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Wie Sie Prozesse durch Input Management automatisieren

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07.09.2020

Wie Sie Prozesse durch Input Management automatisieren

Eingehende Post und Rechnungen bei Unternehmen haben oftmals direkten Bezug zu den Geschäftsprozessen. Gerade die Finanzabteilung muss auf alle wichtigen Inhalte Zugriff haben: Daten und Dokumente.

Es ist wichtig, die Inhalte zeitnah zu klassifizieren und den entsprechenden Prozessen zuzuordnen. Ansonsten droht die Prozessbearbeitung, an der meist mehrere Abteilungen beteiligt sind, zu stagnieren. Dies kann – abhängig vom jeweiligen Prozess – Kosten und unzufriedene Geschäftspartner zur Folge haben.

Die erforderlichen Arbeitsschritte im Posteingang sind gerade in größeren Unternehmen häufig zeitintensiv und aufwändig. Viele Aufgaben werden hier manuell durch Mitarbeiter übernommen. Die Komplexität wird durch die steigende Zahl von Eingangskanälen für Korrespondenz (bspw. Papier, E-Mail) weiter erhöht.

Im Sinne der Digitalen Transformation helfen Lösungen für Input Management, die Herausforderungen rund um die Verarbeitung der Dokumente zu bewältigen. Die verschiedenen Formate und Quellen werden zusammengeführt und mit den strukturierten Informationen der Fachsysteme (bspw. ERP) verbunden.

In diesem Zusammenhang werden Werkzeuge für die Erfassung, Klassifikation, Transformation und Bearbeitung von Informationen angeboten. Für klassische Szenarien wie die Rechnungseingangsbearbeitung gibt es vorgefertigte Lösungspakete. Diese ermöglichen einen zügigen Projekteinstieg und bieten erprobte Best Practices.

Herausforderungen der klassischen Post- und Rechnungseingangsbearbeitung

Der Prozess der manuellen Posteingangsbearbeitung ist in vielen Unternehmen sehr aufwändig. Ist die Post direkt an einen Empfänger im Unternehmen gerichtet, lässt sie sich einfach zuordnen und zustellen. Dagegen muss Post, die nur an das Unternehmen adressiert ist, zunächst inhaltlich analysiert werden.

Abhängig vom Thema (bspw. Beschwerde, Bestellung, Rechnung) werden dann die für die Bearbeitung zuständigen Personen identifiziert. Für diese Aufgabe benötigen die Mitarbeiter in der Poststelle fundierte Kenntnisse über die Organisation, Prozesse und Zuständigkeiten. Des Weiteren müssen sie über alle Änderungen zeitnah informiert werden.

Wie Software die Arbeit mit Daten und Prozessen unterstützen kann erklärt, Ihnen Dr. Martin Böhn auch in seinem Vortrag "Das muss Ihnen Software heute bieten – Anders mit Daten und Prozessen arbeiten" im Rahmen der Digital Finance & Controlling (DFC). Die DFC 2020 fand in diesem Jahr erstmalig online statt. Alle Inhalte dieser Online-Konferenz finden Sie jetzt on demand! Lernen Sie Software und ihr Optimierungspotenziale kennen!

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Durch Prozessfehler kann es mehrere Tage dauern, bis die Post den korrekten Mitarbeitern zugestellt wird. Zudem ist es bei der manuellen Umsetzung schwierig, den Überblick über die komplette Eingangspost zu behalten. Zu diesem Zweck führen die Mitarbeiter häufig manuell gepflegte Listen, die viel Aufwand in der Pflege erzeugen.

Bei der manuellen Rechnungseingangsbearbeitung werden die kompletten Rechnungsprüfprozesse in der Finanzabteilung auf Basis des Papierdokuments durchgeführt. Unterstützung kommt dabei durch andere beteiligte Abteilungen.

