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Strukturen und Trends im ECM-Markt

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12.05.2014

Strukturen und Trends im ECM-Markt

Ein unübersichtlicher Softwaremarkt mit immer wieder neuen Begriffen und Schlagwörtern erschwert oftmals die Bewertung von Einsatzmöglichkeiten und Nutzen der Systeme. Zugleich prägt eine Reihe von Trends die künftige Nutzung der Systeme.

Bei aller Verschiedenheit der einzelnen Produkten lässt sich übergreifend festhalten, dass Anwender heute immer mehr ein Enterprise Content Management (ECM) wünschen, das Prozesse, Technologie und Anwender verbindet und eine gute Aufgabenbearbeitung und Bedienung ermöglicht. Die Systeme sollen unterschiedliche Arbeitsweisen abdecken, sowohl in der Gestaltung der Oberflächen und Prozesse als auch in den unterstützten Endgeräten. Das erfordert eine Verbindung von technischer Leistungsfähigkeit und fachlicher Unterstützung. Die Hersteller haben hierzu unterschiedliche Ansätze. Der ECM-Markt lässt sich in vier Segmente unterteilen:

  • Anbieter von ECM-Suiten wollen mit ihren Lösungen den gesamten Dokumentenlebenszyklus abdecken. Hierzu werden teilweise Drittkomponenten angebunden. Die Hersteller sind zumeist branchenneutral aufgestellt und passen ihr Produkt an die jeweilige Problemstellung an.
  • Im Marktsegment der Branchenspezialisten sind die Lösungen bereits auf den Zielmarkt abgestimmt. Dies umfasst Oberflächen, Metadaten, Ablagestrukturen und Prozesse ebenso wie Schnittstellen zu dort verbreiteten Fachanwendungen. Dem Vorteil der bereits erfolgten fachlichen Anpassung stehen Nachteile bei Funktionsumfang und Anpassbarkeit gegenüber.
  • Funktionale und technische Spezialisten setzen klare Schwerpunkte auf Teile des ECM. Typische Vertreter technischer Spezialisten sind Anbieter von Klassifikations- und Erkennungstechnologien, Viewern oder digitalen Signaturen. Funktionale Spezialisten bieten zumeist deutliche umfassendere Möglichkeiten für einzelne Themenstellungen als Suiten-Anbieter. Beispiele sind Anbieter für Web Content Management, Output Management oder E-Mail-Management.
  • Das vierte Marktsegment sind Anbieter von Informationsplattformen, welche auch über ECM-Module verfügen. Da der Begriff „ECM“ nicht standardisiert oder mit einem Mindestmaß an Funktionalität definiert ist, wird er von diesen Anbietern teilweise sehr frei interpretiert. So werden Ergänzungsmodule zu Portalen, ERP- oder CRM-Systemen, welche auch nur über rudimentäre Dokumentenverwaltungsfunktionen verfügen, schon als ECM angeboten.
     


Die Weiterentwicklung der Produkte wird neben den fachlichen Anforderungen an eine Unterstützung der jeweiligen Aufgaben auch durch verschiedene Trends beeinflusst. Insbesondere Big Data, Social Media, Cloud und Mobile Computing beeinflussen den ECM-Markt.

Der klassische Anspruch des ECM als Informationsplattform wird durch Big-Data-Initiativen noch verstärkt. So sollen Informationen künftig aus immer mehr Quellen verarbeitet werden. Die erfordert nicht nur die entsprechenden Erfassungs- und Klassifikationswerkzeuge, also das qualitativ hochwertige Sammeln der Informationen. Auch die Nutzung dieser Inhalte steht im Fokus, also die (wenn möglich automatische) Verarbeitung oder Verteilung an die entsprechenden Mitarbeiter.

Klassifikation und Workflows mit ECM-Systemen

ECM-Anbieter reagieren darauf insbesondere durch den Ausbau ihrer Klassifikations- und Workflow-Technologien. Vor allem die großen Hersteller bieten mittlerweile umfassende Funktionen zur Integration von Drittsystemen an. Das ECM-System wird so zu einer Informationsaustauschplattform im Hintergrund. Insbesondere der Umgang mit „Microsoft SharePoint“ prägt dieses Jahr die Produktentwicklung im ECM-Markt. Es gilt, das Beste aus den verschiedenen Welten zusammenzuführen. SharePoint bietet Möglichkeiten der Inhaltsverwaltung und unterschiedliche Workflow-Funktionen, ECM kann dies verstärken und die Informationsbearbeitung weiter strukturieren.

Im Cloud-Bereich geht es in der aktuellen Diskussion weniger um die Bereitstellung von Inhalten als vielmehr um Abbildung der damit verbundenen Aufgaben. Über Bereichs- und Unternehmensgrenzen hinweg solle eine bessere Zusammenarbeit möglich sein. Der Fokus in den Projekten verschiebt sich zugleich von der IT in die Fachabteilungen. Durch Software-as-a-Service-Angebote können Funktionen zudem schneller und mit geringerer Anfangsinvestition genutzt werden, was dem ECM-Markt zusätzliche Impulse gibt.

Das Angebot an mobilen Clients wächst weiter, für Smartphones und Tablets gibt es zunehmend
eigene Anwendungen. Der Trend des „Ubiquitous Computing“ wird mit dem ECM-Gedanken umgesetzt – die Informationen werden übergreifend verbunden und die Prozesse damit angereichert. Der Mitarbeiter kann in allen Aufgabenstellungen auf die erforderlichen Inhalte zugreifen.

Gleichzeitig hat sich auch die Art zu arbeiten verändert. Social Media bringt eine Kultur des Mitmachens in die Unternehmen. Immer mehr Anwender wollen Inhalte erstellen, verteilen, bewerten und weiterverarbeiten können. Diese Flexibilität muss aber in eine übergreifende Struktur eingebettet sein, damit die Nutzer sich nicht in der Masse der Inhalte verlieren. Daher ist auch in Zukunft nicht mit dem Aussterben von strukturierten Prozessen und Workflows zu rechnen. Die verschiedenen Werkzeuge müssen vielmehr gut kombiniert werden.

Autor: Martin Böhn


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