Lean Planning:
Effizienter planen, flexibler handeln

BARC Logo

Planungsprozesse beschleunigen und verschlanken

Lange Planungszyklen und hoher Planungsaufwand aufgrund steigender Unvorhersehbarkeit, Komplexität und Wunsch nach Detaillierung sind heute in vielen Unternehmen nicht mehr zu rechtfertigen. Die BARC-Studie „Lean Planning - Effizienter planen, flexibler handeln“ zeigt, welche Anstrengungen Unternehmen bereits unternommen oder geplant haben, um ihre Planungsprozesse effizienter und schlanker zu gestalten, um so schnell und zuverlässig auf geänderte Wettbewerbsbedingungen reagieren zu können. Die Studie basiert auf einer DACH-weiten Umfrage unter 352 CPM- und BI-Experten. Scrollen Sie nach unten, um die Ergebnisse zu erkunden.

Lean Planning
Zufriedenheit mit der Unternehmensplanung

Zufriedenheit mit der Unternehmensplanung

Nicht-monetäre Aufwände (allen voran die Zeit der an der Planung beteiligten Mitarbeiter) sowie die Abwicklung der Planungsprozesse sind aktuell die bedeutendsten Faktoren für Unzufriedenheit mit Planungsprozessen in Unternehmen. Die Zufriedenheit mit den Ergebnissen beziehungsweise dem Output der Planung ist hingegen traditionell hoch. Entsprechend wichtig ist es, die Entstehung der Planungsergebnisse zu optimieren. Die Unzufriedenheit bei der Abwicklung der Planung, der Datensammlung und -verarbeitung sowie bei der Bereitstellung der Daten ist beträchtlich. All diese Aspekte lassen auf ein Effizienzproblem der Planung in vielen Unternehmen schließen, ein Ergebnis, das sich ähnlich bereits im Vorjahr bei der durchgeführten BARC-Reifegradstudie „Integrierte Unternehmensplanung“ gezeigt hat.

Ineffiziente Plandatenerhebungen mit zum Beispiel doppelten Erfassungen kosten den Planern zu viel Zeit, sind eine Gefahr für die Datenqualität und schaffen keinen Mehrwert. Top-Down-Ansätze und automatisierte Hochrechnungen sollten in keiner modernen Planung fehlen.

Sie müssen den Zeitaufwand für die Planung auf das notwendige und zweckmäßige Minimum reduzieren, um die Zufriedenheit und Akzeptanz der Planung zu gewährleisten!

Zufriedenheit mit verschiedenen Themen im Kontext der Unternehmensplanung

n=351

Maßnahmen für effizientere Unternehmensplanung

Maßnahmen für eine effizientere Unternehmensplanung

96 Prozent der befragten Unternehmen sehen Maßnahmen für die Effizienzsteigerung als erforderlich an. Bereits 80 Prozent der befragten Unternehmen arbeiten heute schon aktiv an entsprechenden Initiativen oder sind gerade daran, diese auf den Weg zu bringen. Die Mehrheit der Maßnahmen zur Effizienzsteigerung befindet sich dabei derzeit in der Umsetzung. Best-in-Class-Unternehmen haben einen zeitlichen Vorsprung bei der Umsetzung entsprechender Maßnahmen. Nachzügler sind sich der Tatsache bewusst, dass ihre Planung effizienter werden muss, konkrete Verbesserungsmaßnahmen zur Effizienzsteigerung der Planung haben bei ihnen aber nicht die gleiche Priorität wie bei Best-in-Class-Unternehmen. Nachzügler fokussieren aktuell eher die Effektivität ihrer Planung, nicht deren Effizienz.

Technologische Anpassung ist wichtig und kann schnell Linderung schaffen, alleine reicht sie aber nicht aus, um Ihre langfristigen Ziele zu erreichen. Um die Reife Ihrer Unternehmensplanung und damit parallel zur Effizienz auch deren Verankerung und Akzeptanz zu steigern, müssen Sie alle drei Facetten Technologie, Organisation und Fachlichkeit gleichermaßen optimieren!

Maßnahmen zur Effizienzsteigerung der Planung in den letzten 2 Jahren

n=335/92/36

Werkzeuge, die für die Unternehmensplanung eingestezt werden

Werkzeuge für die Unternehmensplanung

Der Trend bei der Toolunterstützung für die Planung hin zu professionellen Planungslösungen hat sich auch in diesem Jahr fortgesetzt. Die Verwendung professioneller Planungswerkzeuge als vorwiegend eingesetzte Software für die Unterstützung der Unternehmensplanung (46 Prozent) ist im Vergleich zum Vorjahr gestiegen (siehe BARC-Reifegradstudie „Integrierte Unternehmensplanung“) und hat Tabellenkalkulationen wie Excel (36 Prozent) mittlerweile deutlich überholt. Es lässt sich zweifelsfrei feststellen, dass mit zunehmender Reife der Unternehmensplanung auch die Anforderungen an Softwareunterstützung steigen. In Tabellenkalkulationen fehlende Funktionen, zum Beispiel für zentrale Datenspeicherung, -beladung, gleichzeitige Bearbeitung, Berechtigungen, Datenverteilung oder einheitliche Berechnungslogik, werden für die Umsetzung fortgeschrittener Planungsanforderungen immer mehr zu einem Hindernis. Auf Grund dieser fehlenden Funktionen sind die Integration der Detailpläne in weitere CPM-Prozesse sowie eine umfassende Automatisierung in Tabellenkalkulationen kaum zu realisieren.