Oft werden digitale Inhalte (bspw. E-Mail-Anhänge) hierfür ausgedruckt. Das Papier muss dann den verschiedenen Prüfern der jeweiligen Bereiche sequentiell per Hauspost zugestellt werden.

Die für die Prüfung notwendigen Informationen (z. B. korrespondierende Bestelldaten) müssen von den jeweiligen Mitarbeitern selbst recherchiert werden. Die Rechnungsinformationen sowie die Prozessergebnisse werden händisch in die ERP- bzw. Zahlsysteme übertragen.

Gerade Fälle mit negativen Prüfergebnissen haben aufwändige Abstimmungsprozesse in und zwischen den Bereichen zur Folge. Durch den permanenten Medienbruch zwischen Papier und EDV-Systemen ist eine transparente Prozessüberwachung schwer möglich. Die manuellen Bearbeitungsschritte sind meist zeit- und aufwandsintensiv.

Aufgrund langer Prozesslaufzeiten können bspw. vereinbarte Skonti oftmals nicht mehr wahrgenommen werden, da hierfür geltende Fristen überschritten werden.

Abbildung 1: Elektronische Posteingangsbearbeitung und Zuordnung zu den Abteilungen

Abbildung 1: Elektronische Posteingangsbearbeitung und Zuordnung zu den Abteilungen

Die Lösung: Automatisierung und direkter Informationszugriff durch Input Management

Spezialsysteme für das Input Management helfen bei der effizienten Umsetzung der (teil-)automatisierten Post- und Rechnungseingangsbearbeitung. Durch die Zusammenführung der Inhalte stehen die erforderlichen Informationen direkt bei der Bearbeitung zur Verfügung. Workflows unterstützen die Mitarbeiter zusätzlich. Dies erhöht die Effizienz, führt zu Kostenvorteilen und steigert die Nachweisbarkeit.

Im Rahmen der Posteingangsbearbeitung werden die eingehenden Papierschriftstücke zu Prozessbeginn sofort digitalisiert. Mithilfe einer Zeichenerkennungstechnologie werden sie dann in eine interpretierbare Form (Volltext) umgewandelt.

Ist auf dem Schriftstück ein direkter Empfänger vermerkt, kann dieser relativ einfach vom System identifiziert werden. Ebenso können die Lösungen digitale Dokumente wie E-Mail-Anhänge analysieren und so Themen und Empfänger zuordnen.

Allgemein an das Unternehmen adressierte Post wird inhaltlich analysiert und vordefinierten Klassen (bspw. Lieferschein, Rechnung) zugeordnet. Zudem lassen sich Informationen, die zur weiteren Bearbeitung notwendig sind (z. B. Name des Geschäftspartners, Kundennummer) auslesen.

Im System ist ein Regelwerk zur Zuordnung von Informationen an den zuständigen Empfänger(kreis) der jeweiligen Geschäftsvorfälle hinterlegt. So könnte eine Regel besagen, dass alle eingehenden Lieferscheine an die Logistik geleitet werden, die Finanzabteilung aber direkten Zugriff darauf erhält.

Auftragsbestätigungen oder Lieferantennachweise können an den Einkauf geleitet werden. Die Zustellung der digitalen Dokumente, gegebenenfalls mit Anhang, erfolgt dann komplett elektronisch per Workflow.

Bei der Rechnungseingangsbearbeitung werden die eingehenden Papierrechnungen sowie deren Anhänge gescannt oder digitale Rechnungen bspw. aus einem speziellen E-Mail-Postfach übernommen.

Mittels Zeichenerkennungssoftware werden prozessrelevante Daten (z. B. Rechnungsnummer, Betrag) automatisch vom System identifiziert und extrahiert.

Anschließend prüft das System automatisch die formal geltenden Regeln (z. B. § 14 UstG) und inhaltliche Schlüssigkeit wie z. B. die rechnerische Richtigkeit.

Die prozessrelevanten Daten werden im nächsten Prozessschritt mit korrespondierenden Informationen aus führenden Systemen (z. B. Stamm- und Transaktionsdaten aus ERP-Systemen) verglichen und angereichert.

