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Grundlagenartikel Enterprise Content Management

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13.06.2016

Grundlagenartikel Enterprise Content Management

Viele Unternehmen sehen sich mit einer immer größer werdenden Flut von Dokumenten konfrontiert, welche sich mit herkömmlichen Werkzeugen nur sehr schwer verwalten lassen. Der nicht bedarfsgerechte Umgang mit den Informationen kann sowohl im operativen als auch im rechtlichen Unternehmensumfeld Probleme verursachen. Moderne Systeme für Enterprise Content Management (ECM) helfen bei dem effektiven Management der Dokumente und unterstützen hierbei den kompletten Dokumentenlebenszyklus. Die Lösungen ermöglichen einen sichereren, aufwandsärmeren und effizienteren Umgang mit den Informationen.

Herausforderung bei der Verwaltung und Nutzung von Dokumenten

Der Zugriff auf die relevanten Dokumente ist für viele Unternehmen mit sehr viel Aufwand verbunden. Den Unternehmen fehlen oftmals geeignete Werkzeuge und Konzepte für das Dokumenten- und Informationsmanagement. Im operativen Bereich führt dies häufig dazu, dass die Mitarbeiter gesuchte Inhalte gar nicht oder nur mit hohem Aufwand finden. Aufgrund des fehlenden Überblicks können die Mitarbeiter das vorhandene Wissen nicht effizient nutzen und erstellen im Zweifel bereits vorhandene Inhalte nochmals neu. Durch die ineffiziente Nutzung von Informationen können korrespondierende Geschäftsprozesse ins Stocken geraten oder fehlerhaft verlaufen. Im rechtlichen Bereich werden mitunter die Pflichten bezüglich der Aufbewahrung und der Nachweisführung verletzt. Gerade im Falle von Rechtstreitigkeiten kann der hierdurch entstehende Schaden beachtlich sein.

Moderne Lösungen für das ECM

Moderne Lösungen für das ECM helfen den Unternehmen bei der Bewältigung der Herausforderungen und bieten zu diesem Zweck Werkzeuge für alle Phasen des Dokumentenlebenszyklus an. Prämisse für die effiziente Nutzung ist die frühe Übernahme der Inhalte in die Systeme. Hierfür werden Import- und Scanroutinen angeboten mit welchen sich sowohl digitale Dokumente als auch Papierdokumente in die Lösungen überführen lassen. Die effiziente Verwaltung der Inhalte erfolgt über inhaltliche Dokumentenklassen (z. B. Rechnung, Vertrag, Beschwerde) und Metadaten (z. B. Datum, Autor, Rechnungsnummer, Vertragsgegenstand), welche im Rahmen der Indexierung jedem Dokument zugewiesen werden müssen. Beispielsweise lassen sich auf Ebene dieser Informationen die Aufbewahrungsfristen und Bearbeitungsrechte definieren. Elektronische Akten können zusammengehörige Informationen bündeln und dynamische Sichten erlauben den Anwendern einen individuellen und bedarfsgerechten Zugriff auf die Inhalte.

Im Rahmen der Dokumentenverwendung können die Nutzer gezielt nach Inhalten suchen. In diesem Kontext werden die Volltextsuche, die Suche über Metadaten und kombinierte Suchformen angeboten. Die Lösungen unterstützen die Anwender auch bei der Bearbeitung. So verhindern Check-In- und Check-Out-Mechanismen Dateikonflikte und die Versionierungsfunktion verwaltet unterschiedliche Bearbeitungsstände von Inhalten. Über den Viewer lassen sich Dokumente betrachten und elektronische Notizen auf die Dokumente anbringen. Mittels der Vorlagenverwaltung können zentral Dokumentvorlagen gepflegt und mit Logik versehen werden.

Moderne Systeme für ECM sind prozessorientiert und verfügen über Workflow-Suiten für die elektronische Prozessbearbeitung. Mittels Workflow-Designer lassen sich die unterschiedlichen Prozesse in Form von Workflowmodellen abbilden. Auf Basis dieser Modelle werden dann die Prozessinstanzen ausgeführt. Die Lösungen steuern hierbei den Prozessverlauf und stellen den jeweiligen Bearbeitern die Aufgaben sowie notwendige Bearbeitungsinformationen zu.

Die Nutzer- und Rechteverwaltung regelt, wer auf welche Informationen zugreifen und welche Aufgaben ausführen darf. Moderne Systeme bieten auch alle weiteren Funktionen, welche für die revisionssichere Archivierung notwendig sind. Hierzu zählen Aufbewahrungs- sowie Löschfristen, Mechanismen zur Prüfung der Authentizität der Inhalte und Protokollfunktionen.

