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Bessere Planungsprozesse dank Advanced Planning

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21.01.2016

Bessere Planungsprozesse dank Advanced Planning

Es gibt kaum noch ein Unternehmen, das heute keine klassische Jahresplanung beziehungsweise Budgetierung macht oder die Notwendigkeit der unterjährigen Aktualisierung der jährlich erzeugten Plan-Daten (Forecasting) anzweifeln würde. Vielmehr sind monatliche oder quartalsweise Forecasts, die meist manuell erstellt werden, gängige Praxis (71 Prozent). Zu diesem Ergebnis kam kürzlich die BARC-Studie „Effizienter planen mit Advanced Planning - Status Quo und Nutzen fortgeschrittener Planungsansätze“. Zusammen mit dem Internationalen Controller Verein (ICV) wurden dazu rund 250 Unternehmen verschiedener Branchen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt.

 

Helfen Sie mit beim The Planning Survey 2016!

In der aktuell laufenden Anwenderbefragung The Planning Survey 16 prüft BARC, ob und wie sich die Nutzung und Zufriedenheit mit Planungssoftware gegenüber den Vorjahren entwickelt hat. Dabei sind wir auf Ihre Hilfe angewiesen und möchten Sie herzlich bitten, sich für die Online-Befragung ein paar Minuten Zeit zu nehmen und uns Ihre Erfahrung und Einschätzung des Themas Planung und Planungssoftware mitzuteilen.

Hier geht es zur Online-Befragung für den The Planning Survey 16

BARC sagt herzlichen Dank!

Planung "Bottom-up" dominiert

Mit Blick auf die Planungsverfahren ist für mehr als die Hälfte aller Unternehmen heute eine „Bottom-up“-Planung einschließlich zeitintensiver Abstimmungsprozesse Alltag. Etwas weniger Unternehmen setzen auf den „Top-Down“-Ansatz (44 Prozent). Da beide Verfahren ihre Schwächen haben, kommt in der Regel überwiegend das „Gegenstromverfahren“ zur Anwendung, eine kombinierte Vorgehensweise aus Top-down- und Bottom-up-Planung.

Eine Verifizierung der eingegebenen Plan-Daten erfolgt regelmäßig über den Vergleich mit Vergangenheitswerten. Eine Bereitstellung von Ist-Daten und/oder Plan-Daten vergangener Perioden ist dabei ein häufiges Vorgehen, um dem Planer eine Orientierung zur Erfassung seiner Plan-Daten zu geben. Nahezu ähnlich oft erfolgt die Freigabe eingegebener Plan-Daten durch übergeordnete Stellen nach dem Vier-Augen-Prinzip. Seltener sind Vorgaben von Grenzwerten für den Planer oder eine Verifizierung der Plandaten mittels statistischer Verfahren.

Wo es hakt in der bisherigen Planung

Mit einer Gesamtprozessdauer von rund drei Monaten benötigen viele Organisationen heute relativ lange für ihre Jahresplanung/Budgetierung, wobei die Datenbereitstellung, also die Vorgabe von Ist-Daten, die Eingabe von Plan-Daten und das Einsammeln von Plan-Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen, die meiste Zeit beansprucht und zugleich das größte Einsparpotenzial birgt.

Soweit einige Eckdaten zur heutigen Planungspraxis. Dramatisch ist nun, dass 90 Prozent der befragten Unternehmen mit ihren Planungsprozessen nicht zufrieden sind!