Sind Prüfungen und Freigaben notwendig, erstellt die Lösung automatisch entsprechende Aufgaben. Die verantwortlichen Mitarbeiter erhalten diese dann automatisch per Workflow. Dabei bietet der Workflow die zur Bearbeitung notwendigen Werkzeuge und Informationen an und steuert den Prozessverlauf. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Aufgaben schnell und aufwandsarm bewältigen und abschließen können.

Nach der Prozessbearbeitung werden alle Daten an das führende ERP- bzw. Zahlungssystem übertragen.

Positiv geprüfte Rechnungen werden in der Finanzabteilung verbucht und für die Zahlung freigegeben. Im Falle von abgelehnten Rechnungen kann die Lösung automatisch ein Schreiben an den Lieferanten erzeugen und elektronisch versenden. Dieses referenziert auf die Rechnung und begründet die Ablehnung.

Multi-Channel-Unterstützung

Input Management ist nicht auf die Erfassung von Papier beschränkt. Es können unterschiedliche Formate und Eingangskanäle verarbeitet werden. So werden elektronische Dokumentenformate wie PDF, TIFF und JPEG unterstützt. Auch elektronische Datensatzformate wie XML und das Dokumentenformat von SAP IDoc können verarbeitet werden. Der Import der Inhalte kann über dedizierte Schnittstellen, Erfassungsroutinen, E-Mail-Funktionen, Shared Folder oder mobile Geräte erfolgen.

Wie umfassend die Erkennungsroutinen zum Einsatz kommen ist vom Dokumentenformat abhängig.

Werden die Informationen bereits strukturiert mitgeliefert, bspw. als XML-Datenstruktur eingebettet in das Dokument, können sie übernommen werden. Ansonsten greifen wieder die Klassifikations- und Erkennungsmechanismen, um die relevanten Inhalte zu identifizieren und zu übernehmen.

Unabhängig vom Format erfolgt die weitere Bearbeitung entsprechend der Prüf- und Freigaberegeln. Die Mitarbeiter erhalten alle für sie relevanten Informationen, egal über welchen Kanal diese gesendet wurden. Nur die vorgelagerten technischen Schritte (z. B. Scannen, Texterkennung und Extraktion) können sich abhängig von den Formaten unterscheiden.

Wie das Input-Management bei Big Data Projekten unterstützen kann

Lösungen für das Input Management können auch im Rahmen von Big-Data-Projekten unterstützen. Unstrukturierte Daten werden so mit strukturierten Daten zusammengeführt. Die Input-Management-Lösungen können bspw. Dokumente aus operativen Prozessen analysieren und die Kerninformationen extrahieren.

Ein beispielhafter Anwendungsfall ist die Verbindung von Reklamationen und Kundenstammdaten. Die Dokumente werden klassifiziert und die Daten so bspw. dem Kunden, dem Problem und dem Produkt zugeordnet. Zudem können die Werkzeuge abseits des Tagesgeschäfts gezielt eingesetzt werden, um bestehende unstrukturierte Altinformationen zu analysieren.

Gerade in größeren Unternehmen ist häufig viel Wissen in den großen Dokumentenbeständen enthalten. Dieses kann in seiner unstrukturierten Form aber nicht oder nur mit großem Aufwand ausgewertet, angereichert und weiterverwendet werden.

Werkzeuge und Komponenten von Lösungen für das Input Management

Lösungen für Input Management bieten verschiedene Komponenten an, die unterschiedliche Funktionen im Rahmen des Gesamtprozesses zur Verfügung stellen.

Komponente

Beschreibung

Scan-Software

Scan-Software dient der Digitalisierung von Papierdokumenten. Die Ergebnisse werden als digitale Bildinformationen aufbereitet.