Moderne Planungswerkzeuge bilden die Basis für mehr Effizienz und Simulationsfähigkeit. Eine treiberbasierte Planung, Top-Down-Orientierung, stärkere Automatisierung durch Predictive Planning oder eine gute Integration der Planung muss auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt implementiert werden. Damit schaffen Sie die Voraussetzungen für mehr Effizienz und höhere Effektivität in Ihrer Planung.

Nutzen Sie moderne Ansätze für die Unternehmensplanung für mehr Effizienz und für höhere Aussagekraft Ihrer Planung durch Simulationen und Szenarien!

Eingesetzte Werkzeuge für die Unternehmensplanung

n=346/91/38

Größte Herausforderungen im Planungsprozess

Herausforderungen für die Unternehmensplanung

Das Potenzial zur Verbesserung der Effizienz der Planung in Unternehmen ist groß. Warum werden trotzdem viele sinnvolle Maßnahmen nicht oder nicht rechtzeitig umgesetzt? Fehlende Ressourcen (41 Prozent), wie zum Beispiel kompetentes Personal, sind hier ein wesentlicher Hemmschuh. Überdurchschnittlich häufig werden große Unternehmen und Nachzügler von fehlenden Ressourcen aufgehalten. Die Durchführung einer Kosten-Nutzen-Rechnung für die Investition hilft, Prioritäten aufzuzeigen, und kann damit die Chance für eine Umsetzung erhöhen.

Ähnlich wie fehlende Ressourcen sind unklare Zuständigkeiten (27 Prozent) und eine geringe Akzeptanz der Planung als Instrument zur Unternehmenssteuerung (24 Prozent) weitere Herausforderungen, die Effizienzsteigerungsprojekten in Unternehmen entgegenstehen. Fehlende oder mangelhafte Softwareunterstützung (22 Prozent) hindert überwiegend Unternehmen, die in Tabellenkalkulationen planen, an der Verbesserung ihrer Lösungen. Geht es um eine Verringerung des Detailgrads der Planung, so steht dem häufig das Management entgegen, das in vielen Fällen einen hohen Detailgrad fordert (34 Prozent).

Größte Herausforderungen bei der Einführung effizienterer Planungsansätze und Verschlankung der Planung

n=246

Wo das größte Potenzial für die Unternehmensplanung liegt

Potenzial für die Unternehmensplanung

Simulation sowie Predictive Planning und Forecasting bieten nach Ansicht der Umfrageteilnehmer das größte Potenzial zur Effizienzsteigerung in heutigen Planungsprozessen (55 Prozent). Dieses Ergebnis mag auf den ersten Blick überraschen, denn, wie bereits die 2017 erschienene BARC-Studie „Corporate Performance Management im Zeitalter der Digitalisierung“ gezeigt hat, zählen diese Themen derzeit nicht zwingend zu den Schwerpunkten der Unternehmen. Ein detaillierterer Blick auf die Ergebnisse offenbart, dass Unternehmen mit professionellen Planungswerkzeugen in diesem Bereich besonders häufig Verbesserungspotenzial sehen (60 Prozent). Bei Excel-Anwendern liegt der Fokus vor allem auf der verbesserten Datenverarbeitung (52 Prozent). Softwarelösungen werden häufig mit hohen Erwartungen an die Unterstützung von Simulationen eingeführt. Oft werden die gesteckten Ziele nicht erreicht, wobei die Hürden meist nicht im technischen, sondern im fachlichen Bereich liegen. Nicht alle Planungsmodelle sind gleichermaßen gut für die Durchführung von Simulationen geeignet. Um sicherzustellen, dass die gewünschten Simulationen und Hochrechnungen durchgeführt werden können, müssen die entsprechenden Anforderungen schon bei der Umsetzung bekannt sein und mit hoher Priorität behandelt werden, denn sonst ist die Durchführung kaum möglich oder muss oftmals außerhalb der Planungslösung mit hohem Aufwand manuell durchgeführt werden.

Für die Durchführbarkeit von Simulationen und Hochrechnungen müssen entsprechende Anforderungen schon bei der Umsetzung bekannt sein und mit hoher Priorität behandelt werden.

