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Excel bleibt ein Risiko für die Planung

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10.05.2016

Excel bleibt ein Risiko für die Planung

Datengetriebene Entscheidungen werden immer wichtiger für die klassischen Aufgaben des Controllings, nämlich dem Planen, Steuern und Kontrollieren. So geht beispielsweise die Entwicklung dahin, auch unterjährig zu steuern, was jedoch die schnelle Verfügbarkeit entsprechender Daten in hoher Qualität voraussetzt.

Ebenso müsse die Integration der Planungsumgebung in die Unternehmensprozesse vertieft werden, forderte Dr. Christian Fuchs, Senior Analyst Business Intelligence, zum Auftakt der diesjährigen BARC-Tagung „BI und Planungssysteme im direkten Vergleich“. Dies helfe die Planungsqualität verbessern und nicht nur Teilpläne mit der Finanzplanung zu verbinden, sondern auch strategische Pläne mit operativen Plänen sowie unterjährige Aktualisierungen vorzunehmen. Trends wie eine treiberbasierte Planung, die eine geringere Detaillierung ein auf die klassischen Werttreiber zentriertes Arbeiten propagiert, Forderungen nach einem „Predictive Planning“ sowie eine zunehmende Nutzung mobiler Clients würden den Veränderungsdruck im Controlling weiter erhöhen (Ausführlich werden neue Ansätze in der Planung beispielsweise in der Ausgabe 10/2015 unseres Research-Service "BI Manager" vorgestellt).

Dr. Christian Fuchs: „Fehler im Softwareauswahlprozess führen zwangsläufig zu Problemen und Unzufriedenheit bei der Nutzung!“  Quelle: BARC

In der Praxis wird die Planung jedoch häufig recht steifmütterlich behandelt. „Es wird oft einfach das für die Planung genutzt, was da ist“, beobachtet Dr. Fuchs in BARC-Projekten. In der Praxis sei dies immer noch häufig Excel, wie erste Ergebnisse der neuen BARC-Anwenderbefragung „Planning Survey 2016“ bestätigten: immer noch nutzen 75% aller Unternehmen Excel für die Planung oder setzen es zumindest parallel zu speziellen Softwarelösungen für die Planung ein. „Ein Drittel aller befragten Firmen nutzt Excel sogar vorrangig für die Planung. Das ist immer noch ein sehr hoher Anteil!“, beklagte Dr. Fuchs.

Probleme mit Excel in der Planung sind bekannt

Dieses Vorgehen sei umso unverständlicher, weil die typischen Probleme mit Excel hinlänglich bekannt seien. So klagten dann auch im Planning Survey 2016 wieder viele Nutzer über ihre Excel-Planung. Am häufigsten wurden dabei fehlende Funktionen (Planungsfunktionen, Features für die Datenaufbereitung, Prozesssteuerung u.a.), Schwächen im Datenmanagement (Datenqualitätsmanagement, Fehler durch VBA-Programme, Schreibfehler, keine Daten aus Quellsystemen vorhanden) und eine mangelnde Skalierbarkeit genannt.

Professionelle Planungssoftware, wie sie auf der Tagung gezeigt wird, unterstützt hingegen alle Phasen des Prozesses: Von der Ist-Dateneingabe, über die Datenverarbeitung und Zusammenfassung bis hin zur Datenanalyse (Szenarien, Maßnahmenplanung u.a). All dies erfolgt auf einer zentralen Datenbasis und auf einem Datenmodell. Ferner beispielsweise ist es heute üblich, dass sich über Web-Clients oder durch eine Office-Integration Plandaten einfach und ortsunabhängig eingeben lassen. Insgesamt helfen Planungslösungen laut Planning Survey 2016 insbesondere die Komplexität in der Planung zu vermindern, die Ergebnisse der Planung zu verbessern, mehr Transparenz zu schaffen sowie mit weniger Ressourcenaufwand und schneller arbeiten zu können (einen kurzen Überblick über Neuigkeiten aus dem Planungsmarkt haben wir in einer Blog-Serie für Sie zusammengestellt).

Wichtig sei aber angesichts der vielen Produkte im Markt und der Vielfalt der Funktionen und Techniken eine gründliche Softwareauswahl vorzunehmen, erinnerte Dr. Fuchs auf der Tagung. Dies bedeute, Produkte nach allgemeinen Kriterien (globaler, lokaler Anbieter-Support, Produktreife etc.) sowie nach funktionalen (eigener Use case, Funktionen für Reporting und Konsolidierung?), organisatorischen (Nutzerzahl, -rollen etc.) und technischen Aspekten (Integration mit vorhandenen Systeme, Datenquellen, Betrieb on premise oder in der Cloud?)  zu betrachten. „Fehler im Softwareauswahlprozess führen zwangsläufig zu Problemen und Unzufriedenheit bei der Nutzung!“

Anbieter und Neuigkeiten auf der BARC-Tagung "BI und Planungssysteme im direkten Vergleich: