die Visualisierung des Prozesses mittels Recorder. Ähnlich wie bei der Erstellung der Ablaufsequenzen schneidet das Werkzeug die nötigen Prozessschritte während der Durchführung mit.

Ein weiterer Ansatz ist die manuelle Erfassung von Rahmenparametern wie Durchlaufzeit und Anzahl der Prozessschritte. Daraus wird im Anschluss ein Score errechnet, der die Eignung und Priorität des Prozesses beschreibt. 

Umfassende Ergebnisse aus Prozess Analysen liefern Process-Mining-Werkzeuge. Im Gegensatz zu den Process Discovery Komponenten analysieren Process Mining Lösungen die Ereignisprotokolle der operativen Systeme. So ermitteln sie die tatsächlich durchgeführten Geschäftsprozesse mit sämtlichen Varianten und Ausnahmen. Durch diese Analysen können Geschäftsprozesse mit hohem Optimierungspotential identifiziert werden.  

Beide Systeme können enorme Wechselwirkungen erzeugen. Deshalb kommen immer häufiger in Unternehmen sowohl Process Mining als auch RPA-Lösungen in Kombination zum Einsatz. Mittels Process Mining werden entsprechende Prozesse ermittelt, bei deren Optimierung RPA-Lösungen unterstützen können.

So erzielen Sie aus RPA-Investitionen langfristig einen hohen Wert

„Think big – start small – scale fast“ lautet die Devise im RPA-Umfeld. Um erste RPA-Initiativen erfolgreich umzusetzen, empfehlen wir, mit einfachen Prozessen, die nur wenige einfache Arbeitsschritte umfassen, zu starten.

Gleichzeitig sollte jedoch die Skalierung der Roboter auf einen erweiterten Einsatz eingeplant werden. Zu kleinteiliges Silo-Denken erschwert eine Geschäftsbereichsübergreifende Nutzung bereits definierter Ablaufsequenzen.

Viele Werkzeuge bieten eine sehr gute Skalierbarkeit, sodass Startszenarien schnell und flexibel ausgebaut werden können. Die Qualität des Outputs der Softwareroboter sollte anfangs regelmäßig überprüft werden um im Falle eines Fehlers den Ablauf zu optimieren.

Damit RPA möglichst umfassend in der Organisation installiert werden kann, sind eine strategische Verankerung und eine gesamtheitliche Betrachtung erforderlich. Dafür eignen sich besonders abteilungsübergreifende Teams. So können Informationen gebündelt und eine übergreifende Einführung von RPA über Geschäftseinheiten hinweg gefördert werden.

Viele Anbieter positionieren ihre Werkzeuge als fachanwenderfreundliche Lösung, die im Geschäftsbereich betrieben werden kann. Trotz dieser Ausrichtung sollte die IT-Abteilung zwingend bei der Einführung einer RPA-Lösung im Unternehmen beteiligt sein.

Für die Softwareauswahl und -implementierung sowie deren Verankerung in der Gesamtarchitektur ist Expertenwissen gefragt. Bevor die Lösung an den Fachbereich übergeben wird, ist außerdem eine entsprechende Schulung ausgewählter Mitarbeiter zu empfehlen.  

Um erste Tätigkeiten in eine Ablaufsequenz zu überführen, muss zunächst ein geeigneter Prozess oder eine einfache Desktopautomatisierung ausgewählt werden. Der Prozess bzw. die Desktopautomatisierung sollten möglichst viele der oben genannten Kriterien erfüllen.

Oft empfiehlt es sich, Geschäftsprozesse zunächst auf Ihre Effizienz und Effektivität zu prüfen und eine Optimierung vorzunehmen. Denn ein bereits mangelhafter Prozess bleibt mangelhaft, wenn er eins zu eins automatisiert wird.

Es ist hilfreich, entsprechende Prozesse zunächst zu dokumentieren und eine Priorisierung vorzunehmen. Viele RPA-Werkzeuge unterstützen dabei mit eingebauten Modulen, die Prozesse aufzeichnen und visualisieren sowie deren Eignung anhand bestimmter Parameter wie Arbeitsschritte, Durchlaufzeit etc. prüfen. Immer häufiger werden dafür auch Process Mining Werkzeuge eingesetzt, die eine umfangreiche Analyse der tatsächlich durchgeführten Geschäftsprozesse vornehmen.

Mit RPA zu schnell sichtbaren Ergebnissen

Viele Unternehmen haben die Vorteile von RPA-Lösungen bereits erkannt. Dies hat zu einem enormen Marktwachstum in den letzten Jahren geführt. Die meisten Digitalisierungsstrategien sehen den Einsatz von RPA-Werkzeugen vor. Vor allem um schnelle Erfolge innerhalb der langwierigen digitalen Transformation von Organisationen zu erzielen, eignet sich RPA-Software besonders.

Aufgrund der schnellen Einsatzbereitschaft durch eine schnittstellenlose Kommunikation und intuitive Bedienbarkeit kann RPA in kurzer Zeit zu sichtbaren Ergebnissen führen. Dennoch sollte die Einführung nicht überstürzt angegangen werden. Eine strategische Einbettung von RPA in der Organisation und die Abgrenzung gegenüber anderen Systemgattungen sowie die genaue Prüfung der zu automatisierenden Prozesse verhindern unnötige Investitionen und Misserfolge.

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