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BARC-Newsletter

Evangelische Stiftung - Case Study

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25.11.2016

Evangelische Stiftung - Case Study

Evangelische Stiftung Pflege Schönau und BARC

Dank verbesserter Informationsnutzung werden jetzt Häuser, Grundstücke und der Wald
„trotz lauter Bäume“ gesehen.

Die Evangelische Stiftung Pflege Schönau (ESPS) war auf der Suche nach einer weiteren Verbesserung ihrer Prozesse. Die Verwaltung der Vermögensanlagen war durch die Nutzung der angepassten ERP-Lösung bereits transparent und zukunftssicher unterstützt. Nun sollte die Informationsarchitektur durch eine einfachere Verbindung zu Dokumenten und eine bessere Prozesssteuerung ergänzt werden. BARC unterstützte im Rahmen eines Projekts die Heidelberger Stiftung bei der Abstimmung und Auswahl von Softwarewerkzeugen.

Die ESPS ist eine selbständige kirchliche Stiftung des öffentlichen Rechts und blickt auf eine über 450-jährige Geschichte zurück. Sie ist kirchliche Vermögensverwaltung und Kultur bewahrende Institution gleichermaßen. Wesentlicher Stiftungszweck ist die Finanzierung kirchlichen Bauens und der Besoldungsbeiträge für Pfarrstellen. 70 Mitarbeitende arbeiten an drei Standorten in den wesentlichen Geschäftsbereichen Bauunterhaltung, Grundstücke, Wohnen sowie Forst.

BARC und ESPS
BARC unterstützte die ESPS bei der Anforderungsanalyse in den Themen Erfassung, Verwaltung, Suche, Bearbeitung, Verteilung und (langfristige, revisionssichere) Ablage der Dokumente. Auf der Grundlage von Gesprächen und der Nutzung von vorhandenen Ablagesystemen wurden Soll-Strukturen für die Dokumentenverwaltung und die Prozesse geschaffen. Zudem wurden die Ausschreibungsunterlagen erstellt, welche einen Kriterienkatalog, ein strukturiertes Preisblatt, Referenzabfragen und Konzeptfragen zur Erfassung von Lösungsideen umfassten. Für die realistische Beurteilung der Umsetzungsmöglichkeiten wurde anschließend eine Teststellung als Proof-of-Concept aufgesetzt, welche durch die beiden im Rahmen der Ausschreibung am besten bewerteten Anbieter vor Ort umgesetzt wurde. BARC unterstützte die ESPS bei der Beurteilung sämtlicher Ausschreibungsunterlagen, der Ergebnisse der Teststellung und der anschließenden Vertragsverhandlung.

Bessere Informationsversorgung in den Geschäftsprozessen
Die ESPS stand vor der Herausforderung, dass die Verknüpfung der Informationen aus der zentralen Anwendung varyhome mit zugehörigen Dokumenten aufwändig war. Je nach Sachverhalt musste in Papierakten, E-Mail-Ablagen oder im Dateisystem gesucht werden. Durch die Einführung des ECM-Systems wird nun der Schritt zu einer zentralen Ablage der Dokumente vollzogen. Wichtige Inhalte auf Papier werden digitalisiert, das umfasst sowohl eingehenden Schriftverkehr als auch bestehende Papierakten. Dadurch wird die Verfügbarkeit erleichtert.

Wesentlich ist die Kopplung der Dokumente an das zentrale ERP-System. Zu einem Sachverhalt ist es nun möglich, direkt aus dem ERP-System auf die verbundenen Dokumente abzuspringen. Dies wird in den kommenden Projektphasen weiter ausgebaut werden. So werden das umständliche Suchen, Zuordnen und Vergleichen von Informationen in mehreren Systemen vermieden. Die Mitarbeitenden sind direkt informiert und können bei Bedarf direkt zu den Dokumenten abspringen. Dies bietet die Möglichkeit der weiteren Optimierung von Prozessen.

Bessere Informationssteuerung
Neben der Ablage stand die bessere Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Nutzung der Dokumente im Fokus des Projekts. Durch einfache, vordefinierte Suchen werden typische Informationsbedarfe gedeckt. Das System erstellt auf Knopfdruck die erforderlichen Übersichten und erlaubt den direkten Zugriff auf die relevanten Inhalte. Für verschiedene Aufgabenstellungen, bspw. die Rechnungseingangsbearbeitung, wurden Workflows geschaffen. Diese erlauben eine Teilautomatisierung bisheriger manueller Aufgaben, verbessern die Durchlaufzeiten und vereinfachen die Bearbeitung.


Zitat von Alexander Wittmann, Projektleiter bei der ESPS
„Die Zusammenarbeit mit BARC, insbesondere mit Dr. Böhn und Frau Kraus ermöglichte uns, ein zukunftssicheres und auf unsere Stiftung und unsere Aufgaben abgestimmtes System auszuwählen und in das Tagesgeschäft einzubinden. Während der immer offenen und konstruktiven Unterstützungsphase wurden auch wichtige organisatorische Themen beleuchtet und umgesetzt. Das Projekt, angefangen beim Auswahlverfahren bis hin zur Implementierung konnte in knappen 26 Monaten realisiert werden. Wir konnten auch über das Dokumentenmanagementsystems hinaus wichtige Erkenntnisse aus der Begleitung von Dr. Böhn und Frau Kraus gewinnen und werden bei den weiteren Projektphasen sehr gerne auf deren bewährte Mithilfe zurückgreifen.“