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Erläuterung Enterprise Content Management

Erläuterung der Kategorien ECM

 

Im ECM-Markt können die Systeme nach Nutzergruppe und Anwendungsgebiet unterschieden werden. Wesentliche Werkzeugkategorien sind hierbei:

 

Scanning

Scanning dient der Digitalisierung von Papierdokumenten, als Massenerfassung oder mit dezentralen Erfassungsstationen. Scan-Clients bieten Möglichkeiten der Bildbereinigung und der Dokumententrennung.
            

Textanalyse      

Textanalyse umfasst die Techniken zur Texterkennung, Klassifikation und Extraktion relevanten Informationen. und Aufbereitung der erkannten Inhalte.


Aktenmanagement       

Aktenmanagement dient der Strukturierung der Inhalte. Akten sind dabei mehr als nur eine reine Klammer über Dokumente, sie können eigene Metadaten führen und so für Recherchen, Aufgaben und Fristen genutzt werden.


Workflow/Prozessmanagement

Mittels einer Workflowkomponente werden (zumeist grafisch) Aufgabenketten und Abhängigkeiten (Entscheidungen, Parallelitäten) definiert. Die Anwender erhalten in einem Eingangskorb die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, bearbeiten diese und können über Suchen und Reports den Bearbeitungsstatus nachvollziehen.

 

Archivierung    

Die Archivierung bezeichnet die (revisionssichere) unveränderbare Langzeitspeicherung von Inhalten auf besonderen elektronischen Medien. Hierzu sind auch Funktionen zur Formatumwandlung (langzeitsicher hinsichtlich der Anzeige) und Fristverwaltung erforderlich.

 

Output Management

Mit Output Management werden die Dokumentenerzeugung und die Dokumentenverteilung bezeichnet. Dies reicht von einfachen Lösungen zum Formularmanagement und der Aufbereitung von Datensätzen bis hin zu umfassenden komplexen Anwendungen zur Erzeugung großer Dokumentenmengen und sowie der Drucksteuerung.

 

E-Mail-Management

Das E-Mail-Management umfasst die Archivierung und die Nutzung von E-Mails. E-Mails können in einen Geschäftskontext gebracht werden. So ist es möglich, E-Mails einfach in Akten abzulegen oder in Prozesse einzubinden.

 

Input Management

Input Management bezeichnet die Verbindung von Technologien zur Erfassung, Analyse, Extraktion, Klassifikation und Weiterleitung von Inhalten (auf Papierform oder elektronisch). Bekannte Anwendungsgebiete sind die Rechnungs- und die Posteingangsbearbeitung.


DMS/ECM-Suite             

Als DMS/ECM-Suite wird eine Lösung bezeichnet, welche umfassende Funktionen zur Erfassung, Verwaltung,
Recherche, Bearbeitung, Verteilung und Aufbewahrung von Dokumenten besitzt.


Information Management

Das Information Management bezeichnet den breiten Ansatz der Erfassung, Verwaltung und Nutzbarmachung von digitalen Informationen jeder Art.