Importroutinen für elektronische Informationen

Der Import elektronischer Dokumente und Daten erfolgt über spezielle Schnittstellen. Abhängig von der Art der Routine wird die Übermittlung an das Quellsystem bestätigt.

OCR-Technologie

OCR-Werkzeuge (Optical Character Recognition) wandeln Bildinformationen in maschinell bearbeitbare Zeichen um. Diese sind wiederum Grundlage für automatische Prüf- und Analyseprozesse.

Klassifikations- werkzeuge

Klassifikationsfunktionen kategorisieren Dokumente aufgrund ihres Inhalts und weisen diese den entsprechenden Dokumentenklassen zu.

Extraktionswerkzeuge

Extraktionswerkzeuge lesen auf Basis von vordefinierten Regelsätzen Daten aus Dokumenten aus und legen diese in strukturierter Form ab.

Nachbearbeitungs-
clients

Konnte das System Dokumente nicht klassifizieren oder die gesuchten Daten nicht extrahieren, werden die elektronischen Abbilder an einen Nachbearbeitungsplatz weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter können dann manuell die Dokumente zuordnen oder die Daten übernehmen.

Matching-
Werkzeuge

Zum Vergleich von extrahierten Inhalten und Daten ausführenden Systemen werden Matching-Werkzeuge eingesetzt. So kann bspw. geprüft werden, ob extrahierte Lieferantendaten mit den bereits vorhandenen Stammdaten übereinstimmen. Über diese Schnittstellen können auch Daten ergänzt werden, bspw. Lieferantenstammdaten zu einer ausgelesenen Umsatzsteuer-ID.

Schnittstellen zu
Folgesystemen

Die Informationen und Ergebnisse der Prozessbearbeitung werden an Folgesysteme übergeben und von diesen weiterverarbeitet bzw. aufbewahrt.

Workflow-Monitor

Über den Monitor können alle Prozesse und weitere Zusatzinformationen aufgelistet werden. Mittels Recherche- und Filterfunktionen ist auch eine Suche möglich. Es können bspw. nur Prozesse angezeigt werden, die die vorgegebene Bearbeitungsfrist überschritten haben.

Workflow

Workflow-Komponenten sind für die elektronische Prozessbearbeitung und -steuerung zuständig. Auf Basis der Workflow-Modelle können die Lösungen Aufgaben komplett automatisch ausführen oder den Menschen involvieren. Dieser bekommt vom System alle Informationen und Funktionen angeboten, die zur Bearbeitung seiner Aufgabe notwendig sind.

Reporting

Vergangenheitsbezogene Auswertungen lassen sich mit Hilfe von Reporting-Komponenten erstellen. So können diese Tools z. B. die durchschnittliche Prozesslaufzeit in einer definierten Zeitperiode ermitteln.

Tabelle 2: Komponenten von Input-Management-Systemen

Der Weg zum richtigen Input Management System

Für viele standardisierte Szenarien gibt es vorgefertigte Lösungspakete, die einen einfachen Einstieg ermöglichen. Nach der Erhebung einer grundsätzlichen Input-Management-Strategie als Teil der Gesamtstrategie sollten die Initiativen strukturiert umgesetzt werden.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass Unternehmen die Auswahl geeigneter Werkzeuge als ein strukturiertes Projekt durchführen.

Zuerst muss klar definiert werden, welche übergeordneten Ziele mit der Einführung der Software verfolgt werden und welche Szenarien (z. B. Posteingangsbearbeitung, Rechnungseingangsbearbeitung) im Fokus stehen. Dies sollte idealerweise zur Unternehmensstrategie passen.

Darauf basierend müssen die Anforderungen an die Software erhoben werden. Hierbei sollten alle in diesem Kontext relevanten technischen und funktionalen Aspekte berücksichtigt werden. Zusätzlich müssen die Kriterien für eine erfolgreiche Unterstützung durch den Anbieter einbezogen werden.