Organisatorische Rahmenbedingungen

Die Einführung einer Lösung für das ECM hat zur Folge, dass einige der bestehenden Arbeitsweisen organisatorisch angepasst werden müssen. Beispielsweise erfordert das ECM-Konzept die frühzeitige Überführung der Inhalte in das System, da die weitere Nutzung und Bearbeitung ausschließlich digital erfolgt. Deshalb muss sichergestellt werden, dass ins Unternehmen eingehende Papierdokumente umgehend digitalisiert werden. Zudem ist es wichtig, dass die weitere Bearbeitung der Inhalte ausschließlich digital erfolgt, da ansonsten Medienbrüche drohen. Das Unternehmen muss den Mitarbeitern die neuen Arbeitsweisen frühzeitig kommunizieren und bedarfsgerechte Schulungen anbieten. Denn nur wenn die Mitarbeiter die Lösungen sowie Arbeitsweisen verstehen und diese als Mehrwert wahrnehmen, können die Projekte erfolgreich verlaufen.

Markt für ECM

Der Markt für ECM-Lösungen kann in vier Segmente unterteilt werden: Das Marktsegment der ECM-Suiten umfasst Anbieter, welche mit ihren Lösungen den kompletten Dokumentenlebenszyklus abdecken. Die Hersteller sind meistens branchenneutral aufgestellt und adaptieren ihre Lösungen auf die jeweiligen Problemstellungen in den Projekten. Im Marktsegment der Branchenspezialisten sind die Lösungen inhaltlich bereits auf die Zielbranche angepasst. Dies umfasst Oberflächen, Metadaten, Aktenmodelle und Prozesse ebenso wie Schnittstellen zu branchenspezifischen Fachanwendungen. Funktionale und technische Spezialisten setzen klare Schwerpunkte auf Teilaspekte des ECM und bieten in der Regel keine umfassenden Lösungen an. Typische Vertreter sind Anbieter von Erkennungstechnologien, Viewern oder digitalen Signaturen. Das vierte Marktsegment sind Anbieter von Fachanwendungen, welche auch über ECM-Module bzw. -Funktionen verfügen. Oftmals beziehen sich die angebotenen Module aber nur auf die Inhalte der Fachanwendung (z. B. Archiv für alle im CRM erzeugten Dokumente) und können auch funktional keine vollwertige Lösung ersetzen.

Auswahl und Einführung

Obwohl der Markt für ECM viele gute Lösungen bietet ist nicht jede Lösung für jeden Kunden geeignet. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass interessierte Unternehmen die eigene ECM-Strategie bestimmen, die zu realisierenden Szenarien auswählen und die eigenen Anforderungen analysieren. Auf dieser Basis kann die Auswahl der richtigen Lösung als strukturiertes Projekt durchgeführt werden. In der Praxis hat sich hierbei ein mehrstufiges Vorgehen bewährt: Im Rahmen der Markteingrenzung werden zwischen sechs und zwölf Lösungen (Longlist) ausgewählt, welche grundsätzlich die Anforderungen erfüllen könnten. Diese Lösungen werden anhand von Anforderungen, Referenzprojekten, fachlichen Fragen und Kostenvoranschlägen bewertet. Die zwei bis vier am besten geeigneten Systeme (Shortlist) werden weiter untersucht. Beispielsweise kann eine Beurteilung anhand von strukturierten Präsentationen oder Prototypen und detaillierten Angeboten erfolgen. Am Ende wird die Lösung gewählt, welche wirtschaftlich am besten geeignet ist.

Die Einführung des Systems sollte auf Basis von klar definierten und abgrenzbaren Teilprojekten erfolgen, da die parallele Einführung alle Szenarien und Teilprojekte die Unternehmen meist überfordert. Die implementierten Anwendungen müssen einer angemessenen Testphase unterzogen werden, damit zum Go-Live stabile und voll funktionsfähige Lösungen bereitgestellt werden.

Fazit

Der Markt für ECM ist ausgereift und bietet viele gute Lösungen. Diese helfen den Anwendern maßgeblich bei der Verwaltung und Nutzung von Informationen, beschleunigen die Prozesse, steigern die Qualität und unterstützen bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Unternehmen die noch nicht von diesen Potentialen profitieren sollten nicht zögern und ein strukturiertes Projekt aufsetzen.