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Arbeiten mit digitalen Akten im Zeitalter der Digitalen Transformation

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27.03.2017

Arbeiten mit digitalen Akten im Zeitalter der Digitalen Transformation

Es wird zu viel Zeit mit Suchen verschwendet und Ergebnisse der Suchen sind trotz Zeitaufwand von geringer Qualität. Wissen und Motivation der Mitarbeiter im Arbeitsalltag geht verloren. Dies steht im Widerspruch zur Schnelllebigkeit in der heutigen Welt, die eine Effektivität und Effizienz interner Prozesse sowie eine darauf aufbauende, gute Kundenkommunikation und -betreuung erfordert.

Die digitale Transformation bedingt neue Arbeitsformen und Leistungen sowie andere Zugänge zu Märkten. Als digitale Transformation werden Veränderungsprozesse bezeichnet, die auf Basis digitaler Infrastruktur und Anwendungen die Wirtschaft, den Arbeitsalltag und die gesamte Gesellschaft kontinuierlich beeinflussen. Digitale Technologien werden in immer kürzeren Zyklen entwickelt und ebnen somit wiederum den Weg für neue Arbeitsweisen, Kommunikationsprozesse, Geschäftsmodelle und dies mündet erneut in neue Technologien. 

Unternehmen müssen schnell auf relevante Inhalte zugreifen und entsprechend handeln können, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es ist erforderlich, Informationen im richtigen Kontext (zum Beispiel Kunde, Projekt, Produkt, Lieferant) darzustellen und Inhalte aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen. Die Art zu arbeiten muss sich somit stetig weiterentwickeln, um im Vergleich mit seinen Marktbegleitern „mithalten“ zu können – oder noch besser einen Vorsprung zu gewinnen. Hohe Anforderungen werden in diesem Zusammenhang an Informations- und Prozessmanagement in Unternehmen und passende Softwarelösungen gestellt. Heute gilt es „schlauer“, zu arbeiten. Gut auf die Prozesse und Arbeitsweisen abgestimmte IT-Systeme sind dafür die Voraussetzung.

Digitale Akten können hierbei als Informationscockpit dienen. Solche Aktenlösungen stellen relevante Informationen für die Aufgaben eines Mitarbeiters zur Verfügung. Folgende Arbeitsweisen werden unterstützt:

  • eine Kombination verschiedener Wissensquellen aus (Meta-)Daten, Dokumenten, Prozessen und Menschen,
  • eine nutzungsbezogene Verwaltung durch Abdeckung der Sichten und Bedürfnisse der Anwender in Ihren Arbeitsprozessen (Funktionen zur Bearbeitung, Weiterleitung etc.),
  • eine schnelle Erfassung und Zuordnung neuer Inhalte im passenden Kontext sowie
  • eine direkte Anwendbarkeit durch Kombinationen der Inhalte mit den erforderlichen Funktionen und Prozessen.
     

Die digitale Akte ist sowohl Klammer über relevante Inhalte als auch Hilfsmittel zu deren Bearbeitung in einem. Prozesse werden durch bedarfsgerechte Bereitstellung der relevanten Inhalte und die Steuerung der Arbeitsabläufe durch Regeln unterstützt. Mitarbeiter mit Zugriffsberechtigung auf die jeweiligen digitalen Akten können zentral zugehörige Informationen einsehen (zum Beispiel Aufgaben, verknüpfte Daten und Dokumente, bisheriger Bearbeitungsverlauf). Weitere Potenziale des Einsatzes einer digitalen Akte sind:

  • Zeit und Kostenersparnis, beispielsweise durch die Vermeidung von Suchen oder Doppelarbeiten,
  • Qualitätssteigerung von Akteninhalten durch die bedarfsgerechte Bereitstellung aktueller Informationen,
  • Zugewinn an Effektivität bei Zielen,
  • Effizientere Arbeitsabläufe durch Hinterfragung der Prozesse bei der Softwareeinführung sowie
  • Unterstützung der Nachweisführung und Wissenssicherung.
     

Am Markt haben sich verschiedene Lösungen für digitale Akten anhand der verschiedenen Aufgabenstellungen der Anwender, verteilten Informationen sowie fehlender fachlicher und technischer Unterstützung im Unternehmen entwickelt. Diese stellen entsprechende Informationsobjekte, Strukturen, Funktionen, Schnittstellen und in vielen Fällen auch Prozesse bereit. Typische Einsatzgebiete im Arbeitsalltag sind aktuell die Vertragsakte/Vertragsmanagement, die Maschinenakte und die Instandhaltungsakte. 

Die rasante Entwicklung der Lösungen am Markt verspricht weiterhin spannend zu bleiben. Auch auf der CeBIT 2017 wurden von diversen Anbietern digitale Akten für bestimmte Anwendungen vorgestellt. Ob Lösungen in der Cloud oder klassisch auf dem eigenen Server, alle sind darauf fokussiert Unternehmen voranzubringen sowie Mitarbeiter und deren Entscheidungen mit den richtigen Informationen möglichst einfach im Arbeitsalltag zu unterstützen. Der Einsatz im Unternehmen erzielt bereits heute positive Effekte, die es zu nutzen gilt.

Sie möchten mehr über das Thema digitale Transformation und digitale Akten erfahren? Dann empfehle ich Ihnen den Download der Research Note „Digitale Transformation und digitale Akten – schlauer Arbeiten“. Hier geht es zum Download.