Probleme, die mit hoher Regelmäßigkeit vielerorts auftreten, sind:

  • Eine unzureichende Berücksichtigung strategischer Aspekte/keine Integration zwischen strategischem und operativem Plan;
  • Die Planung ist bereits veraltet, wenn sie verabschiedet wird, zu langwierige Abstimmungsprozesse, Planung braucht zu viele Ressourcen
  • Eine mangelhafte Steuerung des Planungsprozesses beispielsweise über Workflow-Funktionen, Status Monitoring, Abstimmungsfunktionen/Kollaboration
  • Eine zu wenig integrierte Planung (zum Beispiel Integration von Teilplänen oder mit Berichtswesen/Analyse)
  • Die Planung ist zu unflexibel und wenig agil, um auf sich ändernde Rahmenbedingungen zu reagieren, etwa bei der Anpassung des Planungsmodells
  • Die Planung ist zu wenig fokussiert (tatsächliche interne/externe Werttreiber)

Vielfalt der Ansätze für Advanced Planning

Immer mehr Organisationen wollen daher ihre Prozesse effektiver gestalten und setzen dabei auch auf eine Reihe alternativer Planungsansätze, die sich unter dem Begriff „Advanced Planning“ zusammenfassen lassen. Unter ihnen ist laut BARC-Studie die Vorgabe finanzieller und/oder operative Planungsprämissen beziehungsweise Zielwerten/-korridoren im Rahmen eines „Top-down“-Planungsprozesses aktuell der am weitesten verbreitete Advanced-Planning-Ansatz (70 Prozent).

Häufiger finden sich mittlerweile auch die Simulation und Analyse verschiedener Szenarien im Rahmen des Planungsprozesses, beispielsweise in Form von Best-Case/Worst-Case-Szenarien, (47 Prozent) sowie Treiberbasierte Planungsansätze mit Fokus auf die für das Geschäft wesentlichen Werttreiber (40 Prozent) sowie statistische Prognosen (39 Prozent). Vor allem die Szenario-Simulationen und Treiberbasierte Planungsansätze werden laut BARC-Einschätzung und Anwender-Feedback mittel- bis langfristig weiter an Bedeutung gewinnen.

Abbildung: Von Unternehmen genutzte oder anvisierte Planungsansätze/-methoden Quelle: BARC „Effizienter planen mit Advanced Planning. Status Quo und Nutzen fortgeschrittener Planungsansätze“, (n=243)

Trotz der wachsenden Vielfalt der Planungsansätze bleibt noch viel Raum für Verbesserungen. So verfügt bislang nicht einmal jedes fünfte Unternehmen über ein vollständig integriertes Planungsmodell. Dies überrascht, denn Anwender sehen hier den höchsten Nutzen und größten „Hebel“ zur Optimierung der Planung (über 50 Prozent). Die integrierte Unternehmensplanung ist auch deshalb eigentlich die Voraussetzung, da sie eine wesentliche Basis beziehungsweise das Rückgrat weiterer Planungsansätze wie etwa der Treiberbasierten Planung oder der Simulation von Ergebnisveränderungen ist.

Interessant ist, dass die wesentlichen, heute existierenden Probleme in erster Linie nicht von den unterstützenden Softwarelösungen herrühren. Vielmehr sind spezielle Planungslösungen nachweislich in der Lage, viele der genannten Probleme durch professionelle Planungsfunktionen zu lindern. Erschwert wird die Umsetzung von Advanced-Planning-Ansätzen hingegen durch die immer noch weit verbreitete Nutzung von Microsoft Excel. 90 Prozent der Unternehmen setzen es nach eigenen Aussagen für die Planung ein. Die seit langem bekannten Risiken dieses Ansatzes wie insbesondere die fehlende Datenbankanbindung und fehlende Planungsfunktionalität sowie die mangelhafte Unterstützung des gesamte Planungsprozess, sind damit ein weiteres Problem auf dem Weg zur integrierten Unternehmensplanung.

BARC-Research zum Thema Planung

BARC-Tagung BI- & Planungssysteme im direkten Vergleich

Die integrierte Planung, neue Planungsansätze wie die Treiberbasierte Planung sowie die Kombination von Planungssoftware mit Business-Intelligence-Lösungen stehen im Mittelpunkt der BARC-Anwendertagung „BI- & Planungssysteme im direkten Vergleich“ am 10. und 11. Mai in Würzburg.  Zielgruppe sind neben dem Controlling auch andere Fachbereiche und IT.

Weitere Informationen zur Tagung finden Sie unter www.barc.de/bi-planung.de!

(SA)