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Die 9 Digital Workplace Trends 2022

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17.01.2022

Die 9 Digital Workplace Trends 2022

Diese Trends und Entwicklungen können Sie für den Digital Workplace 2022 erwarten

1. Kreieren Sie Ihre Vision eines Digital Workplace

Kein Schnellschuss, sondern ganzheitliche Konzepte sind für den Digital Workplace 2022 gefragt! Nachdem die Pandemie viele Unternehmen planlos in die Welt des digitalen Arbeitsplatzes katapultiert hat, gilt es in diesem Jahr, Dinge aufzuräumen und für Ordnung zu sorgen.

„Unternehmen müssen erkennen, dass sie nicht nur Werkzeuge oder Daten für den Digital Workplace benötigen, sondern auch angepasste Prozesse. Zudem sollten auch alle Mitarbeiter:innen ins Boot geholt werden“, so Sabine Kraus, Analystin bei BARC.

Formulieren Sie eine Vision des Digital Workplace, in der Sie alle Bestandteile bedenken. Bilden Sie Ihre Vision in einem ganzheitlichen Konzept ab. Denken Sie daran, jede Abteilung Ihres Unternehmens an den Digital Workplace anzubinden.

2. Remote Work professionell umsetzen

Sie dachten, mit Laptop und Homeoffice ist der hybride Arbeitsplatz bzw. Remote Work vollendet? Dazu gehört noch viel mehr – und das sollten Sie 2022 angehen!

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter:innen, egal wo sie sich befinden, auf Unternehmensdaten und entsprechende Applikationen zugreifen können. Das geht beispielsweise über Applikationen oder einen Self-Service Shop.

Auch hier sind eigens für Ihr Unternehmen optimierte Konzepte gefragt zu Mitarbeiterführung, Collaboration und Employee Engagement. „Remote“ heißt nicht „abgeschnitten“ – gerade der Digital Workplace ermöglicht viele neue Formen der flexiblen Zusammenarbeit und des Austausches zwischen den Beteiligten.

3. Einfach und komfortabel arbeiten

2022 muss der Digital Workplace einfach und komfortabel sein. Und wie können Unternehmen das erreichen? Schaffen Sie echte Mehrwerte!

„Schöne Oberflächen bedeuten nicht nur, dass die Farben ansprechend und der Aufbau ihrer Software responsive sind – auch der Inhalt sollte responsive sein. Mitarbeiter:innen sollten nicht Eingaben verteilt oder mehrfach machen müssen. Zur Bearbeitung muss der fachliche Kontext gegeben sein – was brauche ich wofür?“, so Dr. Martin Böhn, Senior Analyst bei BARC.

Zudem sollten Mitarbeiter:innen direkt finden, was sie suchen. Das klingt offensichtlich, ist aber nur mit einer hohen Datenqualität im Unternehmen möglich.

4. Optimierte Prozesse motivieren und performen

„Prozesse sind der Kleber, der ein System zusammenhält“ – die Worte von Kai Yang sind 2022 aktueller denn je.

Mit übergreifender, gut durchdachter Prozessunterstützung gelingt es. Stellen Sie sicher, dass Ihre Fachbereiche und Fachsysteme sinnvoll miteinander verbunden sind. „Mit Effizienz macht das Arbeiten auch für Ihre Mitarbeiter:innen mehr Spaß! Weg von Kopien und Doppeltarbeiten hin zu echten, zielgerichteten Prozessen“, so Dr. Martin Böhn.

Ein kritischer Blick auf bestehende Abläufe lohnt sich. Die Werkzeuge des Digital Workplace erlauben es oft, schneller und einfacher zu arbeiten.

Und optimierte Prozesse sind nicht nur gut für die interne Mitarbeiterinformation, sondern stellen die Weichen für eine stärkere Kundenorientierung. Man kann flexibler auf relevante Inhalte zugreifen, der Kontext der Prozesse bietet wertvolles Wissen und auch die Zusammenarbeit wird vereinfacht.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch in der Research Note "Digital Workplace und Customer Experience: Verbindung von Customer Excellence und Employer Excellence". 

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Denken Sie auch daran, die Optimierung Ihrer Prozesse auch organisatorisch umzusetzen. Das können Sie in Ihrer Digital Workplace Vision verankern (s. Punkt 1).

5. Zentrale Kollaboration & Kommunikation sind der Schlüssel

„Ich geh mal schnell rüber ins Büro meiner Kollegin“ – das ist seit fast zwei Jahren oft nicht so einfach möglich. Entweder tauscht man sich zu bestimmten Dingen gar nicht mehr aus oder die Inhalte gehen in den vielen Kanälen (Chats, E-Mail) verloren.