Eine reine Auflistung der technischen und funktionalen Eigenschaften ist jedoch nicht zielführend. Auch die Prozesse müssen betrachtet werden. Die Arbeitsabläufe bieten den Kontext: Wann werden welche Informationen und Werkzeuge benötigt? So kann das Potenzial der Input-Management-Systeme umfassend realisiert werden.

Die gesammelten Anforderungen werden dann zur Auswahl der benötigten Werkzeuge genutzt. Hierbei sollten bereits im Unternehmen vorhandene Lösungen berücksichtigt werden. So kann im Regelfall ein bereits eingeführtes Archivsystem zur Ablage von Dokumenten genutzt werden, die im Rahmen des Input Managements verarbeitet werden. Doppelanschaffungen werden so vermieden.

Im Zuge der Evaluation werden die Systeme identifiziert, die die Anforderungen am besten erfüllen und über ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis verfügen.

Im Rahmen der Einführung ist es wichtig, die implementierte Lösung einer ausführlichen Testphase zu unterziehen. Die zukünftigen Nutzer müssen entsprechend geschult werden. Dieses Change-Management umfasst sowohl die Werkzeuge als auch die neuen Arbeitsweisen und Prozesse.

Nur so wird sichergestellt, dass zum Go-Live eine voll funktionsfähige Lösung existiert, die die Anwender richtig nutzen.

Abbildung 2: Potenziale des Input Managements
Abbildung 2: Potenziale des Input Managements

Potenziale des Input Managements

Der Einsatz einer Input-Management-Lösung ist mit verschiedenen Vorteilen verbunden. Sie hilft Anwendern auf Ihrem Weg der Umsetzung der Digitalen Transformation und bei der Bewältigung vieler Herausforderungen.

Kosten-, Zeit- und Qualitätsvorteile

Neben direkten Kostenvorteilen (Vermeidung Kopien, Vermeidung Mahngebühren etc.) bietet die digitale Verarbeitung insbesondere Zeit- und Qualitätsvorteile. Die Prozesse werden transparenter und damit besser steuerbar. Sachbearbeiter können bei Entscheidungen schneller auf die richtigen Informationen zugreifen.

Zudem können Teilschritte automatisiert werden. Ein Beispiel ist die Dunkelverbuchung von Rechnungen ohne Abweichungen zu den Bestelldaten und mit Vermerkung des Wareneingangs.

Erfüllung von Nachweispflichten

Darüber hinaus bieten die Systeme eine einfachere Erfüllung von Nachweispflichten. Sowohl die eingegangenen Dokumente selbst als auch die Bearbeitungswege können – unter Beachtung von Berechtigungen und Datenschutz – nachvollzogen werden.

Darüber hinaus nimmt durch die frühe Digitalisierung und Ablage in entsprechenden revisionssicheren Archiven die Sicherheit zu. Papiere können bspw. nicht mehr verloren oder durch Wasserschäden zerstört werden.

Kunden- und Partnermanagement

Positive qualitative Effekte haben die Systeme für das Kunden- und Partnermanagement, da nun Nachfragen schneller beantwortet werden können. Der Zugriff auf die Dokumente und die Sicht auf den aktuellen Bearbeitungsstand ist schnell möglich.

Dies führt dazu, dass zeitraubende Aufgaben wie das Suchen oder Kopieren von Schriftstücken entfallen. So werden die Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Der richtige Zeitpunkt ist jetzt

Die Vorteile liegen auf der Hand und die Lösungen sind verfügbar. Um die Potenziale aber wirklich umsetzen zu können, müssen die Projekte angegangen werden. Klare Ziele, definierte Anforderungen und ein strukturiertes Projekt ermöglichen gute Entscheidungen.

Zudem muss der Wille zur Veränderung gegeben sein – man muss die Werkzeuge entsprechend nutzen! Auch hier gilt: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es. Die Zeit der Fachmitarbeiter der Finanzabteilung ist viel zu wertvoll, um Rechnungen und Auftragsbestätigungen zu jagen.

Starten Sie mit Input Management!