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Lösungen für Enterprise Content Management und Cloud-Dienste zur Dokumentenspeicherung: Widerspruch oder sinnvolle Ergänzung

Lösungen für Enterprise Content Management und Cloud-Dienste zur Dokumentenspeicherung: Widerspruch oder sinnvolle Ergänzung

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13.03.2017

Lösungen für Enterprise Content Management und Cloud-Dienste zur Dokumentenspeicherung: Widerspruch oder sinnvolle Ergänzung

Online-Cloud-Speicher wie Dropbox, Box, die Telekom Cloud, iCloud, Hidrive oder Google Drive sind im privaten Bereich sehr beliebt und werden von sehr vielen Personen genutzt. Grund hierfür ist, dass die Dienste den Anwendern einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Daten von beliebigen Endgeräten ermöglichen. Zudem lassen sich abgelegte Daten mit anderen Anwendern sehr einfach teilen und gemeinsam bearbeiten. Aufgrund der positiven Erfahrungen im privaten Bereich gibt es in vielen Unternehmen auch Bestrebungen, Cloud-Dienste für geschäftliche Zwecke einzusetzen. Da für die Aufbewahrung von unstrukturierten Daten im geschäftlichen Umfeld normalerweise Systeme für Enterprise Content Management eingesetzt werden, stellt sich die Frage, inwieweit die ergänzende Nutzung von Cloud-Diensten sinnvoll ist. Zudem gibt es bei öffentlichen Cloud-Diensten auch Sicherheitsbedenken, da man die eigenen Daten anderen Unternehmen überlässt.

Vergleich von ECM-Systemen und Cloud-Diensten

Betrachtet man sich die Ansätze von ECM-Systemen und Cloud-Diensten, stellt man sehr schnell fest, dass sich diese maßgeblich voneinander unterscheiden. 

ECM-Systeme sind grundsätzlich für die Langzeitaufbewahrung von Informationen konzipiert. Granulare Rechtekonzepte können sehr genau festlegen, wer auf welche Informationen zugreifen darf und welche Bearbeitungsschritte in diesem Kontext durchgeführt werden dürfen. Die Lösungen bieten auch umfangreiche Werkzeuge für die Suche, Verwaltung und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten an. Mittels Workflow-Lösungen lassen sich die Informationen auch in Geschäftsprozesse einbinden bzw. für die Prozessbearbeitung nutzen. In diesem Zusammenhang können Automatismen die Anwender entlasten und für die Aufgabenbearbeitung wichtige Informationen proaktiv zur Verfügung stellen. Moderne ECM-Systeme integrieren sich auch in führende Business-Anwendungen wie ERP- oder CRM-Systeme und sorgen für die Verwaltung sowie Bereitstellung der in diesem Kontext relevanten Dokumente.

Im Gegensatz dazu liegt der Fokus von Cloud-Diensten auf der einfachen Speicherung und flexiblen Bereitstellung von Informationen. Die Lösungen bieten meist Werkzeuge für das Teilen von Informationen an. Zudem lassen sich neue Ablagestrukturen schnell und aufwandsarm anlegen. Die meisten Dienste lassen sich plattformübergreifend nutzen und bieten Clients für die unterschiedlichsten Arten von Endgeräten an. Meist sind die Lösungen auch zum Großteil selbsterklärend und können nach kurzer Einweisung genutzt werden. Verglichen mit ECM-Systemen ist der generelle Funktionsumfang aber sehr gering. Die Lösungen sind auch nicht für eine Langzeitspeicherung von Informationen konzipiert und verfügen meist über nur sehr rudimentäre Such- und Bearbeitungsfunktionen. Auch die Verwaltung sehr großer Dokumentenvolumina, Integrationen in Drittsysteme und Workflow-Management sind nicht im Fokus der Lösungen. 

Gemeinsame Nutzung von ECM-Systemen und Cloud-Diensten

Grundsätzlich haben beide Systemgattungen ihre Daseinsberechtigung und können sich auch sehr gut ergänzen. So nutzen viele Firmen ein zentrales ECM-System für die unternehmensweite Aufbewahrung, Verwaltung und Nutzung der eigenen Informationen. Cloud-Dienste werden dann hauptsächlich für die zeitlich begrenzte Zusammenarbeit und Informationsbereitstellung eingesetzt. Beispiele sind die Verwaltung von Informationen von Projekten mit externer Beteiligung oder die Bereitstellung größerer Datenmengen (z.B. umfangreiche Ausschreibungsunterlagen oder speicherintensive Multi-Media-Files) für Personen außerhalb des Unternehmens. Bei dem gemeinsamen Einsatz beider Gattungen kann es zu gewollten Redundanzen kommen, da gleiche Inhalte teilweise verschiedenen Zielgruppen angeboten werden. Die Langzeitaufbewahrung erfolgt grundsätzlich im ECM-System, die Informationsbereitstellung in der Cloud ist meist nur temporär. 

Allerdings gibt es einige Dinge zu berücksichtigen, damit eine Koexistenz von Cloud-Diensten und ECM-Systemen reibungslos funktionieren kann. Einerseits muss es klare organisatorische Richtlinien geben, für welche Einsatzzwecke welches System genutzt werden muss und wo welche Inhalte abzulegen sind. Es muss auch klar sein, welche Inhalte überhaupt mittels der Cloud-Lösungen verteilt werden dürfen. Zudem muss es Richtlinien geben, welche den Datenaustausch zwischen den beiden Systemen regeln. Weiterhin müssen Unternehmen darauf achten, dass die Cloud-Dienste den deutschen Datenschutzanforderungen entsprechen. Viele Unternehmen nutzen aus diesem Grund Angebote von deutschen Cloud-Anbietern, welche die Daten auch nachweislich in deutschen Rechenzentren entsprechend der Anforderungen an den Datenschutz aufbewahren. Alternativ setzen immer mehr Unternehmen selbst auch eigene Cloud-Dienste auf. Diese Dienste werden dann selbst betrieben und über die interne IT oder in angemieteten Rechenzentren gehostet. Nur die jeweilige Firma nutzt somit den Dienst im Sinne einer privaten Cloud. 

Fazit

ECM-Systeme und Cloud-Dienste für die Speicherung von Dokumenten lassen sich gut gemeinsam nutzen, da beide Systemgattungen unterschiedlichen Philosophien folgen und für verschiedene Einsatzzwecke konzipiert sind. ECM-Systeme überzeugen mit einem hohen Funktionsumfang, der Prozessunterstützung und sind für die dauerhafte Aufbewahrung konzipiert. Hierfür werden meist unternehmensweite Strukturen vorgegeben. Im Gegensatz dazu eigenen sich Cloud-Dienste für die Speicherung zur einfachen Bereitstellung von Inhalten in firmenübergreifenden Teams. Strukturen können von Anwendern einfach und bedarfsgerecht aufgebaut werden. Wichtig ist aber, dass es klare organisatorische Richtlinien gibt, wie die Systeme zu nutzen sind und wie mit Inhalten umgegangen werden soll.