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Digitalisierung braucht Information Governance

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06.04.2016

Digitalisierung braucht Information Governance

Kein Unternehmen kann sich aktuell dem Trend der Digitalisierung noch verschließen. Im Fokus der Unternehmenskommunikation rücken digitalisierte Prozesse, digitale Informationen und digitale Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und mit dem Kunden. Das stellt hohe Anforderungen an den Umgang mit Informationen.

Warum der Hype um Digitalisierung?

Viele Schlagwörter rund um digitales Arbeiten, wie z. B. Internet der Dinge oder Mobile Payment, sind fast schon täglich in den Nachrichten. Auf Digitalisierung trifft man überall, im Geschäftsbereich (B2B, B2C) ebenso wie im privaten Bereich oder bei Behörden.

Anwender sind es im privaten Bereich mittlerweile gewohnt neben dem klassischen Anruf vor allem zu chatten oder ihre Informationen nicht nur aus den klassischen Tageszeitungen sondern auch online über Soziale Netzwerke, Apps oder sonstige Plattformen zu erhalten. Im Fokus steht, schnell an die gewünschten Informationen zu kommen. Über welches Medium rückt dabei in den Hintergrund.

Der Vorteil schnell verfügbarer Informationen, den Mitarbeiter aus Ihrem privaten Umfeld bereits kennen und intensiv nutzen, möchten viele auch während ihrer täglichen Arbeit einsetzen können. Längst bestehen im Unternehmen durch die Verwendung extern gefundener Informationen (z. B. Fakten aus dem Internet) nicht mehr eindeutige Grenzen zwischen internen und externen Datenbeständen. Entscheidungen werden z. B. schnell mit zusätzlichen digitalen Informationen belegt. Der Entscheidungsprozess verkürzt sich gegebenenfalls oder wird anhand zusätzlichen Auswertungen untermauert.

Auch der Staat greift die Digitalisierung auf. Behörden in der DACH-Region müssen die Abwicklung diverser Anträge online zur Verfügung stellen, natürlich immer unter Beachtung der Bestimmungen des Datenschutzes und der Datensicherheit. Dieses Angebot steht nicht nur Privathaushalten sondern auch Unternehmen zur Verfügung. Letztere dürfen je nach Aufgabengebiet nur noch elektronisch mit den Behörden direkt kommunizieren. Am weitesten in der Umsetzung dieser Bestimmungen ist hier Österreich dicht gefolgt von der Schweiz und Deutschland.

Unternehmen werden somit von den verschiedensten Seiten gezwungen sich mit dem Thema „Digitalisierung“ auseinander zu setzen. Zudem bestehen enorme Potenziale zu Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen bei der internen Informationsnutzung. Früher oder später wird die Digitalisierung in jedem Unternehmen Einzug halten.

Trend besser frühzeitig aufgreifen

Unternehmen sollten die Trends im Rahmen der Digitalisierung am besten gestern schon aufgegriffen haben. Es gilt den Anschluss nicht zu verschlafen und sich selbst frühzeitig eine eigene passende und vertretbare Strategie für das Unternehmen zu definieren!

Die Digitalisierung betrifft jeden Bereich des Unternehmens. Egal ob Vertriebs-, Marketing-,  Personalabteilung oder jede andere Abteilung, die Hardware, die eingesetzten Systeme (Enterprise Content Management System, Customer Relationship Management System, Enterprise Ressource Planning System, HR-System, BI-Tools etc.) und die Strategie im Unternehmen müssen ineinander greifen.

Datengetriebene Unternehmen stellen nicht mehr die Systeme und Apps in den Vordergrund sondern die Informationen, strukturierte und unstrukturierte Daten, was die Prozesse des Unternehmens und die Firmenkultur stark beeinflusst.

Information Governance umfasst Strategie, Technologie und Organisation

Wie können diese diversen Herausforderungen gelöst werden, auf die ein Unternehmen wegen der Digitalisierung eingehen muss?

Voraussetzung ist eine individuelle unternehmenseigene sogenannte Information-Governance-Strategie. Sie klärt die Rahmenbedingungen und schafft die Voraussetzungen einer Datenstrategie sowie deren Verankerung in den Geschäftsprozessen. Es müssen entsprechende Verantwortliche definiert und Prozesse zur Sicherstellung der Datenqualität und der Verwendung eingeführt werden.

Beginnend von der Entstehung der Daten, über die Nutzung, Verwaltung, Analyse und Archivierung. Verschiedene Technologien können dabei unterstützen, wie Datenqualitäts-Suiten, Dokumentenmanagementsysteme, e-Archivierung und Text-Analytik. Es gilt, Informationen schnell und sicher zu erfassen, inhaltlich zu klassifizieren und zu den entsprechenden Verwendungsstellen zu transportieren. Die Metadaten der Informationen sind dabei sowohl wesentliche Steuerungsinstrumente als auch selbst Gegenstand der Information Governance.

Zudem umfasst Information Governance den Aspekt der Compliance, der Einhaltung der gesetzlichen, vertraglichen und unternehmenseigenen Regelungen zum Umgang mit den Daten. Dies umfasst die Anforderungen an die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Informationen selbst sowie der Prozesse welche mit der Erfassung, Verwaltung, Verarbeitung und Archivierung verbunden sind.

Wird dies beachtet können datengetriebene Unternehmen positiv in die Zukunft blicken in Bezug auf ihre Startegieplanungen.

 

Mehr zu dem Thema von BARC in 2016

Auch Sie wollen sich rund um das Thema Information Governance informieren? Hierzu erreichen Sie die BARC-Experten am 6. September 2016 auf dem BARC-Event „Information Governance Day“ in Baden. Weitere Informationen zur Veranstaltung erhalten Sie unter http://barc.de/governance