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Lassen Sie uns über Dokumente reden… es lohnt sich!

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21.09.2016

Lassen Sie uns über Dokumente reden… es lohnt sich!

Jeder weiß, wie wichtig Dokumente sind – insbesondere dann, wenn man sie nicht im Zugriff hat. Papiere, E-Mails oder Dateien oder inhaltlich betrachtet: Verträge, Protokolle, Abstimmungen, sie alle verursachen häufig einen enormen Aufwand. Wo ist der relevante Inhalt, welche Version ist die letzte und haben die Kollegen eigentlich schon die damit verbundenen Aufgaben bearbeitet? Diese und ähnliche Fragen sowie die damit verbundenen Suchen und Nachfragen nehmen einen viel zu großen Teil der Arbeitszeit der Mitarbeiter ein.

Systeme für Enterprise Content Management (ECM) versprechen genau hier eine deutliche Verbesserung, indem der gesamte Lebenszyklus von der Erfassung über die Verwaltung, Bearbeitung und Verteilung bis zur Archivierung (und Vernichtung) unterstützt wird. Der nutzungsorientierte, bedarfsgerechte Ansatz soll Dokumente genau dort bereitstellen, wo sie für die Aufgabenbearbeitung benötigt werden.

Stellenwert der Dokumente bleibt ungebrochen hoch

Egal in welcher Branche man sich bewegt, egal wie stark oder in welcher Form man die digitale Transformation spürt – ohne die Einbindung von schwach strukturierten oder unstrukturierten Informationen ist ein Arbeiten fast unmöglich. Es geht nicht darum, möglichst viele Informationen zu sammeln, sondern schnell und gezielt auf die gerade benötigten Inhalte zugreifen zu können.

Durch den weitestgehend digitalen Austausch und die immer stärkere Vernetzung der Wertschöpfungsketten verschiebt sich der Fokus von der Unterstützung einzelner Bearbeitungsschritte hin zum Austausch der Informationen und der gemeinsamen digitalen Bearbeitung. Neue Formen des Aktenmanagements, der Prozesssteuerung und der Collaboration etablieren sich, um ein flexibles und schnelles Arbeiten zu ermöglichen. ECM muss dazu verschiedene Dinge leisten:

  • Einfache, schnelle und möglichst automatische Erfassung und Verschlagwortung (Klassifikation und Indexierung): Zusammenführung der Informationen
  • Flexibles Aktenmanagement: Bündelung der Informationen und schnelle Bereitstellung
  • Vorgangsunterstützung durch Workflows und die Kopplung von Informationen an Prozessschritte: Bedarfsgerechte Bereitstellung der für die Bearbeitung erforderlichen Inhalte, damit die Anwender schnell und gut informiert entscheiden können
  • Unterstützung flexibler Arbeitsmodelle durch Collaboration und Ad-hoc-Workflows: Bedarfsgerechte, schnelle Bereitstellung von Informationen und Aufgaben, in einem nachweisbaren und gesicherten Rahmen
  • Archivierung und Protokollierung: Fristenmanagement, Aufgabenüberwachung und Nachweisbarkeit von Bearbeitung und Informationsständen um zum einen die operative Arbeit zu steuern und zum anderen Compliance-Anforderungen zu erfüllen

 

Diese Werkzeuge werden den erhofften Nutzen aber nur entfalten, wenn die organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen und die Mitarbeiter für die Nutzung begeistert werden. Prozesse und Arbeitsweisen müssen kritisch geprüft werden, um die Potenziale der ECM-Funktionen auch realisieren zu können.

Neben der direkten Kostenreduktion durch die Einsparung von Papier, Druckerzubehör und Lagerplatz können durch die digitale Vorgangsbearbeitung Zeit- und Qualitätsvorteile realisiert werden. Beispielsweise werden die Durchlaufzeiten durch die elektronische Vorgangsbearbeitung drastisch reduziert, auch Such- und Kontrollaufgaben („Wer hat das Dokument?“ „Ist das noch die aktuelle Version?“) werden vereinfacht oder fallen weg.

Zudem ermöglichen ECM-Systeme die bessere Strukturierung und Absicherung der betrieblichen Wissensbasis. Durch das granulare Rechtesystem ist ein differenzierter Schutz der Informationen möglich, gleichzeitig können die (nun digitalen) Informationen einfach durch Spiegelungen gesichert werden. Die Einhaltung von Nachweispflichten (Compliance) umfasst nicht nur die Erfüllung gesetzliche Vorgaben, sondern auch vertragliche Pflichten sowie organisatorische Ziele. Für betriebliche Entscheidungen stehen mehr und qualitativ bessere Informationen zur Verfügung, auf Nachfragen von Kunden und Partner kann schneller reagiert werden. Durch die erweiterten Auswertungsmöglichkeiten können interne Prozesse analysiert und konkrete Verbesserungen angestoßen werden.

Abbildung 1: Potenziale von ECM-Projekten

Was macht erfolgreiche Projekte aus?

Viel zu oft scheitern aber ECM-Projekte oder bleiben zumindest weit hinter den Erwartungen zurück. Es gilt in jedem Projekt, den richtigen Ansatz genau für die Ziele und Rahmenbedingungen dieses Unternehmens zu finden und dabei gleichzeitig auf bewährte Modelle, Systeme und Erfahrungen zurückzugreifen.

Eine gute Chance ins Gespräch zu kommen bieten unsere Kompaktseminare in Würzburg sowie unser Auftritt auf der IT & Business.

BARC auf der IT & Business (ehemalige DMS EXPO): Vorträge, Seminare und Stand

Auch dieses Jahr treffen sich die Experten in Stuttgart auf der IT & Business (4.- 6.10.2016) um sich über aktuelle Trends und Anwendungsfälle im ECM auszutauschen. BARC ist am 4.10. mit zwei Vorträgen auf dem Fachforum für Organisation und Verwaltung zu den Themen „Erfolgreiche ECM-Projekte“ und „Der Markt für ECM / EIM: Entwicklungen, Potenziale, Stolpersteine“ vertreten. Die Experten von BARC stehen Ihnen gerne für individuelle Fragen zu Ihrem Projektvorhaben zur Verfügung am Stand A34 in Halle 1.

Zudem werden Kompaktseminare (jeweils 10:00-13:00 Uhr) angeboten. Im Kompaktseminar ECM am 4.10.2016, 10:00 Uhr wird ein Überblick über Wesen und Einsatzgebiete des ECM gegeben, aktuelle Trends werden aufgezeigt und Tricks für erfolgreiche Projekte vorgestellt. Zudem wird der Markt für ECM-Systeme erläutert.

Das Kompaktseminar Post- und Rechnungseingangsbearbeitung vermittelt am 6.10. ab 10:00 Uhr analog die Grundlagen und Einsatzgebiete des Input Managements. Auch hier werden Tipps für erfolgreiche Projekte gegeben und der Markt vorgestellt.

BARC-Ganztagesseminare: Kompaktes Wissen von Experten

Die Ganztagesseminare zu Enterprise Content Management, Input Management und Prozessmanagement bieten eine kompakte Einführung in die Themen und zeigen Best Practices auf. Die Grundlagen und Einsatzszenarien werden erläutert und aktuelle Trends aufgezeigt. Für die Umsetzung werden technische Hintergründe zu Architektur, Administration und Einbindung in die bestehende Infrastruktur gegeben. Zudem werden die erforderlichen organisatorischen Maßnahmen vorgestellt und das bewährte BARC-Vorgehensmodell für die Softwareauswahl erläutert. Des Weiteren wird ein Überblick über den jeweiligen Markt gegeben.