Als Trend des Digital Workplace 2022 sehen wir daher, verschiedene Kommunikationswege zu verbinden. Der Kommunikationsbedarf im Digital Workplace steigt. Um schnell und gleichzeitig mit hoher Qualität zusammen arbeiten zu können, braucht es klare Strategien: Welche Kanäle werden wie genutzt? Welche Informationen werden wo verwaltet? Wie wird geteilt – wer ist in der Bring- oder Holschuld?

„Der bekannte Flurfunk oder Plausch auf dem Gang oder an der Kaffeemaschine wurde reduziert oder entfällt sogar – und so muss der Digital Workplace für einen Ersatz sorgen“, konstatiert Expertin Sabine Kraus.

Unternehmen müssen neue Kommunikationskonzepte und -formen finden und erarbeiten – zwischen den Mitarbeiter:innen untereinander sowie zwischen Vorgesetzten und der Belegschaft.

6. Wissensmanagement der Zukunft etablieren

„Ein weiterer Trend des Digital Workplace 2022 ist es, eine Art der Wissensvermittlung und eine andere Art des Teilens von Wissen in Unternehmen zu etablieren – das geht beispielsweise über E-Learning-Plattformen“, sagt Dr. Martin Böhn.

„Mit immer mehr Systemen, digitalen (veränderten) Prozessen oder Aufgaben und neuer Software ist es wichtig, Mitarbeiter:innen an die Hand zu nehmen und in Sachen Digital Workplace rundum zu schulen.“

Unternehmen sollten Schulungen bereitstellen, Informationen über Veränderungen vorab zuspielen und Ansprechpartner:innen bereitstellen. Zudem sollten Mitarbeiter:innen auch selbst Wissen erarbeiten und nutzen können, bspw. über Self-Service Analytics oder Wissensdatenbanken. Auch viele Fachanwendungen wie CRM- oder ECM-Systeme bieten Funktionen zur Erfassung, Verwaltung und zum Teilen von Wissen.

7. Analytics + Digital Workplace = 2022

2022 gehen der Digital Workplace und Analytics Hand in Hand. Es ist für Unternehmen an der Zeit, Wissen in Bereichen wie Mining oder Predictive zu generieren und zu nutzen.

Im zweiten Schritt sollten Unternehmen dieses Wissen auch bereitstellen und verteilen – auch interaktiv, beispielsweise über Self-Service Analytics.

Verbinden Sie Analytics und Operationalisierung – bringen Sie Wissen in die Prozesse ein. Hier gibt es viele Möglichkeiten: Oft ist es ausreichend, bestimmte Inhalte als Hintergrundwissen bereitzustellen. Der/die Bearbeiter:in nutzt dann dieses Wissen im Prozess für seine Entscheidungen. Die automatisierte Nutzung von Analyseergebnissen erfolgt beispielsweise in der Prozesssteuerung (Welcher Kunde sollte wie angesprochen werden?) oder durch aktive Vorschläge des Systems (Next Best Action).

8. Moderne, benutzerfreundliche Systeme aufbauen

Der Digital Workplace kann nur sein komplettes Potenzial ausschöpfen, wenn alle Mitarbeiter:innen damit arbeiten können – und wollen. „Mit No Code oder Low Code können geschulte Fachbereiche Lösungen aufbauen und so effektiv nutzen“, sagt Dr. Martin Böhn. Damit erfolgen die Abbildung und Verbesserung direkt dort, wo das Wissen um diese Prozesse ist: bei den Anwender:innen.

Auch Künstliche Intelligenz ist im Digital Workplace 2022 nicht wegzudenken. Unsere Expertin Sabine Kraus sagt hierzu: „KI wird 2022 in immer mehr Unternehmen zum Einsatz kommen. Doch es macht nur Sinn, es auch dort einzusetzen, wo es einen Nutzen entfalten kann.

Gute Beispiele für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Digital Workplace sind Assistenzsysteme oder Ergänzungsmodule intern bereits eingesetzter Lösungen – so schafft man ein gezieltes „Best of Breed“ seiner Systeme.“

9. Sicherheit geht vor!

Bei den Digital Workplace Trends 2022 geht es nicht nur darum, neueste und erfolgversprechende Technik einzusetzen. Denn was bringen die besten Systeme und Inhalte, wenn sie im nächsten Moment weg sein können?

Sorgen Sie für Security in Ihrem Digital Workplace – beispielsweise mit Nutzer- und Rechtemanagement Ihrer Daten, sowie der Absicherung der Datenhaltung (data in rest) sowie des Datenaustauschs (data in motion).

Auch die Verwendung der Daten muss klar gesteuert sein – nicht erst seit der EU-DSGVO. Datensicherheit und Datenschutz sind wesentliche Kriterien, wenn es darum geht, Vertrauen bei den Anwender:innen, Kund:innen und Partner:innen zu schaffen.