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Erfolgreich mit ECM – Treiber und Potenziale

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13.12.2016

Erfolgreich mit ECM – Treiber und Potenziale

Wesentliche Informationen zu Projekten, Kunden, Produkten etc. liegen in Form von (unstrukturierten) Dokumenten vor. Enterprise Content Management (ECM) wird für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen daher immer wichtiger. Die strukturierte Verwaltung und bedarfsgerechte Nutzung von Dokumenten aller Art sind Grundvoraussetzungen für hohe Entscheidungsqualität und gute Reaktionsfähigkeit. In den Auswahl- und Einführungsprojekten werden aber häufig Potenziale übersehen, was die Effektivität des Einsatzes einschränkt.

In der internen Vorgangsbearbeitung, aus Fachsystemen und aus dem Austausch mit Partnern fallen viele Dokumente an. Das dort enthaltene Wissen muss erschlossen werden, um schnell und bedarfsgerecht genutzt werden zu können. Damit werden die mit der Erfassung, Bearbeitung, Verteilung, Ablage und Vernichtung von Dokumenten befasste ECM-Systeme zu einem wesentlichen Teil der Informationsinfrastruktur. Dokumente und Prozesse sind dabei untrennbar miteinander verbunden, da der Wert der Information von der Verwendung und Bearbeitung abhängig ist. Daher sind ECM-Systeme als umfassende Steuerungsinstrumente zu verstehen, die Inhalte aus unterschiedlichen Quellen und in verschiedenen Formaten (gescannte Papiere, Office-Dokumente, E-Mails, Dokumente aus Fachanwendungen etc.) zusammenführen und in eine digitale Vorgangsbearbeitung einbinden. Bei der Bewertung der identifizierten Aufgabenstellungen lassen sich verschiedene Effizienz- und Effektivitätsvorteile unterscheiden.

Abbildung 1: Ganzheitlicher Ansatz des ECM

Direkte Kostenersparnis


Die digitale Bearbeitung, Weiterleitung und Ablage schränkt den Papierverbrauch stark ein. Freigaben, Anmerkungen und Notizen, Stempel oder Unterschriften können direkt elektronisch angebracht werden, es ist kein ausgedrucktes Exemplar des Dokuments erforderlich. Damit werden nicht nur Tinte, Papier und Porto, sondern auch die nicht unerheblichen Kosten für klassische Archive und Lagerräume eingespart. Zudem können durch die umfangreichen Verwaltungs- und Workflow-Funktionalitäten der ECM-Lösungen bisher eingesetzte Systeme abgelöst werden, was Lizenzkosten und Wartungsaufwand einspart. Insbesondere im Bereich der Verwaltung von großen Papiermengen oder der Konsistenzhaltung von bisher getrennten Datenlagern als Papierakten, E-Mails und Dateien auf File-Servern wurden oft proprietäre Anwendungen auf Datenbankbasis geschaffen. 

Zeitvorteile


Bei der Bearbeitung selbst entfallen nicht direkt wertschöpfende Tätigkeiten wie das Ausdrucken elektronisch erhaltener Dokumente und die anschließende manuelle Ablage in Papierakten. Zudem können durch die (Teil-)Automation von Weiterleitungs- und Prüfschritten Aufgaben komprimiert werden. Für die Verkürzung der Durchlaufzeit ist die digitale Weiterleitung entscheidend. Durch Workflow- und Groupware-Funktionen erlauben ECM-Systeme hier eine einfache Informationsbearbeitung und -weitergabe. Zudem wird die Erfassung und Verschlagwortung durch Scan- und Klassifikationswerkzeuge sowie Schnittstellen zu Fachanwendungen und E-Mail-Systemen deutlich erleichtert. Die Mitarbeiter können sich verstärkt auf ihre eigentlichen Kerntätigkeiten konzentrieren.


Qualitätsverbesserungen


Eine zentrale Ablage der Informationen erleichtert die Dokumentenverwaltung, indem der Aufwand für die Konsistenzhaltung deutlich sinkt. Die ungewollte parallele Weiterentwicklung von Dokumenten kann verhindert werden, gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter auf der jeweils aktuellen Version der Dokumente arbeiten. Im Zuge der digitalen Vorgangsbearbeitung werden Prozessstrukturen durch Workflow- und Groupware-Komponenten unterstützt, die eine Einhaltung der vorgegebenen Bearbeitungs- und Entscheidungswege sichern. Es können Vorgangssteuerungs- und Prüfroutinen implementiert werden, die sowohl auf die Rollen und Aufgaben der Mitarbeiter als auch die Dokumenteninhalte selbst zurückgreifen. Gleichzeitig wird die Prozesstransparenz erhöht, die Leistungserstellung und der Status einzelner Aufgaben sind leichter nachvollziehbar. Damit wird neben operativen Tätigkeiten auch die strategische Ebene unterstützt, da eine bessere Informationsbasis für Entscheidungen zur Verfügung steht.
 

