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Effiziente Softwareauswahl für BI und Planung – aber wie?

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14.02.2017

Effiziente Softwareauswahl für BI und Planung – aber wie?

Viele Unternehmen erkennen, dass fundierte Entscheidungen auf Basis von Daten und weniger aus dem Bauch heraus immer wichtiger werden für eine agile sowie moderne Unternehmenssteuerung. Dabei ist häufig eine der ersten Erkenntnisse: Wir brauchen eine professionelle Softwarelösung, um unsere Daten planen und auswerten zu können! Doch wie finden wir diese?

Der Markt für Softwarelösungen für Business Intelligence (BI) und Planung ist groß. Umso gewissenhafter gilt es bei der Softwareauswahl vorzugehen, um wesentliche Kardinalfehler zu vermeiden. Die Basis jedes Softwareauswahlprozesses ist dabei eine sorgfältige fachliche, technische und organisatorische Anforderungsanalyse bei allen Unternehmensteilen, die später mit dem Werkzeug arbeiten sollen. Dies umfasst Fachbereiche als auch IT und beugt Akzeptanzproblemen von Beginn an vor.

Als Ergebnis der Anforderungsanalyse entsteht ein vollständiger Katalog mit Kriterien, anhand derer eine Eignung der am Markt verfügbaren Softwarelösungen beurteilt wird. Da nicht jedes Kriterium gleichwertig ist, sind die einzelnen Anforderungen zu gewichten. Für die Vorauswahl („Short List“) werden lediglich die wichtigen Kriterien herangezogen, um den Markt anhand einer kleinen Auswahl relevanter Beurteilungspunkte effizient einzugrenzen.

Detailevaluierung reduziert das Risiko einer Fehlinvestition

Steht die Short List potenziell in Frage kommender Lösungen fest, so gilt es, diese im Detail zu evaluieren und „auf Herz und Nieren“ zu testen. Gerade dieser Schritt wird in vielen Unternehmen unterschätzt, so dass häufiger auf die Detailevaluierung aus Zeit- oder Kostengründen verzichtet wird. Dies ist riskant und gefährdet die Investitionssicherheit. Die Gefahr, sich mangels detaillierter Evaluierung falsch zu entscheiden ist groß. Für die Durchführung der Detailevaluierung eignen sich Testinstallationen, strukturierte Anbieterpräsentationen und Prototyp-Erstellungen („Proof of Concept“), idealerweise auf Basis von Aufgabenstellungen und Daten, die möglichst realitätsnah dem späteren Einsatzgebiet im Unternehmen entsprechen. Weiterhin nützlich sind Referenzkundengespräche oder ein Hinzuziehen externer Berater, die Feedback zu Anbietern und Produkten aus anderen Projekten und Firmen geben können. Häufig erweist sich das Feedback anderer Anwender, die tagtäglich mit einer Lösung arbeiten, als besonders wertvoll für die Entscheidungsfindung, da Probleme und Herausforderungen in der Nutzung im Echtbetrieb transparent werden. Als sehr gute Informationsquellen eigenen sich hier bspw. der BI Survey oder der Planning Survey von BARC, als jeweils weltweit größte Umfragen zur Werkzeugnutzung in der jeweiligen Disziplin.

Fünf Dinge, auf die Sie bei der Softwareauswahl besonders achten sollten:

  • Definieren Sie erreichbare Ziele und legen Sie die technischen, fachlichen sowie organisatorischen Aspekte Ihrer BI-Strategie fest.
  • Erheben und gewichten Sie sorgfältig Ihre technischen sowie fachlich-funktionalen Anforderungen an eine Softwarelösung. Achten Sie auch auf mögliche zukünftige Anforderungen, die mittelfristig relevant werden können.
  • Analysieren Sie basierend auf Ihren Anforderungen den Markt und erstellen Sie eine Short List in Frage kommender Softwarelösungen. Führen Sie eine vergleichende Evaluierung der Anbieter auf der Short List durch.
  • Testen Sie die in Frage kommenden Lösungen in einem für Sie typischen Use Case auf Ihren eigenen Daten.
  • Achten Sie bei der Auswahl und Einführung Ihrer CPM-Lösung auf einen überschaubaren Projektzeitraum von jeweils 3-6 Monaten.

Mit dem beschriebenen Vorgehen und der Beachtung der genannten Punkte sollte einer erfolgreichen Softwareauswahl nichts mehr im Wege stehen. Viel Erfolg!

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