In welchen Teilprozessen der Planung sehen Sie in Ihrem Unternehmen Potenzial zur Effizienzsteigerung?

n=341/159/124

Umgesetzte Einzelmaßnahmen zur Verbesserung der Planung

Einzelmaßnahmen in den verschiedenen Bereichen

Eine tiefergehende Analyse der umgesetzten und geplanten Maßnahmen nach Bereich zeigt, dass aus fachlicher Sicht die Vereinheitlichung und Zusammenführung der für die Planung und deren Integration in andere CPM-Prozesse genutzten Strukturen für die Mehrheit der befragten Unternehmen (59 Prozent) die wichtigste Verbesserungsmaßnahme darstellt. Beim schwierigen Thema der Organisation der Planung liegt der Fokus für mehr Effizienz bei den befragten Unternehmen auf der besseren und zentraleren Steuerung sowie Koordination der Planungsprozesse (63 Prozent). Auch hier sind es die Nutzer leistungsfähiger und professioneller Planungswerkzeuge, die aufgrund der umfassenderen Planung (inhaltlich umfassendere und häufigere Planung mit mehr beteiligten Planern) einen stärkeren Druck verspüren, die verteilten Arbeiten adäquat kanalisieren und aufeinander abstimmen zu müssen, um rechtzeitig qualitativ gute Ergebnisse liefern zu können. Besonders dieser Aspekt zeigt deutlich, wie dicht verknüpft die Facetten Organisation, Technik und Fachlichkeit sind.

Technologische Maßnahmen zur Effizienzsteigerung sind nicht isoliert zu betrachten, sondern müssen helfen, die fachlichen Anforderungen umzusetzen und zu unterstützen. Um die Prozessphasen der Datenbereitstellung (Ist-Daten, Vorjahre), Datensammlung und -verarbeitung weitgehend automatisieren zu können, müssen klare Prozessabläufe definiert sein und gelebt werden (Organisation). Die genutzten Strukturen sollten möglichst identisch sein, um eine automatisierte Abwicklung zu erlauben (Fachlichkeit). Um also mehr Effizienz durch eine stärkere Automatisierung erreichen zu können (61 Prozent), müssen umfangreiche Vorarbeiten erledigt werden.

Die Plandateneingabe wird auch durch Nutzung professioneller Planungslösungen nicht automatisch besser. Die richtige Modellierung und Prozesse müssen eine nahtlose Integration sicherstellen.

Welche Anpassungen wurden an der Planung durchgeführt (oder sind geplant)?

n=111

Nutzen der Maßnahmen für die Unternehmensplanung

Der Nutzen für die Planung

Die Einführung effizienterer Planungsansätze beziehungsweise die Durchführung von Maßnahmen zur Verschlankung der Unternehmensplanung sind fast immer nutzenstiftend. Nur in ganz seltenen Fällen (2 Prozent) konnte kein Nutzen für die befragten Unternehmen erzeugt werden. Die zweite klare Aussage, die aus den Daten abgeleitet werden kann, betrifft den Zusammenhang zwischen Effizienz und Effektivität. Effizienz und Effektivität hängen eindeutig zusammen. Die Tatsache, dass mehr Effizienz auch mehr Effektivität erzeugt, sollte Unternehmen dazu veranlassen, effiziente Lösungen höher zu priorisieren. Unternehmen sollten deshalb bereits möglichst früh auf die Effizienz ihrer Planungsprozesse achten, nicht erst dann, wenn Beschwerden der Anwender auftreten. Darüber hinaus lassen Initiativen mit dem Ziel schlankerer und schnellerer Planungsprozesse die Relevanz und Qualität der Planungsergebnisse steigen. Sie verbessern diese in immerhin 59 Prozent der Fälle. Die Top-Ziele der Unternehmensplanung, Qualität und Konsistenz, werden somit erreicht. Damit ist aber auch klar, dass es erforderlich ist, Althergebrachtes zu hinterfragen, denn mit „more of the same“ kann entweder Effizienz oder Effektivität verbessert werden, nicht aber beides gleichzeitig.

Welchen Nutzen brachte die Einführung effizienterer Planungsansätze beziehungsweise der Verschlankung der Planung?

n=264

Laden Sie sich die Gesamtstudie herunter, um weitere Ergebnisse sowie BARC-Empfehlungen zu erhalten

Mit über 352 Teilnehmern aus der DACH-Region gehört die Studie „Lean Planning - Effizienter planen, flexibler handeln“ zu einer der größten Untersuchungen, die sich dem Thema effizientere Planung in Unternehmen widmen. Die Online-Anwenderumfrage wurde im Herbst 2017 in der DACH-Region durchgeführt. Dabei wurde eine breit gefächerte Branchenverteilung der Studienteilnehmer erreicht. Besonders häufig sind die Industrie (34 Prozent), der Dienstleis-tungssektor (17 Prozent) und der IT-Bereich (14 Prozent) sowie Einzel- und Großhandel (13 Prozent) vertreten. Mit 45 Prozent sind Unternehmen der Größenklasse "Mehr als 2.499 Mitarbeiter" in der Studie am häufigsten vertreten. Die Studie deckt mit 38 Prozent (250 bis 2.499 Mitarbeiter) und 18 Prozent (Weniger als 250 Mitarbeiter) aber auch andere Unternehmensgrößen repräsentativ ab. Die Studie wurde unabhängig durch BARC erstellt. Sie kann dank eines Sponsoring durch Cubeware, Jedox und prevero kostenfrei veröffentlicht werden. Diese interaktive Version kann dank des Sponsorings von prevero kostenfrei zur Verfügung gestellt werden.