Abbildung 2: Übersicht der Potenziale

Vereinfachte Nachweisbarkeit: Compliance


Die Entsprechung von Nachweispflichten (Compliance) ist ein großes aktuelles Problemfeld für Unternehmen. Die im Zuge der qualitativen Vorteile beschriebene Nachvollziehbarkeit von erhaltenen, bearbeiteten und weitergeleiteten Versionen von Dokumenten erleichtert die Nachweisbarkeit von Dokumenteninhalten und der Korrektheit der mit deren Handhabung verbundenen Prozesse. Neben gesetzlichen Vorschriften (Steuerrecht, Produkthaftung) sind auch interne Nachweispflichten sowie vertragliche Anspruchsgrundlagen Auslöser von Compliance-Projekten.


Datensicherheit und Datenschutz


Die Sicherung der elektronischen Datenbestände eines ECM-Systems als Schutz vor Verlust ist durch eine einfache Spiegelung auf zusätzliche Archivmedien möglich. Klassische Papierarchive müssten aufwendig kopiert oder digitalisiert werden, File-Server erfordern durch die meist enthaltenen hohen Redundanzen viel Speicherplatz, weshalb bisher oft nur eine unzureichende Datensicherheit im Unternehmen vorliegt. Im Bereich Datenschutz erlaubt die Administration der Benutzerrechte im ECM-System auf der Ebene von Ordnern, Dokumenten, Dokumententeilen, Anmerkungen sowie Metadaten eine detaillierte Vergabe von Rechten für das Erzeugen, Lesen, Ändern oder Löschen. Damit wird zum einen verhindert, dass ein Unbefugter Informationen einsehen darf oder (versehentlich) verändert, gleichzeitig wird sichergestellt, dass jeder berechtige Anwender die für ihn notwendigen Informationen erhält.


Besseres Partnermanagement


Die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten werden durch das einfachere Vertragsmanagement und die bessere Auskunftsfähigkeit verbessert. Die mit den Partnern ausgetauschten Informationen werden gebündelt und liegen nicht mehr verteilt in E-Mail-Postfach, Dateisystem und Papierablage. Gleichzeitig stehen mehr Informationen für Auswertungen zur Verfügung, wie Partner angesprochen werden sollen und welche Leistungen für diese von Interesse sein könnten. 


Vorteile bewerten und kombinieren


Werden die durch (Teil-)Automation weggefallenen Arbeitsschritte sowie die Reduktion des Korrekturaufwands bewertet, ist eine Umrechnung von Zeit- und Qualitätsvorteilen in Kosteneinsparungen möglich. Höhere Einnahmen können entstehen, wenn durch die Entlastung der Mitarbeiter von den Verwaltungstätigkeiten mehr Umsatz im Kerngeschäft erzielt oder die Bindung von Geschäftspartnern verstärkt wird. Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen kann einen positiven Image-Effekt mit sich führen. Daher greift eine Kosten-Nutzen-Betrachtung zu kurz, die sich lediglich auf direkt einzusparende Faktoren und hier insbesondere auf Mitarbeiterkapazitäten beschränkt. Die gesamte Effizienz und Effektivität der Leistungserstellung muss kritisch untersucht und verbessert werden.


Fazit: Auch kleine Schritte erfordern große Visionen


ECM-Projekte werden vor sehr unterschiedlichen Hintergründen begonnen. Bei der Anforderungsdefinition und Umsetzung ist darauf zu achten, dass wesentliche erzielbare operative und strategische Vorteile nicht isoliert betrachtet oder vergessen werden. Durch den gezielten Einsatz von ECM-Werkzeugen können mehrere Erfolgsfaktoren kombiniert werden, ohne das deutlich höhere Kosten für zusätzliche Module das Projektbudget belasten. Ziel ist es, Geschäftsprozesse zu identifizieren, die jeweils mit einer Kombination von Kernkomponenten unterstützt werden können. Im Zuge der ständig wachsenden Menge an Informationen, insbesondere in unstrukturierter Form, kann die Frage nicht mehr lauten, ob ein ECM-System genutzt werden soll. Es muss vielmehr darauf geachtet werden, bei Auswahl und Einführung die Möglichkeiten der Lösungen umfassend auszunutzen.


Wie kann ECM Ihnen helfen?


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