Noch immer werden wichtige Unternehmensentscheidungen ohne ausreichende Entscheidungsgrundlagen getroffen. Oftmals sind unübersichtliche Reports und uneinheitliche Vorgehensweisen bei der Auswertung von Daten die Gründe dafür.
Worauf kommt es beim Erstellen eines Reports an? Die 8 wichtigsten Regeln, um Ihre Daten verständlich zu visualisieren, haben wir für Sie gemeinsam mit unserem Partner reportingimpulse zusammengefasst.
Reporting-Regel Nr. 1:
Keine 3D Charts verwenden
3D Charts werden immer wieder in Unternehmen genutzt, bieten jedoch keinen Mehrwert. Im Gegenteil – sie verzerren die Daten und wirken unseriös. Laut einer Studie, die wir gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut durchgeführt haben, werden Informationen von einem 3D Chart bis zu sieben (!) Mal schlechter aufgefasst.
Wenn Sie also nächstes Mal trockene Daten mit 3D-Effekten verschönern möchten, denken Sie daran, dass Sie Ihre Mails an den Chef auch nicht mit Word Art ausschmücken.
Reporting-Regel Nr. 2:
Schlank visualisieren
Unser Ziel ist es, dass jeder schnell und leicht alle Informationen von unserer Graphik ablesen kann. Dies wird leider oft durch überflüssige Visualisierungen verhindert. Suchen Sie sich eine Graphik aus und überlegen Sie sich, was nicht unbedingt gebraucht wird und dennoch keinen Informationsverlust bedeutet.
Sind farbige Hintergründe und unterschiedliche Farben, 3D-Effekte, Legenden, Rahmen und Führungslinien wirklich notwendig? Visualisieren Sie schlank und reduzieren Sie die Komplexität der Graphik Schritt für Schritt.
Reporting-Regel Nr. 3:
Einheitlich skalieren
Skalierung ist ein sehr wichtiger Aspekt beim Visualisieren von Daten. Bleibt dieser Aspekt unbeachtet, besteht die Gefahr, Daten zu verzerren und einen falschen visuellen Eindruck beim Betrachter zu hinterlassen.
Grundsätzlich sollten die Achsen immer mit 0 beginnen. Graphiken, die im Zusammenhang stehen, sollten einheitlich skaliert und auf einer Seite dargestellt werden. So ist eine Vergleichbarkeit untereinander am besten gewährleistet.
Reporting-Regel Nr. 4: Informationsdichte nutzen
Kennen Sie den Change Blindness Effekt? Demnach können wir uns bei ähnlichen aufeinanderfolgenden Abbildungen nicht alle Informationen merken und registrieren große Veränderungen nicht. Dies beeinträchtigt die Vergleichbarkeit von Graphiken.
Wird aber die Informationsdichte auf einer Seite erhöht, können mehrere Diagramme auf einmal verglichen werden. Microcharts und Highlights können beispielsweise noch mehr Aufschluss über die Daten liefern. Und keine Sorge – wenn Touristen mit einem U-Bahn Netzplan zurechtkommen, werden Ihre Kollegen auch mit der hohen Informationsdichte keine Probleme haben.
Reporting-Regel Nr. 5:
Highlighting einsetzen
Nachdem eine Graphik reduziert wurde (siehe Regel Nr.2), kann Highlighting bewusst eingesetzt werden. Dies lenkt den Leser und zeigt, welche Information besonders wichtig ist. Eine vom Rest abweichende Farbe oder Form lenkt automatisch den Blick auf sich. Dabei sollte für das gesamte Dashboarding eine standardisierte Highlightingfarbe verwendet werden.
Anwendungsmöglichkeiten gibt es viele – zum Beispiel kann bei Entwicklungen der aktuelle Wert markiert und in Tabellen Spalten oder nur einzelne Werte hervorgehoben werden. Zum Kommentieren sind Highlights ebenfalls sinnvoll. Bei einer hohen Informationsdichte kann sogar ein ganzes Diagramm farblich abgehoben oder eingerahmt werden.
Reporting-Regel Nr. 6:
Visuelle Tabellen nutzen
Eine klare Empfehlung und auch gerne eingesetzt sind visuelle Tabellen. Dafür werden standardisierte Tabellen durch Graphiken angereichert. Microcharts stehen vor der Beschreibung und die Wahl der Diagrammart ist davon abhängig, ob Anteile, Verläufe oder Trends gezeigt werden sollen.
Innerhalb der Daten ist die Darstellung von absoluten und/oder prozentualen Abweichungen sehr beliebt. Diese können zudem durch dicke und dünne Balken visuell unterschieden werden. Auf diese Weise können Ausreißer auf einen Blick erkannt werden, ohne zuerst Zahlen vergleichen zu müssen.
Reporting-Regel Nr. 7: Abweichungen statt Ampeln nutzen
Auf den ersten Blick scheinen Ampeln eine gute Idee zu sein – die Signalfarben werden sofort verstanden, sind simpel und jeder kennt sie aus dem Alltag. Ein Unternehmen lässt sich jedoch nicht mit dem Straßenverkehr gleichsetzen. Es ist viel komplexer, weshalb mehr vermittelt werden muss als Einzelbegriffe wie „Stopp – Achtung – Los“ oder wie in unserem Fall „gut – mittel – schlecht“. Ampeln vermitteln auch nicht, wie ausgeprägt eine Tendenz ist und können sogar zu Fehlinterpretationen führen.
Es gibt verschiedene bessere Alternativen zu Ampeln. Eine davon ist die Darstellung von Abweichungen in Balken und Säulen in prozentualen oder absoluten Werten. Denn mit eindeutigen Werten und visualisierten Ausprägungen sagen sie viel mehr aus und bieten damit einen hohen Mehrwert.
Reporting-Regel Nr. 8:
Informationen smart visualisieren
Wir erstellen Diagramme, um eine bestimmte Botschaft zu überbringen. Dieses Ziel wird noch besser erreicht, wenn ein passendes Diagramm ausgewählt wird, das die Information unterstützt.
Um beispielsweise Anteile eines Ganzen darzustellen, eignet sich das Kreisdiagramm am besten. Dabei empfehlen wir, nur zwei Elemente anzuzeigen und farblich abzuheben.
Obwohl Balken- und Säulendiagramme sich ähnlich sind, ist ihre Anwendung sehr unterschiedlich: Ersteres kann gut Strukturen aufweisen, Letzteres passt besser zu Zeitverläufen. Liniendiagramme zeigen Trends auf, Korrelationen lassen sich z. B. durch Streudiagramme darstellen. Und das ist nur der Anfang, um Informationen smart zu visualisieren.
